Vuorokautta ennen käyntiä muistutus lähtee. Kaksitoista asiakasta saa selkeän viestin, jossa on päivämäärä, kellonaika ja vahvistuslinkki. Kolme saa yleisen "ajanvaraus lähestyy" -viestin ilman tietoja. Arvaa, kumpi ryhmä saapuu ajoissa.
Ajanvarausmuistutus tekstiviestinä toimii, kun se kertoo sen, mitä asiakkaan tarvitsee tietää, alle kymmenessä sekunnissa. Se tarkoittaa yrityksen nimeä, ajanvarauksen tyyppiä, päivämäärää, kellonaikaa, paikkaa tai videolinkkiä ja yhtä seuraavaa askelta. Ajanvarauskohtaisen tekstin kirjoittaminen eroaa hieman yleisistä varausmuistutuksista, koska käynteihin liittyy usein valmistautumissääntöjä tai yksityisyysrajoituksia. Näin onnistut siinä.
Mitä ajanvarausmuistutuksen tekstiviestissä pitäisi olla
Aloita vastaanottosi tai yrityksesi nimellä. Lääketieteen, hammashoidon ja asiantuntijapalvelujen asiakkaat saavat monia automaattisia tekstiviestejä. Sinun viestisi pitää tunnistaa heti.
Kerro ajanvarauksen tyyppi, kun tilaa on. "Hammaspuhdistus" tai "30 minuutin neuvonta" auttaa asiakkaita yhdistämään viestin oikeaan aikaan viikossaan.
Mainitse päivämäärä, kellonaika ja aikavyöhyke etäkäynneille. "Tiistaina 18.3. klo 14.00 ET" poistaa epäselvyyden eri alueilla oleville asiakkaille.
Lisää yksi valmistautumisrivi vain, kun se on tarpeen. "Ota vakuutuskortti mukaan" tai "Saavu 10 min etuajassa papereiden täyttöön" kuuluu tähän. Täydet esitieto-ohjeet kuuluvat sähköpostiin.
Tarjoa vahvistus- tai siirtovaihtoehdot. "Vastaa V vahvistaaksesi" tai lyhyt linkki itsepalveluun vähentää viime hetken puheluita.
Miten kirjoitat ajanvarausmuistutuksen tekstin
Käytä kahden pohjan lähestymistapaa. 24 tunnin muistutus voi olla tiedottava. Kahden tunnin muistutuksessa pitäisi olla reittiohjeet, pysäköintitiedot tai etävastaanoton linkki.
Kunnioita yksityisyyttä säännellyissä ympäristöissä. Vältä arkaluonteisia diagnoosien nimiä tekstiviestissä, kun yleinen ilmaus kuten "ajanvarauksesi" riittää. Yksityiskohtaiset terveystiedot kuuluvat turvallisiin kanaviin.
Pidä sävy ammattimaisena kliinisissä ympäristöissä ja lämpimämpänä elämäntapapalveluissa. Fysioterapiamuistutus voi olla suora. Kampaamomuistutukseen voi lisätä ystävällisen lopputervehdyksen.
Testaa merkkimäärä oikealla yhdistetyllä datalla. Pitkät palveluntarjoajien nimet tai monisanaiset palvelunimikkeet voivat työntää viestin kahteen osaan, mikä kaksinkertaistaa kustannuksen ja riskeeraa pilkkoutuneen toimituksen.
Moduuli kolme kattaa jo laajemman muistutustyönkulun. Lue miten kirjoitat ajanvarausmuistutuksen tekstiviestinä lisäesimerkkejä varten ja miten lähetät ajanvarausmuistutuksia tekstiviestinä automaatiovaiheita varten. Yhdistä muistutukset ajanvarausvahvistuksiin sähköpostissa jolloin asiakkaat saavat sekä välittömän todisteen että edellisen päivän muistutuksen.
Ajanvarausmuistutusten ajoitus ja tiheys
Yksi muistutus 24 tuntia etukäteen riittää monelle palveluyritykselle. Kategoriat, joissa aikoja jää usein käyttämättä, hyötyvät toisesta muistutuksesta 2-4 tuntia ennen alkua.
Vältä myöhäisiä lähetyksiä. Klo 23 tullut tekstiviesti klo 9 ajasta herättää asiakkaat ja synnyttää kaunaa. Ajasta lähetykset kohtuullisiin kellonaikoihin, ellei yleisösi odota ympärivuorokautista palvelua.
Peruuta muistutukset automaattisesti, kun ajanvarauksia siirretään tai peruutetaan. Mikään ei heikennä luottamusta nopeammin kuin muistutus ajasta, jota ei enää ole.
Seuraa käyttämättä jääneiden aikojen määrää ennen kirjoitettujen pohjien käyttöönottoa ja sen jälkeen. Tasainen tulos tarkoittaa yleensä, että ajoitusta pitää säätää, ei sitä, että sanoja pitäisi korottaa.
Tapahtumatyyppisille tilaisuuksille, joissa suunnitellaan osallistujamäärää, seuraava luku ilmoittautumismuistutusviesteistä käsittelee erilaista muistutusmuotoa, jossa osallistujamäärä on yhtä tärkeä kuin paikalle saapuminen.
Usein kysytyt kysymykset
Millainen on hyvä esimerkki ajanvarausmuistutuksesta tekstiviestinä?
"Muistutus: käyntisi Clearview Dentalissa on pe 21.3. klo 10, Main St 45. Vastaa V vahvistaaksesi tai soita 555-0198 siirtääksesi." Siinä on yrityksen nimi, kerrottu milloin ja missä, ja tarjotaan yksi toiminto.
Pitäisikö ajanvarausmuistutuksissa mainita peruutusmaksut?
Lyhyt maininta toimii, kun käytäntösi mukaan myöhäisestä peruutuksesta veloitetaan. Täysi käytäntöteksti kuuluu sähköpostiin tai varaussivullesi. Tekstiviestiin riittää yksi rivi kuten "Peruuta vähintään 24 h etukäteen välttääksesi maksun".
Voiko WEMASY lähettää ajanvarausmuistutuksia tekstiviestinä verkkosivustoltani?
Sivustosi WEMASY-varausvirrat voi yhdistää automaattisiin muistutussarjoihin. Rakenna varaussivu sivustonrakentajalla ja määritä pohjat kerran, jotta jokainen verkossa tehty ajanvaraus saa yhdenmukaisen muistutustekstin.
Miten ajanvarausmuistutukset liittyvät käyttämättä jättämisen käytäntöihin?
Muistutukset vähentävät unohtamista. Käytännöt hoitavat tahalliset poisjäännit. Moduuli neljä käsittelee käytäntöpohjia kohdassa mikä on käyttämättä jättämisen käytäntöja blogimme vinkit varausten hallintaan ja käyttämättä jääneiden aikojen välttämiseen yhdistää molemmat.
Pitäisikö etäajanvarauksissa käyttää erilaista muistutustekstiä?
Sisällytä muistutukseen videolinkki ja aikavyöhyke katuosoitteen sijaan. Lähetä linkki uudelleen kahden tunnin muistutuksessa, koska asiakkaat etsivät sitä usein vain minuutteja ennen puhelun alkua.
Riittääkö tekstiviesti vai pitäisikö lähettää myös sähköpostimuistutuksia?
Moni yritys käyttää molempia. Sähköposti sisältää pidemmät valmistautumisohjeet. Tekstiviesti tuo kiireellisen päivän ja kellonajan muistutuksen, jonka asiakkaat näkevät nopeimmin. Käytä automaattisia ajanvarausmuistutusjärjestelmiä molempien kanavien yhteensovittamiseen.