Loppuunmyyty-merkki on näkyvissä tapahtumasivullasi, mutta puhelimesi soi jatkuvasti. Sähköpostiketjut kasaantuvat saman kysymyksen ympärille: Voisiko paikka vapautua? Kopioit nimiä muistiinpanosovellukseen, lupaat soittaa takaisin ja unohdat, kuka kysyi ensin, kun yksi peruutus tulee perjantai-iltana.
Tämä on jonotuslistan hallintaa huonosti tehtynä. Jonotuslistan hallinta on prosessi, jossa kerätään, järjestetään ja muunnetaan ylijäämäkiinnostus, kun kapasiteetti on täynnä. Jäsennelty jonotuslista muuttaa menetetyn kysynnän täytetyiksi paikoiksi hylätyn kiinnostuksen sijaan. Tässä kerrotaan, miten jonotuslistat toimivat tapahtumissa, kursseilla ja varausjärjestelmissä yleisesti.
Mikä on jonotuslistan hallinta?
Jonotuslistan hallinta on käytäntö, jossa kirjataan ylös ihmiset, jotka haluavat osallistua ilmoittautumisen sulkeuduttua kapasiteetin täytyttyä, ja tarjotaan heille vapautuvia paikkoja reilussa järjestyksessä peruutusten sattuessa. Se yhdistää loppuunmyydyn tilan valmiiden korvaajien jonoon.
Jonotuslistan merkintä tallentaa tyypillisesti yhteystiedot, halutun tilaisuuden tai tapahtuman sekä aikaleiman tai etusijasäännöt. Kun paikka vapautuu, järjestelmä tai henkilökunta ottaa yhteyttä seuraavaan henkilöön ja antaa hänelle rajatun ajan vahvistaa.
Jonotuslistat eroavat jonoista. Jono järjestää ihmiset, jotka odottavat palvelua juuri nyt fyysisessä tai virtuaalisessa jonossa. Jonotuslista säilyttää tulevaa kiinnostusta tiettyyn päivään tai kurssiin, joka on tällä hetkellä täynnä.
Miksi jonotuslistan hallinta on tärkeää
Loppuunmyydyt tapahtumat näyttävät menestykseltä, mutta täyttämättömät peruutukset muuttavat menestyksen tyhjiksi tuoleiksi. Ilman jonotuslistaa viime hetken peruutus tuhlaa kapasiteettia, koska kukaan ei ole järjestänyt mukaan haluavia.
Jonotuslistat mittaavat myös kysyntää, jota et vielä pysty palvelemaan. Kurssi, joka myydään aina loppuun pitkällä jonotuslistalla, kertoo, että tunteja voi lisätä. Tapahtuma, jonka jonotuslista on lyhyt, kertoo, että kapasiteetti vastasi kysyntää.
Asiakaskokemus paranee, kun kiinnostuneet kävijät saavat selkeän seuraavan askeleen umpikujan sijaan. Liity jonotuslistalle pitää sitoutumisen elossa. Valitettavasti täynnä päättää suhteen.
Miten jonotuslistan hallinta toimii käytännössä
Ilmoittautuminen sulkeutuu kapasiteetin täytyttyä, ja ilmoittautumisprosessi siirtyy jonotuslistatilaan. Kävijä syöttää nimensä ja yhteystietonsa ilman maksua, kunnes paikka vahvistetaan.
Kun peruutus vapauttaa paikan, seuraava jonotuslistan yhteyshenkilö saa tarjouksen sähköpostilla tai tekstiviestillä. Useimmissa järjestelmissä on vahvistuksen määräaika, jotta tarjous siirtyy seuraavalle, jos kukaan ei vastaa.
Etusijasäännöt vaihtelevat yrityksittäin. Jotkut käyttävät tiukkaa saapumisjärjestystä. Toiset antavat jäsenille etusijan kertakävijöihin nähden. Minkä säännön tahansa valitset, sovella sitä johdonmukaisesti ja kerro se ilmoittautumissivulla.
Taulukoissa pidetyt käsin tehdyt jonotuslistat toimivat tusinalle nimelle. Ne pettävät, kun useampi työntekijä vastaa peruutuksiin, tarjoukset vanhenevat huomaamatta tai sama paikka luvataan kahdesti.
Digitaaliset jonotuslistat automatisoivat ilmoitukset ja tarkastusjäljen. Luvussa miten hallitset digitaalista jonotuslistaa käydään käyttöönoton vaiheet läpi tarkemmin. Jonotuslistat liittyvät luontevasti kurssi-ilmoittautumiseen ja tapahtumailmoittautumisohjelmistoon, kun nämä järjestelmät sisältävät jonotuslistatilat kapasiteetin täytyttyä.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö jonotuslistalla olevien maksaa etukäteen?
Useimmat yritykset perivät maksun vasta, kun paikka on vahvistettu ja asiakas hyväksyy tarjouksen tarjousajan sisällä. Jonotuslistan yhteyshenkilöiden veloittaminen ennen kuin paikkaa on olemassa aiheuttaa hyvitystyötä, jos paikkaa ei koskaan vapaudu.
Kuinka kauan jonotuslistalla olevalla pitäisi olla aikaa hyväksyä tarjous?
Tavallisia aikaikkunoita ovat muutamasta tunnista kahteenkymmeneenneljään tuntiin sen mukaan, kuinka lähellä tapahtuma on. Lyhyemmät ikkunat tapahtumapäivän lähellä estävät viime hetken epävarmuuden lopullisesta osallistujamäärästä.
Voiko yksi jonotuslista kattaa useita kurssipäiviä?
Erilliset jonotuslistat istuntopäivittäin välttävät sekaannuksia. Tiistaille jonotuslistalle merkitty ei saa saada tarjousta torstaille, ellei hän ole valinnut useita päiviä. Selkeys vähentää virheellisiä varauksia.
Miten lisään jonotuslistailmoittautumisen verkkosivuilleni?
Jonotuslistalomakkeet ilmestyvät automaattisesti, kun ilmoittautuminen saavuttaa kapasiteetin hyvin määritetyllä varaussivulla. WEMASY tukee jonotuslistan keruuta WEMASY-sivustonrakentajalla rakennetuilla tapahtuma- ja kurssisivuilla, jolloin ylijäämäkiinnostus pysyy sivustollasi.
Mitä eroa on jonotuslistalla ja ylivarauksella?
Jonotuslista täyttää vahvistetut peruutukset varmistetuilla korvaajilla. Ylivaraus hyväksyy enemmän ilmoittautumisia kuin on kapasiteettia siinä toivossa, että tarpeeksi moni peruu. Jonotuslistat ovat läpinäkyviä asiakkaille. Ylivaraus vaarantaa luottamuksen tuplalaskennalla.
Mistä opin ottamaan digitaalisen jonotuslistan käyttöön vaihe vaiheelta?
Lue seuraavaksi miten hallitset digitaalista jonotuslistaa, josta saat käytännön ohjeet käyttöönottoon, ilmoitusten ajoitukseen ja yleisiin virheisiin.