Yksi kahdentoista huoneen varaus muuttaa kaiken siinä, miten matkaseurueen hinnoittelet, vahvistat ja kirjaat sisään. Yksittäisvarauksissa jokainen vieras on erillinen tapahtuma. Ryhmävarauksessa seurue on yksi koordinoitu kokonaisuus yhteisin ehdoin.
Ryhmävaraus on prosessi, jossa varataan kapasiteettia useille ihmisille, huoneille tai paikoille yhden järjestäjän tilin tai sopimuksen alla. Se esiintyy hotellien huonekiintiöissä, konferenssipöytien myynnissä, retkipaketeissa, yritystiimien kurssipaketeissa ja perheiden lipunostoissa. Tässä kerrotaan, miten ryhmävaraus toimii ja mitä ilmoittautumis- tai varausjärjestelmäsi täytyy hoitaa.
Mikä on ryhmävaraus?
Ryhmävaraus on varausmalli, jossa yksi tapahtuma tai sopimus varaa useita kapasiteettiyksiköitä kerralla. Järjestäjä voi olla yritys, joka maksaa työntekijöiden koulutuspaikat, perhe, joka varaa vierekkäisiä hotellihuoneita, tai tukija, joka ostaa kokonaisen pöydän varainhankintatapahtumassa.
Ryhmän johtaja hoitaa yleensä maksun, nimien keruun ja muutokset koko kiintiölle. Yksittäiset osallistujat voivat silti saada omat vahvistustietonsa, mutta ehdot ja laskutus ovat usein järjestäjällä.
Ryhmävaraus eroaa tilanteesta, jossa yksi asiakas ostaa useita lippuja ystäville. Mittakaava ja rakenne vetävät rajan. Neljän konserttilipun osto on määräosto. Neljänkymmenen hotellihuoneen varaaminen yrityshintakoodilla porrastetuin saapumispäivin on ryhmävaraus.
Ryhmävarauksen yleiset tyypit
Hotellin ryhmävaraus varaa huoneita häihin, konferensseihin, urheilujoukkueille ja matkaryhmille. Hotellit vapauttavat tietyn määrän huoneita neuvotellulla hinnalla, ja kiintiön sisäisille yksittäisten vieraiden vahvistuksille on määräpäivä.
Tapahtumapöytävaraus myy kahdeksan tai kymmenen paikkaa yhtenä varastoyksikkönä gaaloihin ja illallisille. Järjestöt ja tilat käyttävät tätä mallia paljon yleisen tapahtumailmoittautumisohjelmiston rinnalla.
Yritykset ja oppilaitokset ostavat kurssikortteja tai yksityistuntien kiintiöitä. Yritys ilmoittaa kaksikymmentä työntekijää koulutussarjaan yhdellä laskulla kahdenkymmenen erillisen kassan sijaan.
Retki- ja aktiviteettiyrittäjät myyvät yksityisiä ryhmälähtöjä, kun yksi seurue täyttää veneen, bussin tai oppaan aikavälin. Kapasiteetti varataan yksikkönä, ei paikka kerrallaan.
Mitä ryhmävarausjärjestelmien täytyy hoitaa
Ryhmämittakaavan varasto tarkoittaa, että saatavilla olevaa kapasiteettia vähennetään koko kiintiön koolla varattaessa, ei yhtä paikkaa kerrallaan. Yhden pöydän ylimyynti siksi, että järjestelmä laski yksilöt väärin, pilaa tapahtumaillan.
Jaetut maksuvaihtoehdot antavat järjestäjien maksaa ennakon, kun yksittäiset vieraat maksavat osuutensa myöhemmin, tai yhden maksajan kattaa koko kiintiön etukäteen. Kassaprosessisi pitäisi vastata sitä, miten alasi todella laskuttaa.
Osallistujalistan keruu kerää nimet, ruokavaliotarpeet tai huonetoiveet kiintiön myynnin jälkeen. Järjestäjä täydentää tiedot päivien kuluessa menettämättä varausta.
Muutossäännöt määrittelevät, kuka voi lisätä tai poistaa paikkoja kiintiön sisällä ja mihin määräaikaan mennessä. Ryhmäsopimuksiin kuuluu usein vähenemisehtoja, joita hotellit valvovat, jos huoneita täyttyy liian vähän.
Viestintä kulkee sekä järjestäjälle että yksittäisille vieraille. Vahvistusten, muistutusten ja muutosilmoitusten pitäisi tavoittaa henkilö, joka todella saapuu, ei vain maksaja.
Ryhmämallit menevät päällekkäin galojen voittoa tavoittelemattomien tapahtumailmoittautumisen kanssa ja tavallisten varausten kanssa, kun ravintola varaa suuren yksityisen ruokasalin.
Usein kysytyt kysymykset
Onko hotellin ryhmävaraus sama asia kuin matkatoimiston varaus?
Matkatoimistot tekevät usein hotellin ryhmävarauksen asiakkaidensa puolesta, mutta taustalla oleva malli on sama: huonekiintiö yhteisin ehdoin. Suora ryhmävaraus hotellin tai tapahtumasivuston kautta ohittaa välittäjän maksut, kun organisaatiosi hallinnoi omaa listaansa.
Pitäisikö ryhmävarauksiin vaatia varausmaksu?
Varausmaksut vähentävät viime hetken peruutuksia, jotka jättävät suuria tyhjiä kiintiöitä. Varausmaksun suuruus heijastaa yleensä yrityksen vähimmäistakuutuloa. Kerro hyvitysehdot selkeästi ryhmävaraussivulla ennen kassaa.
Voiko yksi henkilö ostaa lippuja ryhmälle verkossa?
Tapahtumailmoittautumisen määräkentät hoitavat pienet ryhmät, jotka ostavat useita lippuja yhdellä kassakerralla. Suuremmat kiintiöt, joissa kerätään osallistujalista ja maksetaan vaiheittain, tarvitsevat omat ryhmävarausprosessit pelkän määränvalitsimen sijaan.
Miten esittelen ryhmävarausvaihtoehdot verkkosivuillani?
Omat ryhmäsivut kertovat vähimmäiskoosta, hintatasoista ja siitä, miten kiintiötä pyydetään. WEMASY:llä voit julkaista nämä sivut ja niihin linkitetyt ilmoittautumisprosessit WEMASY-sivustonrakentajalla, jolloin ryhmien järjestäjät aloittavat verkossa myyntiin soittamisen sijaan.
Mitä tapahtuu, kun osa ryhmästä peruu?
Käytäntö määrittelee, vapauttaako osittainen peruutus yksittäisiä paikkoja takaisin julkiseen myyntiin vai pienentääkö se taattua kiintiötä. Automaattisten järjestelmien tulisi päivittää varasto heti, kun järjestäjä poistaa osallistujia sallituissa ikkunoissa.
Miten jonotuslistat toimivat ryhmävarausten kanssa?
Kun kokonainen pöytä tai huonekiintiö peruutetaan, jonotuslistalla oleva ryhmä voi ottaa koko yksikön kerralla. Katso jonotuslistan hallinta, jos haluat tietää, miten suuret vapautumat tarjotaan reilusti.