Yksi järjestäjä hoitaa ilmoittautumiset paperilistalla vastaanotossa. Toinen käyttää yksinkertaista verkkolomaketta, joka lähettää jokaisen vastauksen jaettuun postilaatikkoon. Kolmas avaa hallintapaneelin ja seuraa paikkamäärän laskua reaaliaikaisesti lippujen myydessä.
Kaikki kolme yrittävät ratkaista saman ongelman. Vain kolmas tapa skaalautuu ilman jatkuvaa käsityötä. Tapahtumailmoittautumistyökalu on tuote, joka on rakennettu keräämään osallistujien ilmoittautumiset, valvomaan paikkarajoja ja vahvistamaan ilmoittautumiset automaattisesti. Se voi olla erillinen sovellus tai yksi moduuli laajemmassa varausjärjestelmässä. Tässä kerrotaan, miten tapahtumailmoittautumistyökalut toimivat ja miten ne eroavat laajemmista ohjelmistopaketeista.
Mikä on tapahtumailmoittautumistyökalu?
Tapahtumailmoittautumistyökalu on ohjelmisto, joka on suunniteltu hoitamaan ryhmätapahtumien ilmoittautumisvaihe. Se esittää tapahtumalistauksen, kerää osallistujatiedot, soveltaa kapasiteettisääntöjä ja lähettää vahvistusviestit. Työkalu keskittyy ilmoittautumiseen, ei koko tapahtuman tuotantoon.
Jotkin työkalut hoitavat vain ilmaiset ilmoittautumiset. Toisissa on maksunkeruu, alennuskoodit ja jonotuslistan keruu tapahtuman myydessä loppuun. Laajuus vaihtelee, mutta perustehtävä pysyy samana: muuttaa kiinnostus lasketuksi ja vahvistetuksi osallistujatietueeksi.
Työkalut eroavat tavallisista verkkosivujen lomakkeista, koska ne ymmärtävät tapahtumakontekstin. Yhteydenottolomake tallentaa viestin. Ilmoittautumistyökalu tallentaa paikkavarauksen, joka on sidottu päivään, lipputyyppiin ja maksun tilaan.
Tapahtumailmoittautumistyökalu vs. tapahtumailmoittautumisohjelmisto
Sanat työkalu ja ohjelmisto menevät arkikeskustelussa päällekkäin. Tässä moduulissa ohjelmisto tarkoittaa yleensä laajempaa pakettia, joka yhdistää ilmoittautumisen maksuihin, muistutuksiin, raportointiin ja joskus kurssiaikatauluihin tai jäsenlaskutukseen.
Erillinen tapahtumailmoittautumistyökalu voi kattaa vain ilmoittautumiset ja vahvistukset. Muuhun tarvitset erilliset maksulinkit tai käsin tehtävän jatkotyön. Tällainen kevyt ratkaisu sopii satunnaisiin tapahtumiin, joissa on yksinkertaiset säännöt.
Täysi tapahtumailmoittautumisohjelmisto on järkevä, kun järjestät tapahtumia viikoittain, myyt useita lipputasoja tai tarvitset jonotuslistat ja hyvitysprosessit samassa paikassa. Valinta riippuu tapahtumien tiheydestä ja siitä, kuinka monta järjestelmää haluat ylläpitää.
Ilmoittautumistyökalujen yleiset ominaisuudet
Kapasiteetin hallinta on perusta. Työkalu lopettaa ilmoittautumisten vastaanoton, kun tapahtuma täyttyy, ja siirtyy halutessasi jonotuslistatilaan. Ilman tätä suojaa ylimyynti on jatkuva riski.
Omien kenttien avulla voit kysyä ateriatoiveita, T-paitojen kokoja tai istuntovalintoja. Pidä kentät sidottuina todellisiin valmistelutarpeisiin. Ylimääräiset kysymykset heikentävät lomakkeiden valmiiksi täyttämistä.
Vahvistussähköpostit sulkevat kehän. Osallistujat saavat päivän, ajan, paikan ja hyvitysehdot heti ilmoittautumisen jälkeen. Tästä viestistä tulee viite, jota he hakevat tapahtumapäivänä.
Vienti- ja lähtöselvitysnäkymät ovat tärkeitä ovihenkilökunnalle. Tulostettava osallistujalista tai mobiililähtöselvitysnäyttö on parempi kuin vahvistussähköpostien selaaminen sisäänkäynnillä.
Kun työkalutarpeesi kasvavat pelkkiä ilmoittautumisia suuremmiksi, seuraava askel on ymmärtää tapahtumailmoittautumisteknologia laajempana kokonaisuutena, joka yhdistää lomakkeet, maksut ja osallistujatiedot verkkosivustollasi.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko yksinkertainen lomakkeen lisäosa toimia tapahtumailmoittautumistyökaluna?
Tavallinen lomake tallentaa vastaukset mutta siitä puuttuvat yleensä reaaliaikaiset kapasiteettirajat ja lipputyypit. Pienille ilmaisille tilaisuuksille se voi riittää. Maksullisiin tapahtumiin tai tarkkaan osallistujamäärään sidottuihin tapahtumiin tarvitaan työkalu, joka lopettaa ilmoittautumisen automaattisesti kapasiteetin täytyttyä.
Hoitavatko ilmoittautumistyökalut useita tapahtumia samaan aikaan?
Useimmat työkalut antavat luoda erilliset tapahtumat omilla päivillä, hinnoilla ja kapasiteetilla. Toistuvat kurssit jakavat usein yhden pohjan eri istuntopäivillä sen sijaan, että jokainen tapahtuma rakennettaisiin alusta.
Pitäisikö voittoa tavoittelemattomien käyttää erikoistunutta ilmoittautumistyökalua?
Voittoa tavoittelemattomat hyötyvät työkaluista, jotka tukevat lahjoitustasoja, vapaaehtoisvuoroja ja lahjoittajaystävällistä kassaa. Katso tapahtumailmoittautumisohjelmisto voittoa tavoittelemattomille, jos haluat tietää varainhankintatapahtumien yleisistä vaatimuksista.
Miten laitan ilmoittautumistyökalun verkkosivuilleni?
Upota ilmoittautumisprosessi tapahtumasivulle tai linkitä valikostasi erilliseen ilmoittautumisosoitteeseen. WEMASY sisältää ilmoittautumisominaisuudet WEMASY-sivustonrakentajassa, joten tapahtumasivut ja ilmoittautumislomakkeet ovat samalla sivustolla, jota jo hallinnoit.
Mitä tapahtuu, kun tapahtuma myydään loppuun?
Hyvä työkalu sulkee ilmoittautumisen ja voi kerätä jonotuslistan ilmoittautumisia sen sijaan, että kävijät käännytettäisiin hiljaa pois. Käsin tehdyissä ratkaisuissa joudut pyytämään ihmisiä lähettämään sähköpostia, mikä palauttaa postilaatikon sekasorron, jonka korjaamiseksi ilmoittautumistyökalut on tehty.
Mihin ilmoittautumistyökalu sijoittuu täydessä tapahtumajärjestelmässä?
Työkalu hoitaa ilmoittautumiset. Täysi tapahtumailmoittautumisjärjestelmä yhdistää tämän vaiheen maksuihin, muistutuksiin, lähtöselvitykseen ja raportointiin. Aloita työkalukerroksesta ja laajenna, kun tapahtumien määrä sitä vaatii.