Viisikymmentä ihmistä klikkasi työpajakutsussa "kiinnostunut". Kaksitoista ilmoittautui oikeasti. Tapahtumapäivän aamuna katoit lounaan kolmellekymmenelle, koska et koskaan kuullut "ehkä"-vastanneista.
Juuri tämän kiinnostuksen ja vahvistetun osallistumisen välisen kuilun ilmoittautumismuistutus sulkee. Se on seurantaviesti ihmisille, jotka eivät ole vastanneet tai vastasivat epävarmasti, ja siinä pyydetään vahvistamaan kyllä tai ei ennen kuin lyöt lukkoon tarjoilun, istumajärjestyksen tai materiaalit. Näiden viestien hyvä kirjoittaminen säästää rahaa ja vähentää kiusallisia tyhjiä tuoleja. Näin kirjoitat ilmoittautumismuistutuksen, joka saa vastauksia.
Mitä on ilmoittautumismuistutus
Ilmoittautumismuistutus on seurantaviesti, joka lähetetään ennen tapahtuman määräaikaa. Se kohdistuu vieraisiin, jotka eivät ole vahvistaneet osallistumistaan, jotka valitsivat "ehkä" tai jotka ilmoittautuivat mutta eivät täyttäneet maksua tai ruokavaliotietoja.
Toisin kuin ajanvarausmuistutukset, jotka olettavat varatun ajan, ilmoittautumismuistutukset jahtaavat usein ensimmäistä vastausta. Tavoitteena on osallistujamäärän tarkkuus, ei vain saapuminen kiinteälle kalenterimerkinnälle.
Kanavia ovat sähköposti, tekstiviesti ja sovelluksen sisäiset ilmoitukset. Sähköposti toimii parhaiten muodollisissa tapahtumissa, joissa on paljon tietoa. Tekstiviesti sopii lyhyisiin määräaikoihin ja rentoihin tapaamisiin.
Miten kirjoitat ilmoittautumismuistutuksen
Kerro tapahtuman nimi ja päivämäärä ensimmäisellä rivillä. Vieraat osallistuvat moniin tapahtumiin. Sinun tapahtumasi pitää tunnistaa avaamatta pitkää ketjua.
Kerro selkeä määräaika. "Vastaa torstaihin mennessä, jotta voimme lyödä istumajärjestyksen lukkoon" luo kiireen kuulostamatta aggressiiviselta.
Tee vastaamisesta helppoa. Yksi painike kyllä-vastaukselle, yksi ei-vastaukselle. Pitkät lomakkeet, jotka ovat kolmen klikkauksen takana, jäävät täyttämättä. Mitä helpompi vastata, sitä tarkempi lukumäärä.
Selitä, miksi vastauksella on väliä. "Viimeistelemme ateriamääriä" tai "Paikkoja on rajoitetusti jäljellä" antaa vieraille syyn vastata kohteliaisuuden lisäksi.
Lähetä ensimmäinen muistutus viikko ennen määräaikaa ja viimeinen muistutus 48 tuntia ennen. Kaksi kosketusta tavoittaa useimmat jälkeenjääneet tuntumatta roskapostilta.
Esimerkkejä ilmoittautumismuistutusviesteistä
Sähköpostin aloitus: "Hei Jordan, suunnittelemme kevään verkostoitumisillallista 10. huhtikuuta emmekä ole vielä saaneet ilmoittautumistasi. Kerro, osallistutko, jotta voimme varata paikkasi."
Tekstiviestiversio: "Muistutus: ilmoittaudu 10.4. illalliselle to mennessä. Vastaa K osallistuaksesi, E kieltäytyäksesi. Tiedot: [lyhyt linkki]"
Seuranta "ehkä"-vastanneille: "Valitsit työpajaan 3.5. vaihtoehdon ehkä. Voisitko vahvistaa kyllä tai ei maanantaihin mennessä? Materiaalit tilataan lopullisen osallistujamäärän mukaan."
Pidä sävy lämpimänä sosiaalisissa tapahtumissa ja suorana maksullisissa ilmoittautumisissa, joissa vastaamattomuus tarkoittaa menetettyä tuloa.
Tapahtumailmoittautumisen asetukset ovat moduulissa kaksi kohdassa miten luot tapahtumailmoittautumislomakkeen. Yksittäisten ajanvarausten seurantaan ryhmätapahtumien sijaan katso ajanvarausmuistutukset tekstiviestinä edellisestä luvusta.
Usein kysytyt kysymykset
Milloin ensimmäinen ilmoittautumismuistutus kannattaa lähettää?
Viikko ennen vastausmääräaikaa on hyvä lähtökohta. Lähetä lyhyempi viimeinen muistutus 48 tuntia ennen määräaikaa tavoittaaksesi ne, jotka aikoivat vastata mutta unohtivat.
Pitäisikö ilmoittautumismuistutukset lähettää niille, jotka ovat jo vahvistaneet?
Jätä vahvistaneet vieraat pois muistutuslähetyksistä. Segmentoi listasi niin, että vain vastaamattomat ja "ehkä"-vastanneet saavat seurantaviestit. Vahvistaneet osallistujat, joita jahdataan, voivat peruuttaa ärsyyntyneinä.
Voinko kerätä ilmoittautumisia verkkosivustoni kautta?
Sivustosi tapahtumailmoittautumislomake kerää vastaukset yhteen paikkaan. WEMASYllä voit rakentaa ilmoittautumissivuja sivustonrakentajalla ja lähettää automaattisia ilmoittautumismuistutuksia keskeneräisille ilmoittautumisille.
Miten ilmoittautumismuistutus eroaa tapahtumavahvistuksesta?
Vahvistukset menevät niille, jotka ovat jo ilmoittautuneet, ja toistavat tapahtuman tiedot. Ilmoittautumismuistutukset jahtaavat niitä, jotka eivät ole vielä vastanneet. Moduuli kaksi käsittelee vahvistuspohjia kohdassa miten luot vahvistuspohjan sähköpostiin.
Mikä sävy sopii maksuttomiin ilmoittautumismuistutuksiin?
Pysy kohteliaana ja asiallisena. Kerro määräaika, selitä miksi lukumäärällä on väliä ja tarjoa helppo tapa kieltäytyä. Vieraat, jotka eivät pääse paikalle, ohittavat usein viestit, jotka tuntuvat syyllistämiseltä.
[wemasy-accordion type="primary" wemasy-accordion title="Pitäisikö ilmoittautumismuistutuksissa tarjota "ehkä"-vaihtoehtoa?"]<p>"Ehkä"-vastaukset lisäävät epävarmuutta. Tapahtumissa, joissa osallistujamäärä ohjaa kustannuksia, kannusta muistutustekstissä kyllä- tai ei-vastaukseen. Jos sallit "ehkä"-vaihtoehdon, lähetä sille segmentille erillinen toinen seurantaviesti ennen suunnitelmien lukitsemista.</p>
[/wemasy-accordion]