Neljäkymmentäseitsemän nimeä on taulukon välilehdellä nimeltä ehkä. Kolme työntekijää luulee kukin omistavansa listan. Kun yksi paikka vapautui viime tiistaina, kaksi eri henkilöä sai vahvistussähköpostin, koska kukaan ei poistanut riviä ensimmäisen tarjouksen lähdettyä.
Taulukkopohjaiset jonotuslistat pettävät juuri tässä kohdassa. Digitaalinen jonotuslista on varausjärjestelmääsi liitetty automaattinen lista, joka kerää ylijäämäilmoittautumiset, järjestää ne sääntöjesi mukaan ja lähettää ajastettuja tarjouksia, kun peruutukset vapauttavat paikan. Tässä kerrotaan, miten hallitset digitaalista jonotuslistaa ilman kaksoislupauksia tai hiljaisia pudonneita.
Mitä digitaalinen jonotuslista tekee
Digitaalinen jonotuslista korvaa käsin tehdyn nimien keruun jäsennellyllä tietueella, joka on sidottu tiettyyn tapahtumapäivään tai kurssiin. Jokainen merkintä tallentaa yhteystiedot, ilmoittautumisajan ja tilan, kuten odottaa, tarjottu, hyväksytty tai vanhentunut.
Kun ilmoittautuminen saavuttaa kapasiteetin, julkinen sivu vaihtaa kassan jonotuslistailmoittautumiseen. Kävijät ymmärtävät, ettei heitä ole vielä vahvistettu, mutta he ovat jonossa seuraavaan vapautuvaan paikkaan.
Peruutukset käynnistävät työnkulun. Järjestelmä tunnistaa seuraavan kelpaavan yhteyshenkilön, lähettää tarjouksen määräaikoineen ja siirtää hänet ilmoittautuneeksi vasta, kun hän on vahvistanut ja tarvittaessa maksanut.
Miten otat digitaalisen jonotuslistan käyttöön
Vaihe yksi: ota jonotuslistatila käyttöön kapasiteetin täytyttyä ilmoittautumis- tai kurssivarausasetuksissasi. Määritä, avautuuko jonotuslista automaattisesti vai käsin sen jälkeen, kun olet tarkistanut kysynnän.
Vaihe kaksi: kirjoita selkeä kävijöille suunnattu teksti. Kerro, ettei jonotuslistalle ilmoittautuminen ole takuu, selitä, miten tarjoukset toimivat, ja mainitse vastausaika, jos sellainen annetaan.
Vaihe kolme: aseta tarjouksen vanhenemisaika. Kahdentoista tai kahdenkymmenenneljän tunnin hyväksymisikkuna estää paikkoja pysymästä varattuna, kun joku ohittaa sähköpostin. Vanhentuneet tarjoukset siirtyvät digitaalisessa järjestelmässä automaattisesti seuraavalle jonotuslistan yhteyshenkilölle.
Vaihe neljä: päätä etusijasäännöt. Ensin tullut palvellaan ensin on yksinkertaisin oletus. Jäsenten tai maksullisen tason etusija vaatii selkeän käytäntötekstin, jotta julkiset kävijät ymmärtävät järjestyksen.
Vaihe viisi: yhdistä ilmoitukset. Sähköposti on vähimmäisvaatimus. Tekstiviestit parantavat vastausprosentteja saman päivän kurssipaikoissa. Testaa koko polku peruutuksesta tarjoukseen ja vahvistettuun ilmoittautumiseen ennen kuin luotat siihen loppuunmyydyn lanseerauksen aikana.
Jos rakennat itse ilmoittautumissivua, yhdistä tämä työnkulku ohjeisiin kohdasta miten luot tapahtumailmoittautumislomakkeen, jotta kapasiteetti- ja jonotuslistatilat toimivat oikein heti alusta.
