Yksi asiakas tallentaa vahvistussähköpostin ja lisää ajan kalenteriinsa. Toinen sulkee selainvälilehden, unohtaa päivän ja saapuu vääränä päivänä. Sama varausjärjestelmä. Hyvin erilaiset lopputulokset.
Varausvahvistus on silta varaa-painikkeen klikkaamisen ja paikalle saapumisen välillä. Se on mikä tahansa viesti tai näkymä, joka kertoo asiakkaalle, että aika on varattu, ja toistaa tärkeimmät tiedot. Se voi olla sähköposti, tekstiviesti, ruudulla näkyvä kiitossivu tai kaikki kolme. Kun ymmärrät, mitä varausvahvistus on, osaat suunnitella kosketuspisteet, jotka vähentävät käyttämättä jääneitä aikoja ja tukipuheluita. Näin se toimii.
Mitä on varausvahvistus
Varausvahvistus on tapahtumaviesti, joka lähetetään, kun varaus saavuttaa vahvistetun tilan. Se vastaa kolmeen kysymykseen: meniko varaukseni läpi, milloin se on ja mitä minun pitää tietää ennen saapumista.
Se ei ole markkinointisähköposti. Asiakas on jo toiminut. Vahvistus todentaa tämän toiminnan ja asettaa odotukset seuraavalle vaiheelle.
Useimmissa vahvistuksissa on päivämäärä, kellonaika, palvelu tai huonetyyppi, paikka, varausnumero ja linkit ajan siirtämiseen tai peruuttamiseen. Valinnaisissa osioissa on valmistautumisohjeet, maksuyhteenveto ja linkit kalenteriin lisäämiseen.
Miten asiakkaat saavat varausvahvistuksen
Sähköposti on yleisin kanava. Se antaa asiakkaalle haettavissa olevan tallenteen, jonka voi välittää eteenpäin tai löytää viikkojen päästä. Hyvin kirjoitettu teksti käsitellään kohdassa miten kirjoitat varausvahvistuksen sähköpostiin.
Ruudulla näkyvä vahvistus ilmestyy heti kassan jälkeen. Kiitossivun pitää vastata sähköpostia, jotta asiakas näkee samat tiedot ennen kuin poistuu sivustoltasi.
Tekstiviestivahvistukset sopivat yrityksille, joiden asiakkaat käyttävät ensisijaisesti mobiilia ja odottavat lyhyen viestin, jossa on päivämäärä, kellonaika ja osoite. Ne täydentävät sähköpostia, eivät korvaa sitä monimutkaisissa varauksissa.
Jotkin järjestelmät lähettävät myös henkilökunnalle ilmoituksia. Sisäiset ilmoitukset auttavat tiimiä valmistautumaan paljastamatta yksityisiä muistiinpanoja asiakkaalle.
Miksi varausvahvistukset ovat tärkeitä asiakaskokemukselle
Vahvistukset vähentävät huolta. Verkkovaraus tuntuu epätodelliselta, kunnes viesti todistaa varauksen olevan tosi. Hiljaisuus kassan jälkeen on nopein tapa menettää luottamus.
Ne vähentävät tukipyyntöjen määrää. Kun päivämäärä, kellonaika ja paikka toistetaan selkeästi, harvempi soittaa tarkistaakseen tiedot, jotka on jo syöttänyt.
Ne vähentävät käyttämättä jääneitä aikoja. Kalenterilinkit ja muistutussarjat, jotka alkavat vahvistetusta varauksesta, pitävät ajan näkyvillä asiakkaan arjessa.
Ne asettavat käynnin sävyn. Lämmin ja selkeä kieli vahvistuksessa kertoo järjestäytyneestä yrityksestä. Huolimattomat tai myöhästyneet viestit antavat vastakkaisen vaikutelman jo ennen kuin asiakas astuu ovesta sisään.
Moduuli kaksi opastaa vahvistusten rakentamisen alusta alkaen kohdissa miten luot varausvahvistuksen sähköpostiin ja miten luot vahvistuspohjan sähköpostiin. Seuraavaksi tässä moduulissa opit, miten kirjoitat tekstiviestimuistutuksia seurantaviesteihin, jotka tuovat asiakkaat takaisin käyntipäivänä.
Usein kysytyt kysymykset
Onko varausvahvistus sama asia kuin kuitti?
Vahvistus todistaa, että varaus on voimassa. Kuitti todistaa, että maksu on kerätty. Monet yritykset yhdistävät molemmat yhteen sähköpostiin, kun kassaan kuuluu maksu. Tilauksista, joihin ei liity ajanvarausta, kerrotaan kohdassa tilausvahvistuksen sähköpostipohjat myöhemmin tässä moduulissa.
Pitäisikö odottaviin varauksiin lähettää vahvistus?
Odottavat pyynnöt tarvitsevat erilaisen viestityypin, esimerkiksi "pyyntö vastaanotettu" eikä "varaus vahvistettu". Eri tilojen sekoittaminen samaan pohjaan hämmentää asiakkaita siitä, onko heidän aikansa varmasti varattu.
Kuinka nopeasti varausvahvistuksen pitäisi saapua?
Sekunneissa vahvistetun tilan jälkeen on vakio, jota asiakkaat odottavat. Yli muutaman minuutin viiveet johtavat päällekkäisiin varauksiin ja tukipuheluihin, joissa kysytään, onnistuiko ensimmäinen yritys.
Voiko verkkosivustoni lähettää vahvistuksia ilman erillistä työkalua?
Sivustoosi liitetty varaussivu voi laukaista vahvistukset automaattisesti. WEMASY yhdistää sivustonrakentajalla rakennetut varausvirrat brändättyihin vahvistussähköposteihin, jotta verkkovaraukset saavat saman kohtelun kuin puhelinvaraukset.
Mitä eroa on varausvahvistuksella ja muistutuksella?
Vahvistukset lähtevät heti varauksen jälkeen todistamaan, että varaus on olemassa. Muistutukset lähtevät lähempänä ajanvarauspäivää vähentämään unohtamista. Moduuli kolme käsittelee muistutusstrategiaa kohdassa miten ajanvarausmuistutukset vähentävät käyttämättä jääneitä aikoja.
Tarvitsevatko vahvistukset kalenteriliitteen?
Kalenteriin lisäämisen linkki tai liite auttaa asiakkaita tallentamaan ajan muiden menojensa rinnalle. Yhden klikkauksen kalenteriin lisäys on yksi yksinkertaisimmista käyttämättä jääneitä aikoja vähentävistä keinoista, jonka voit liittää vahvistukseen.