Mistä tiedät, kenelle joogamatto kuuluu, kun kahdeksantoista ihmistä astuu sisään ja vastaanotossa on yhä maanantain valkotaulu?
Tämä kysymys nousee esiin heti, kun studio kasvaa yhtä ohjaajaa ja kourallista vakiokävijöitä suuremmaksi. Kurssivarausohjelmisto on järjestelmä, joka julkaisee tuntiaikataulut, ottaa vastaan ilmoittautumiset, valvoo kapasiteettia, lähettää muistutukset ja seuraa osallistumista toistuvilla tunneilla. Se korvaa valkotaulut, ryhmäkeskustelut ja taulukkovälilehdet yhdellä reaaliaikaisella kalenterilla, jota tiimisi ja jäsenesi jakavat. Tässä kerrotaan, mitä kurssivarausohjelmisto tekee ja miten tunnistat, milloin tarvitset sellaisen.
Mikä on kurssivarausohjelmisto?
Kurssivarausohjelmisto on digitaalinen työkalu yrityksille, jotka pitävät ryhmätunteja toistuvalla aikataululla. Jäsenet selaavat vapaita tunteja, ilmoittautuvat tiettyihin päiviin, maksavat tai käyttävät krediittejä ja saavat vahvistukset automaattisesti.
Ohjelmisto ymmärtää istuntokohtaisen kapasiteetin. Jokaisella tunnilla on oma paikkamääränsä, ohjaajansa ja ilmoittautumisen päättymisaika. Yhden tiistaitunnin varaaminen ei vahingossa estä kaikkia kuukauden tiistaita, ellei asiakas ole valinnut sarjapakettia.
Studiot, kuntosalit, taidekoulut ja koulutuskeskukset käyttävät kurssivarausohjelmistoa koordinoidakseen monta tuntia viikossa ilman puhelinpeliä vastaanotossa.
Kurssivarausohjelmiston keskeiset ominaisuudet
Julkinen tuntikalenteri näyttää tulevat tunnit vapaine paikkoineen. Jäsenet ilmoittautuvat verkossa tai jäsenportaalissa ilman, että henkilökunta syöttää tietoja käsin.
Kapasiteetti- ja jonotuslistasäännöt estävät ylimyynnin. Kun tunti täyttyy, seuraava ilmoittautuja liittyy jonotuslistalle tai näkee seuraavan vapaan päivän. Tämä automaatio liittyy tässä moduulissa myöhemmin käsiteltäviin jonotuslistan hallinnan käytäntöihin.
Maksu- ja pakettituki hoitaa kertamaksut, kertakortit ja jäsenyydet. Sama jäsen voi varata krediiteillä yhtenä viikkona ja maksaa käteisellä seuraavana. Ohjelmisto seuraa saldoja sen sijaan, että henkilökunta arvaisi.
Automaattiset muistutukset vähentävät poisjääntejä. Tekstiviesti tai sähköposti päivää ennen tuntia kannustaa ilmoittautuneita peruuttamaan ajoissa, jos he eivät pääse, ja vapauttaa paikan muille.
Osallistumisen seuranta rakentaa historiaa jäsenittäin ja tuntityypeittäin. Omistajat käyttävät tietoja lisätäkseen tunteja suosittuihin aikoihin tai lopettaakseen tunnit, jotka jäävät jatkuvasti tyhjiksi.
Kurssivarausohjelmisto vs. yleiset ajanvaraustyökalut
Ajanvarausohjelmat ovat parhaita silloin, kun yksi palveluntarjoaja palvelee yhtä asiakasta aikaväliä kohden. Kurssivarausohjelmisto on paras silloin, kun yksi palveluntarjoaja palvelee monta asiakasta samalla tunnilla jaetulla kapasiteetilla.
Molempien mallien yhdistäminen samassa yrityksessä on tavallista. Hieroja, joka työskentelee samassa rakennuksessa kuntostudion kanssa, tarvitsee ajanvarausta huoneille ja kurssivarausta ryhmätunneille. Jäsenkokemuksen tulisi esittää kumpikin vaihtoehto selkeästi.
Kurssivaraus rakentuu kurssi-ilmoittautumisen perustalle. Ilmoittautuminen on paikan varaamista. Ohjelmisto on järjestelmä, joka pyörittää tätä toimintaa suuressa mittakaavassa kymmenillä viikoittaisilla tunneilla.
Kun walk-in-kysyntä kasvaa ruuhka-aikoina, jotkin studiot yhdistävät kurssivarauksen jonohallintajärjestelmiin vastaanoton sujuvuuden varmistamiseksi vilkkaina aamuina.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko kurssivarausohjelmisto hoitaa useita toimipisteitä?
Usean toimipisteen studiot tarvitsevat erilliset tilakapasiteetit ja ohjaajalistat toimipisteittäin mutta yhteiset jäsentilit. Tarkista, että ohjelmisto tukee sijaintisuodattimia julkisessa kalenterissa, jotta jäsenet varaavat oikean studion.
Pitäisikö jäsenten peruuttaa ohjelmiston kautta vai puhelimitse?
Itsepalveluperuutus ehtojesi mukaisessa ikkunassa vähentää vastaanoton puheluita ja vapauttaa paikat nopeammin. Puhelinperuutus toimii edelleen poikkeustapauksissa, mutta oletuspolun tulisi olla verkossa, jotta jonotuslistat päivittyvät heti.
Miten kurssivaraus liittyy tapahtumailmoittautumiseen?
Kertaluonteiset työpajat voivat käyttää tapahtumailmoittautumisen virtoja, kun taas toistuvat kurssit käyttävät istuntovarausta. Moni yritys hoitaa molemmat yhdestä järjestelmästä eri sivupohjilla. Katso tapahtumailmoittautumisohjelmisto, jos haluat tietää kertaluonteisten tapahtumien puolesta.
Voinko lisätä kurssivarauskalenterin verkkosivuilleni?
Jäsenet odottavat voivansa ilmoittautua sivustoltasi, ei erilliseltä aliverkkotunnukselta, jota he eivät tunnista. WEMASY upottaa kurssiaikataulut ja varausprosessit WEMASY-sivustonrakentajaan hinnasto- ja ohjaajasivujesi rinnalle.
Mikä on kohtuullinen peruutusaika ryhmätunneilla?
Moni studio vaatii neljän tai kahdentoista tunnin ennakkoilmoituksen, jotta jonotuslistan jäsenet voivat ottaa paikan. Lyhyemmät ajat lisäävät viime hetken tyhjiä paikkoja. Pidemmät ajat suojaavat ohjaajia, jotka valmistelevat materiaalit osallistujamäärän mukaan.
Ketkä hyötyvät kurssivarausohjelmistosta eniten?
Kaikki yritykset, jotka pitävät useita ryhmätunteja viikossa rajallisella kapasiteetilla. Lue kuka tarvitsee varausjärjestelmän, niin saat toimialaesimerkkejä, kuten kuntostudiot ja koulutuksen tarjoajat.