Digitaalisen jonotuslistan hallinnan parhaat käytännöt
Pidä yksi jonotuslista istuntopäivää kohden. Yhdistetyt listat tuottavat vääriä tarjouksia, kun vain yksi tiistaipaikka vapautuu mutta torstain jonotuslistan yhteyshenkilöille ilmoitetaan.
Älä veloita jonotuslistan kävijöitä ennen vahvistusta. Maksu tarjouksen hyväksymisen yhteydessä yhdistää tulot todellisiin paikkoihin ja vähentää hyvitysten määrää.
Käy jonotuslista läpi ennen tapahtumapäivää. Poista kaksoiskappaleet, vanhentuneet yhteyshenkilöt, jotka eivät koskaan vastanneet aiempiin tarjouksiin, sekä merkinnät, jotka ilmoittautuivat käsin toisen kanavan kautta.
Seuraa jonotuslistatarjouksen muuntumista vahvistetuksi paikaksi. Alhainen hyväksymisprosentti voi tarkoittaa, että vastausaikasi on liian lyhyt tai ilmoituksesi päätyvät roskapostiin.
Digitaaliset jonotuslistat kuuluvat laajempaan jonotuslistan hallinnan oppiin. Ne toimivat yhdessä kurssivarausohjelmiston kanssa toistuvissa tunneissa ja tapahtumailmoittautumisen kanssa kertaluonteisissa työpajoissa, jotka myydään nopeasti loppuun.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko pitää digitaalista jonotuslistaa ilman täyttä varausohjelmistoa?
Erilliset lomaketyökalut voivat kerätä nimiä mutta automatisoivat harvoin järjestetyt tarjoukset paikan vapautuessa. Käsin tehty ilmoitus lomakkeen viennin perusteella palauttaa taulukko-ongelmat hieman suuremmassa mittakaavassa. Automaatio on tärkeää, kun jonotuslistalla on enemmän kuin muutama yhteyshenkilö.
Pitäisikö jonotuslistalla olevien saada säännöllisiä päivityksiä?
Välitön jonotuslistavahvistus sähköpostilla asettaa odotukset. Valinnaiset paikkapäivitykset auttavat pitkissä odotuksissa usean viikon kursseille. Vältä päivittäisiä sähköposteja, jotka opettavat ihmiset ohittamaan viestisi.
Mitä tapahtuu, jos kukaan jonotuslistalla ei hyväksy tarjousta?
Paikka pysyy vapaana, kunnes seuraava hyväksyy tai tapahtuma alkaa. Jotkin yritykset vapauttavat jäljellä olevat paikat uudelleen julkiseen ilmoittautumiseen jonotuslistan käytyä läpi. Dokumentoi tämä varavaihtoehto, jotta henkilökunta toimii johdonmukaisesti.
Miten julkaisen jonotuslistailmoittautumisen verkkosivuillani?
Jonotuslistatilan pitäisi näkyä samalla tapahtuma- tai kurssisivulla, jota kävijät jo käyttävät ilmoittautumiseen. WEMASY määrittää kapasiteetin ja jonotuslistan keruun WEMASY-sivustonrakentajalla rakennetuilla sivuilla ilman erillisen työkalun ylläpitoa.
Toimivatko jonotuslistat tapahtumien ryhmäpöytävarauksissa?
Kyllä, kun kokonainen pöytä peruutetaan ja tarjoat ryhmää seuraavalle jonotuslistalla olevalle ryhmälle. Ryhmävarasto tuo mukanaan monimutkaisuutta, koska yksi vapautuma voi sijoittaa useita ihmisiä kerralla. Katso mikä on ryhmävaraus, jos haluat tietää tästä mallista.
Miten digitaaliset jonotuslistat vähentävät vastaanoton puheluita?
Itsepalveluna tehtävä jonotuslistailmoittautuminen ja automaattiset tarjoussähköpostit korvaavat soita meille jos paikka vapautuu -työnkulut. Henkilökunta käyttää vähemmän aikaa henkilökohtaisten muistiinpanojen ääneen lukemiseen, kun järjestelmä hoitaa järjestyksen ja ilmoitukset.