Julkaiset työpajan päivämäärän sosiaalisessa mediassa maanantaina. Keskiviikkoon mennessä postilaatikossasi on 38 vastausta, joissa on nimiä, ruokavaliohuomautuksia ja maksukuvakaappauksia erillisissä viestiketjuissa. Joku kysyy, onko paikkoja vielä jäljellä. Selaat viestejä taaksepäin laskeaksesi, kuka on maksanut.
Juuri tällaisen sekasorron tapahtumailmoittautumisohjelmisto on tehty estämään. Se on digitaalinen järjestelmä, joka kerää osallistujien ilmoittautumiset, valvoo kapasiteettirajoja, käsittelee maksut ja lähettää vahvistukset ilman käsin laskemista. Se korvaa hajallaan olevat sähköpostit ja taulukot yhdellä reaaliaikaisella tiedolla siitä, ketkä ovat tulossa. Tässä kerrotaan, mitä ohjelmisto tekee ja miksi kasvavat tapahtumaohjelmat tarvitsevat sitä.
Mikä on tapahtumailmoittautumisohjelmisto?
Tapahtumailmoittautumisohjelmisto on työkalu, joka hallitsee ryhmätapahtumien koko ilmoittautumisprosessin. Kävijät valitsevat tapahtuman, syöttävät tietonsa, maksavat tarvittaessa ja saavat heti vahvistuksen. Yritys näkee yhdestä hallintapaneelista reaaliaikaisen osallistujalistan, jäljellä olevan kapasiteetin ja maksujen tilan.
Toisin kuin tavallinen yhteydenottolomake, ilmoittautumisohjelmisto ymmärtää tapahtumien säännöt. Se sulkeutuu kapasiteetin täytyttyä, soveltaa early bird -hinnoitteluikkunoita ja kerää lisävalinnat, kuten ateriavalinnat tai istuntoraidat. Nämä säännöt toimivat automaattisesti, joten henkilökunnan ei tarvitse tarkistaa taulukkoa ennen jokaista vastausta.
Tämän luokan ohjelmistot palvelevat työpajoja, seminaareja, varainhankintatapahtumia, kuntotunteja ja yritysten koulutustilaisuuksia. Jokainen tapahtuma, jossa on rajallinen määrä paikkoja ja määräaika, hyötyy jäsennellystä ilmoittautumisesta satunnaisten viestiketjujen sijaan.
Miten tapahtumailmoittautumisohjelmisto toimii
Prosessi alkaa tapahtumasivulta, johon on linkki verkkosivuiltasi. Kävijä valitsee päivän, lipputyypin ja määrän. Lomake tarkistaa pakolliset kentät ja kapasiteetin sekä käsittelee maksun, jos tapahtuma on maksullinen.
Taustalla ohjelmisto tallentaa jokaisen ilmoittautumisen tietueena, joka on sidottu kyseiseen tapahtumaan. Henkilökunta vie lähtöselvityslistat, lähettää joukkomuistutukset ja tekee hyvitykset samasta käyttöliittymästä. Peruutukset vapauttavat paikan heti, jolloin jonotuslistan seuraavalle voidaan ilmoittaa.
Useimmat tiimit yhdistävät ilmoittautumisohjelmiston vahvistussähköposteihin ja kalenterikutsuihin. Tämä automaatio vähentää edestakaista viestittelyä, jota syntyy, kun ilmoittautumiset ovat postilaatikossa. Jos rakennat ensimmäistä ilmoittautumissivuasi, luku miten luot tapahtumailmoittautumislomakkeen käsittelee lomakkeen suunnittelua tarkemmin.
Ohjelmisto vs. käsin tehty ilmoittautumisten seuranta
Käsin tehty seuranta toimii kourallisella osallistujia. Jaettu taulukko, paperinen ilmoittautumislista tai vastaa kaikille -sähköpostit hajoavat, kun määrä kasvaa tai useampi työntekijä hoitaa vastaukset.
