Lasku lähti kuun ensimmäisenä. Viidenteentoista mennessä ei mitään. Kirjoitit suoran "MAKSU ERÄÄNTYNYT" -sähköpostin, poistit sen ja katsoit saldon seisovan vielä viikon, kun vältit kiusallista keskustelua.
Maksumuistutus on olemassa juuri tätä hetkeä varten. Se on seurantaviesti, joka lähetetään, kun asiakas on velkaa rahaa varauksesta, palvelusta tai tilauksesta ja eräpäivä on mennyt tai lähestyy. Hyvin tehtynä se palauttaa tulot ja säilyttää suhteen. Huonosti tehtynä se kuulostaa perintäuhkaukselta ja menettää asiakkaan kokonaan. Näin kirjoitat maksumuistutuksen, joka saa vastauksen.
Mitä maksumuistutuksessa pitäisi olla
Viittaa alkuperäiseen tapahtumaan. Laskunumero, varausnumero, palvelupäivä ja maksettava summa auttavat asiakasta yhdistämään muistutuksen omiin tietoihinsa.
Kerro eräpäivä selvästi. "Maksun eräpäivä oli 1. maaliskuuta" tai "Ennakkomaksusi $150 erääntyy ennen 5. huhtikuuta olevaa aikaasi" poistaa epäselvyyden.
Selitä seuraukset uhkailematta. "Varauksesi voidaan vapauttaa, jos maksua ei ole saatu perjantaihin mennessä" on asiallista. Isoilla kirjaimilla kirjoitetut varoitukset tuntuvat vastakkainasettelulta.
Tarjoa yksinkertainen maksupolku. Yksi linkki tai yksi vastauskanava. Kitka maksuvaiheessa on syy, miksi monet muistutukset ohitetaan alun perinkin.
Miten kirjoitat maksumuistutuksen tekstin
Käytä kolmen kosketuksen sarjaa. Ystävällinen muistutus ennen eräpäivää, eräpäivän ilmoitus ja viimeinen seuranta ennen varauksen peruutusta tai sisäistä eskalointia. Jokaisen viestin pitää kuulostaa hieman suoremmalta ylittämättä aggressiivisuuden rajaa.
Viesti ennen eräpäivää: "Hei Alex, ystävällinen muistutus, että $200 ennakkomaksusi 12. toukokuuta järjestettävään tapahtumaan erääntyy 28. huhtikuuta. Maksa tästä: [linkki]. Vastaa, jos sinulla on kysyttävää."
Eräpäivän viesti: "Ennakkomaksusi 12. toukokuuta järjestettävään tapahtumaan erääntyi eilen. Maksa viikon loppuun mennessä pitääksesi varauksesi: [linkki]."
Viimeinen ilmoitus: "Emme ole saaneet ennakkomaksuasi 12. toukokuuta järjestettävään tapahtumaan. Maksu tarvitaan perjantaihin mennessä, tai vapautamme paikkasi. Ota yhteyttä, jos tarvitset muutosta varaukseesi."
Personoi asiakkaan nimellä ja tarkoilla varaustiedoilla. Yleiset "olet velkaa rahaa" -pohjat tuntuvat automaattisilta pahimmalla tavalla.
Ennakkomaksun ja kassan asetukset liittyvät moduuliin kaksi kohdassa miten otat käyttöön varausmaksujen maksuyhdyskäytävän. Suoritetut maksut laukaisevat erilaisen viestityypin, joka käsitellään kohdassa tilausvahvistuksen sähköpostipohjat.
Kanava- ja ajoitusvalinnat
Sähköposti sopii yksityiskohtaisille laskuille, joissa on rivit ja maksulinkit. Se luo haettavissa olevan jäljen, johon molemmat osapuolet voivat viitata.
Tekstiviesti sopii lyhyisiin ennakkomuistutuksiin, jotka liittyvät tuleviin ajanvarauksiin. Pidä alle yhden ruudun ja linkitä mobiiliystävälliselle maksusivulle.
Lähetä ennen eräpäivää olevat muistutukset 3-5 päivää ennen määräaikaa. Moni maksaa myöhässä vain siksi, että eräpäivä unohtui, ei siksi, että kieltäytyisi.
Lopeta muistutukset heti, kun maksu on kirjautunut. Mikään ei hämmennä asiakkaita nopeammin kuin erääntymisilmoitus, joka saapuu sen jälkeen, kun he ovat jo maksaneet.
Kun pehmeämpi sävy sopii yleisöösi tai summa on pieni, seuraava luku miten kirjoitat lempeän maksumuistutuksen käsittelee sanamuotoa, joka säilyttää hyvän tahdon mutta saa silti toimimaan.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta maksumuistutusta pitäisi lähettää?
Kolme kosketusta on yleinen sarja: ennen eräpäivää, eräpäivänä ja viimeinen ilmoitus ennen peruutusta. Yli neljä viestiä ilman vastausta tarkoittaa yleensä, että asiakas tarvitsee puhelun, ei uutta sähköpostia.
Pitäisikö maksumuistutuksissa mainita viivästyskorot?
Mainitse viivästysmaksut vain, jos käytäntösi todella veloittaa niitä ja asiakas hyväksyi ne varatessaan. Yllätysmaksut muistutuksessa vahingoittavat luottamusta. Linkitä julkaistuihin maksuehtoihisi sen sijaan, että keksit seuraamuksia viestiin.
Voiko WEMASY automatisoida maksumuistutusviestit?
WEMASYn varaus- ja maksuvirrat voivat laukaista seurantaviestejä, kun ennakkomaksut ovat yhä maksamatta. Yhdistä sivustosi kassa sivustonrakentajan kautta, jotta muistutukset viittaavat samaan varaukseen, jonka asiakkaat tekivät verkossa.
Mitä eroa on maksumuistutuksella ja varausvahvistuksella?
Vahvistukset todistavat varauksen olevan olemassa, ja ne lähetetään usein heti varauksen jälkeen. Maksumuistutukset jahtaavat vielä maksamatonta rahaa. Katso mitä on varausvahvistus asiakaspolun ensimmäisestä kosketuspisteestä.
Pitäisikö minun soittaa sähköpostin sijaan erääntyneistä maksuista?
Puhelu toimii, kun summa on suuri tai asiakas ei ole avannut kolmea sähköpostia. Aloita kirjallisilla muistutuksilla pienemmille saldoille, jotta molemmilla osapuolilla on selkeä tallenne siitä, mitä on viestitty.
Milloin minun pitäisi peruuttaa varaus maksamattomuuden vuoksi?
Kerro peruutuksen raja viimeisessä muistutuksessa ja noudata julkaistua käytäntöäsi johdonmukaisesti. Moduuli neljä käsittelee liittyvää käytäntöjen kirjoittamista kohdassa miten luot peruutuskäytäntöpohjan.