Vuosittaiseen gaalaasi on 340 lippupyyntöä, jotka ovat hajallaan kolmessa vapaaehtoisten postilaatikossa, kahdessa taulukossa ja kasassa postitettuja shekkejä. Tukijatasot on kirjoitettu valkotaululle. Pöytäjaot ovat jonkun henkilökohtaisessa muistiinpanosovelluksessa.
Varainhankintatapahtumat epäonnistuvat hiljaa, kun ilmoittautuminen pysyy käsityönä. Voittoa tavoittelemattomien tapahtumailmoittautumisohjelmisto on tehty hoitamaan lipunmyynti, lahjoitustasot, vapaaehtoisvuorot ja osallistujaviestintä yhdessä järjestetyssä virrassa. Se antaa pienille tiimeille saman rakenteellisen tuen, jota suuret hyväntekeväisyysjärjestöt käyttävät, tarvitsematta kokonaista tapahtumaosastoa. Tässä kerrotaan, mitä järjestön ilmoittautumisohjelmiston tulisi tehdä ja miten sitä arvioidaan.
Mikä on tapahtumailmoittautumisohjelmisto voittoa tavoittelemattomille?
Voittoa tavoittelemattomien tapahtumailmoittautumisohjelmisto on ilmoittautumisteknologiaa, joka on sovitettu varainhankintatapahtumiin, yhteisöohjelmiin ja arvopohjaisiin tilaisuuksiin. Se kerää ilmoittautumiset, käsittelee lippu- tai lahjoitusmaksut ja seuraa osallistujia, jotta jatkotoimet ja raportointi pysyvät tarkkoina.
Voittoa tavoittelemattomien tapahtumissa yhdistyvät usein lipunmyynti, vapaaehtoiset lahjoitukset, sponsoripaketit ja vapaaehtoisten aikavälit. Tavalliset ilmoittautumislomakkeet kamppailevat näiden yhdistelmien kanssa. Järjestöille suunniteltu ohjelmisto tukee tasoittaista hinnoittelua, verokuittiviestintää ja kapasiteettia usean samanaikaisen tapahtumatyypin kesken.
Tavoitteena ei ole monimutkaisuus itsessään. Tavoitteena on antaa vapaaehtoiskoordinaattoreille yksi totuuden lähde ennen tapahtumailtaa sen sijaan, että listoja täsmäytetään tunteja ennen ovien avaamista.
Miksi voittoa tavoittelemattomat tarvitsevat omaa ilmoittautumisohjelmistoa
Lahjoittajien luottamus riippuu sujuvasta ilmoittautumisesta ja selkeästä vahvistuksesta. Lahjoittaja, joka maksaa mutta ei saa kuittisähköpostia, voi epäröidä lahjoittaa uudelleen. Ilmoittautumisohjelmisto lähettää heti vahvistuksen, jossa on tapahtuman tiedot ja taloustiimisi määrittelemä lahjoituksen kuittausteksti.
Vapaaehtoisten aika on rajallista. Käsin tehtävä tietojen syöttö paperilomakkeista tai edelleen lähetetyistä sähköposteista vie tunteja, jotka voisi käyttää tavoittamiseen. Automaattinen ilmoittautuminen vapauttaa henkilökunnan ihmissuhteisiin taulukoiden siivoamisen sijaan.
Raportointi tukee apurahoja ja hallituksen päivityksiä. Ilmoittautumisohjelmisto vie osallistujamäärät, tuotot lipputyypeittäin ja lahjoittajien yhteystiedot kiitoskampanjoita varten tapahtuman jälkeen.
Kapasiteetin hallinta on tärkeää istumaillallisissa, työpajatiloissa ja yhteisötilojen turvarajoissa. Varainhankintatapahtuman ylimyynti aiheuttaa nolon tilanteen ja hyvitystyötä, joka kuluttaa hyvää tahtoa.
Ominaisuudet, joita järjestöjen tulisi painottaa
Joustavat lipputyypit kattavat yleisen pääsyn, VIP-pöydät, jäsenalennukset ja kutsuliput hallituksen jäsenille tai medialle. Jokaisen tyypin pitäisi liittyä selkeisiin kapasiteettisääntöihin.