Ilmoittautumisohjelmisto poistaa inhimilliset laskuvirheet. Kaksi ihmistä ei voi vaatia viimeistä paikkaa, koska kapasiteetti lukittuu kassalla. Hyvitys- ja siirtopyynnöistä jää jäljitettävä tieto sen sijaan, että ne hautautuisivat viestihistoriaan.
Myös raportointi paranee. Näet, mitkä tapahtumat täyttyvät nopeasti, mitkä lipputyypit myyvät ja miten poisjääntien määrä vaihtelee kuukausittain. Nämä tiedot ohjaavat hinnoittelu- ja aikatauluratkaisuja ilman rivien viemistä viidestä eri lähteestä.
Tapahtumailmoittautumisohjelmisto on yksi osa laajempaa työkalupakkia. Tapahtumailmoittautumistyökalu voi keskittyä yhteen toimintoon, kuten lipunmyyntiin, kun taas täysi ohjelmisto yhdistää maksut, muistutukset ja osallistujahallinnan. Tämän moduulin seuraavissa luvuissa tutustutaan näihin kerroksiin voittoa tavoittelemattomien tarpeista kurssivarauksiin ja jonotuslistoihin.
Usein kysytyt kysymykset
Onko tapahtumailmoittautumisohjelmisto vain suurille konferensseille?
Pienet työpajat ja toistuvat kurssit hyötyvät siitä yhtä paljon kuin suuret konferenssit. Jokainen tapahtuma, jossa on paikkaraja ja ilmoittautumisen määräaika, hyötyy automaattisesta kapasiteetin hallinnasta. Paikallinen studio, joka pitää kahdeksan hengen tunteja, säästää tunteja kuukaudessa, kun ilmoittautumiset eivät enää asu sähköpostissa.
Voivatko ilmaiset tapahtumat käyttää ilmoittautumisohjelmistoa?
Ilmaisissakin tapahtumissa tarvitaan osallistujamäärä ja yhteystiedot muistutuksia varten. Ilmoittautumisohjelmisto kerää nämä tiedot ja sulkee ilmoittautumisen kapasiteetin täytyttyä, vaikka maksua ei perittäisi. Ilmaiset ilmoittautumiset ilman vahvistusvaiheita tuottavat yleensä enemmän poisjääntejä kuin maksulliset.
Miten tapahtumailmoittautumisohjelmisto eroaa ajanvarauksesta?
Ajanvaraus varaa aikavälin yhdelle asiakkaalle yhden palveluntarjoajan kanssa. Tapahtumailmoittautuminen myy useita paikkoja kiinteälle päivälle ja hoitaa usein ryhmälippujen määriä. Molempien virtojen sekoittaminen samalle sivulle hämmentää kävijöitä, joten useimmat yritykset pitävät ne erillään.
Voinko lisätä tapahtumailmoittautumisen nykyisille verkkosivuilleni?
Useimmat yritykset upottavat ilmoittautumissivun tai linkittävät sen pääsivuston valikosta. WEMASY:llä voit julkaista tapahtumien laskeutumissivut ja ilmoittautumisprosessit WEMASY-sivustonrakentajalla, jolloin kävijät ilmoittautuvat poistumatta brändisi ympäristöstä.
Mitä kannattaa tarkistaa ilmoittautumisohjelmistoja vertaillessa?
Tarkista kapasiteettirajat, maksujen käsittely, hyvitysprosessit, muistutussähköpostit ja vientimahdollisuudet lähtöselvityspäivää varten. Lue kuka tarvitsee varausjärjestelmän, jos et ole varma, riittääkö tapahtumiesi määrä oman työkalun perusteluksi.
Mikä aihe seuraa ilmoittautumisohjelmistoa?
Tutustu aiheeseen mikä on tapahtumailmoittautumistyökalu, niin näet, miten yksittäiset työkalut eroavat täysistä ohjelmistokokonaisuuksista. Lue sitten tapahtumailmoittautumisteknologia, josta saat laajemman kuvan nykyaikaisten ilmoittautumisten taustalla olevasta kokonaisuudesta.