Tiukkasävyinen erääntymisilmoitus makaa postilaatikossa lukematta viikon. Pehmeä seurantaviesti samalla summalla tulee maksetuksi samana iltapäivänä. Sama asiakas, sama lasku, eri sanamuoto.
Lempeä maksumuistutus olettaa, että asiakas aikoo maksaa mutta missasi määräajan tai hukkasi laskun. Se välttää uhkailut, isoilla kirjaimilla kirjoitetut otsikkorivit ja perintätoimiston kuuloisen kielen. Sävyllä on erityistä merkitystä palveluyrityksille, luoville freelancereille ja matkailu- ja ravintola-alan brändeille, joissa asiakassuhde kestää yhtä kauppaa pidempään. Näin kirjoitat lempeän maksumuistutuksen, joka toimii.
Mikä tekee maksumuistutuksesta lempeän
Oleta hyvä tahto. Aloita kielellä, joka kohtelee erääntynyttä saldoa huolimattomuutena, ei kieltäytymisenä. "Huomasimme, että laskusi on yhä avoinna" on parempi kuin "Jätit maksamatta."
Pidä otsikkorivi neutraalina. "Ystävällinen muistutus: lasku 1042" tai "Pieni huomautus varausennakostasi" välttää hälytyssanat, jotka johtavat välittömään poistoon.
Tarjoa apua pyynnön rinnalla. "Vastaa, jos tarvitset kopion laskusta tai haluat muuttaa maksusuunnitelmaasi" osoittaa, että olet lähestyttävä etkä vastakkainen.
Kerro tosiasiat ilman koristelua. Summa, eräpäivä ja viitenumero riittävät. Tunteikas kieli siitä, miten viive vaikuttaa yritykseesi, nopeuttaa harvoin maksua.
Miten kirjoitat lempeän maksumuistutuksen tekstin
Ensimmäinen kosketus ennen eräpäivää: "Hei Morgan, pieni huomautus, että 20. maaliskuuta pidettävän työpajan $85 saldosi erääntyy 15. maaliskuuta. Voit maksaa tästä: [linkki]. Kerro, jos jokin näyttää väärältä."
Toinen kosketus eräpäivän jälkeen: "Halusimme seurata laskua 1042, $85, jonka eräpäivä oli 15. maaliskuuta. Kun ehdit, voit suorittaa maksun tästä: [linkki]. Lähetämme mielellämme alkuperäisen laskun uudelleen, jos siitä on apua."
Kolmas kosketus pehmeällä määräajalla: "Emme ole vielä saaneet maksua laskusta 1042. Maksathan sen viikon loppuun mennessä, jotta varauksesi pysyy vahvistettuna. Ota yhteyttä, jos tarvitset lisäaikaa."
Jokainen versio pysyy rauhallisena, täsmällisenä ja lyhyenä. Kahdesta neljään virkettä viestissä riittää useimpiin lempeisiin muistutuksiin.
Tiukemmasta sarjasta, kun summat ovat suurempia tai määräajat tiukkoja, katso miten kirjoitat maksumuistutusviestin edellisestä luvusta. Maksujen infrastruktuurin asetukset ovat kohdassa miten otat käyttöön varausmaksujen maksuyhdyskäytävän moduulista kaksi.
Milloin lempeä sävy sopii parhaiten
Pitkäaikaiset asiakkaat, jotka maksavat luotettavasti mutta missasivat yhden laskun, ansaitsevat pehmeämmän ensimmäisen kosketuksen. Aggressiivinen kieli vaarantaa suhteen, joka tuottaa paljon enemmän tuloja kuin erääntynyt saldo.
Pienet saldot, alle muutaman sadan dollarin, ratkeavat usein kohteliaalla muistutuksella. Kovan sävyn hinta ylittää lyhyen viiveen hinnan.
Luovat ja matkailu- ja ravintola-alan brändit suojaavat mainettaan jokaisella viestillä. Lempeä maksumuistutus, joka lukeutuu ihmisen kirjoittamalta viestiltä, sopii näille brändeille paremmin kuin yritysmäinen perintäteksti.
Siirry tiukempaan kieleen vasta kahden tai kolmen lempeän kosketuksen jälkeen, jos vastausta ei tule. Eskalaation pitää tuntua luontevalta seuraavalta askeleelta, ei persoonallisuuden muutokselta.
Tämän moduulin myöhemmät luvut käsittelevät puhelinpohjaista varaustukea kohdassa vastauspalvelun ajanvaraus kun kirjallisiin muistutuksiin tarvitaan henkilökohtainen seuranta.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko lempeässä muistutuksessa silti mainita seuraukset?
Kerro seuraukset asiallisesti ilman draamaa. "Joudumme vapauttamaan aikasi, ellei maksua ole saatu perjantaihin mennessä" on selkeä ja rauhallinen. Vältä lihavointia, huutomerkkejä ja sanoja kuten "viimeinen varoitus" lempeässä sarjassa.
Pitäisikö lempeät maksumuistutukset lähettää sähköpostilla vai tekstiviestillä?
Sähköposti toimii laskuille, joissa on rivit ja liitetyt PDF-tiedostot. Tekstiviesti sopii lyhyisiin ennakkomuistutuksiin, jotka liittyvät tulevaan ajanvaraukseen. Sovita kanava siihen, kuinka paljon tietoa asiakas tarvitsee maksaakseen.
Voiko WEMASY lähettää kohteliaita maksuseurantoja automaattisesti?
WEMASY voi laukaista maksumuistutuksia, kun ennakkomaksut ovat yhä avoinna varauksessa. Rakenna sivustosi kassavirta sivustonrakentajalla jotta muistutukset viittaavat samaan varaukseen, jonka asiakas teki.
Kuinka kauan lempeiden muistutusten välillä kannattaa odottaa?
Kolmesta viiteen arkipäivää kosketusten välillä on kunnioittavaa antamatta saldojen seistä liian kauan. Lyhennä, kun ajanvarauspäivä lähestyy ja ennakkomaksu ehdollistaa vahvistuksen.
Entä jos asiakas kiistää veloituksen?
Kutsu heitä vastaamaan sen sijaan, että painostat enemmän. Lempeä sävy helpottaa kiistojen ratkaisemista. Keskeytä automaattiset muistutukset, kun asiakas avaa kiistan, kunnes tiimisi vastaa henkilökohtaisesti.
Pitäisikö lempeässä muistutuksessa tarjota maksusuunnitelmaa?
Suunnitelman tarjoaminen voi tuoda tuloja asiakkailta, jotka haluavat maksaa mutta eivät pysty maksamaan koko summaa heti. Yksi lause kuten "Vastaa, jos haluat jakaa tämän kahteen maksuun" pitää oven auki mutkistamatta ensimmäistä muistutusta.