Kassalla lisättävät lahjoitukset antavat tukijoiden lahjoittaa lipun hinnan lisäksi ilman erillistä lomaketta. Tämä yhden vaiheen virta kasvattaa keskimääräistä lahjan kokoa verrattuna siihen, että ihmiset ohjataan kahdelle kassasivulle.
Vapaaehtoisvuorojen ilmoittautuminen kohtelee aikavälejä kuin paikkoja. Koordinaattorit näkevät, ketkä ovat ilmoittautuneet pystytykseen, ilmoittautumispisteeseen ja purkuun ilman erillistä aikataulutyökalua.
Ryhmä- ja pöytävaraus auttaa gaaloissa, joissa osallistujat ostavat pöytäryhmän yksittäisten paikkojen sijaan. Tämä malli liittyy luontevasti tässä moduulissa myöhemmin käsiteltäviin ryhmävarauksen käsitteisiin.
Viestintätyökalut lähettävät muistutukset, viime hetken paikkamuutokset ja tapahtuman jälkeiset kiitosviestit samasta osallistujalistasta, jota käytetään lähtöselvityksessä.
Moni järjestö aloittaa perustason tapahtumailmoittautumisohjelmistolla ja lisää kurssi- tai ohjelmailmoittautumiset jatkuviin koulutustapahtumiin kurssi-ilmoittautumisen kautta, kun työpajoja pidetään ympäri vuoden.
Usein kysytyt kysymykset
Voivatko voittoa tavoittelemattomat käyttää ilmaista ilmoittautumista yhteisötapahtumissa?
Ilmaisetkin yhteisötapahtumat hyötyvät ilmoittautumisesta kapasiteetin hallinnassa sekä vastuuvapauslausekkeiden tai hätäyhteystietojen keräämisessä. Ilmoittautumisvaihe rakentaa myös yhteystietolistan tuleviin ohjelmiin ilman ulkopuolisten listojen ostamista.
Miten järjestöjen tulisi hoitaa lahjoituskuitit ilmoittautumisessa?
Vahvistussähköpostien tulisi kertoa, mikä osuus on tarvittaessa verovähennyskelpoinen, ja viitata virallisten kuittien toimitukseen talousprosessistasi. Ilmoittautumisohjelmisto laukaisee viestin, mutta järjestösi määrittelee oikeudellisen sanamuodon.
Tarvitsevatko pienet järjestöt täyden ilmoittautumisohjelmiston?
Yksi vuosittainen tapahtuma voi alkaa jäsennellyllä ilmoittautumislomakkeella ja kasvaa ohjelmistoksi ohjelmien lisääntyessä. Kun järjestät useamman kuin muutaman tapahtuman vuodessa tai hallinnoit vapaaehtoisvuoroja lippujen rinnalla, oma ohjelmisto säästää enemmän aikaa kuin se maksaa.
Voiko järjestö julkaista tapahtumailmoittautumisen omilla verkkosivuillaan?
Ilmoittautumisen pitäminen omalla verkkotunnuksellasi vahvistaa lahjoittajien luottamusta. WEMASY:llä järjestöt voivat rakentaa tapahtuma- ja lahjoitussivut WEMASY-sivustonrakentajalla, jolloin ilmoittautuminen vastaa organisaation brändiä ja missiotarinaa.
Miten jonotuslistat auttavat loppuunmyydyissä varainhankintatapahtumissa?
Gaalat ja suositut työpajat myydään usein loppuun jo aikaisin. Jonotuslista kerää kiinnostuksen, jotta voit täyttää peruutukset nopeasti tai suunnitella toisen istunnon. Katso jonotuslistan hallinta, niin näet, miten prosessi toimii laajassa mittakaavassa.
Mikä liittyvä aineisto käsittelee tapahtumailmoittautumisen yleistä suunnittelua?
Luvussa miten luot tapahtumailmoittautumislomakkeen käydään läpi kenttävalinnat ja vahvistusprosessi, jotka sopivat sekä järjestöjen tapahtumiin että kaupallisiin työpajoihin.