Suostumuslomake kerää jonkun hyväksynnän ennen kuin palvelu, tilaus tai tietojen keruu alkaa. Opi, mitä suostumuslomakkeet ovat, milloin tarvitset sellaisen ja mitä siihen kuuluu.
Milloin viimeksi klikkasit verkkosivustolla "Hyväksyn" lukematta, mihin suostuit? Useimmat tekevät niin päivittäin. Mutta jos olet itse se, joka kerää tuon hyväksynnän, panokset ovat toiset. Sinun täytyy tietää, että ihminen todella ymmärsi, mihin hän sanoi kyllä. Siihen suostumuslomakkeita käytetään, sekä verkossa että verkon ulkopuolella.
Verkkosivuston suostumuslomake varmistaa, että toisella puolella oleva ymmärtää, mihin suostuu, ja sanoo aktiivisesti kyllä. Se suojaa sekä kävijää että yritystä. Ilman sitä saatat kerätä tietoja, tarjota palveluita tai jakaa tietoja ilman selkeää lupaa, mikä on sekä oikeudellinen että luottamukseen liittyvä ongelma.
Mikä on suostumuslomake?
Olet todennäköisesti jossakin vaiheessa rastittanut verkkosivustolla "Hyväksyn"-ruudun. Tuo ruutu on suostumuslomake yksinkertaisimmillaan. Suostumuslomake pyytää lukemaan tietyt ehdot ja hyväksymään ne ennen kuin jotakin tapahtuu. Se tallentaa hyväksynnän, jolloin molemmilla osapuolilla on todiste luvan antamisesta. Tietoon perustuva suostumuslomake menee askeleen pidemmälle ja selittää selkeällä kielellä täsmälleen, mihin ihminen suostuu, ennen kuin hän rastittaa ruudun.
Verkkosivustolla suostumuslomakkeita tarvitaan useammin kuin ehkä arvaisit. Aina kun keräät henkilötietoja, ilmoitat jonkun palveluun, otat hänet mukaan ohjelmaan tai käsittelet tietoja, jotka vaativat nimenomaisen suostumuksen, suostumuslomake on tapa saada tuo "kyllä" kirjattua.
Milloin verkkosivustosi tarvitsee suostumuslomakkeen?
Saatat miettiä, tarvitseeko sivustosi sellaisen. Kaikki lomakkeet eivät tarvitse, mutta yllätyt, kuinka monessa tilanteessa se vaaditaan.
1. Henkilötietojen kerääminen
Monen maan tietosuojalait vaativat suostumuksen ennen henkilötietojen keräämistä, tallentamista tai käsittelyä. Tämä koskee sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita, terveystietoja, maksutietoja ja muuta. Yksinkertainen valintaruutu, jossa lukee "Hyväksyn tietosuojakäytännön", on yksi verkon yleisimmistä suostumustavoista. Lisää aiheesta voit lukea artikkelista evästesuostumus ja GDPR.
2. Sähköpostitilaukset ja markkinointi
Jos lisäät jonkun uutiskirjeen tai sähköpostilistan vastaanottajaksi, suostumus vaaditaan useimmilla alueilla. Kävijän täytyy aktiivisesti valita tilaus. Valmiiksi rastitut ruudut eivät ole monessa lainkäyttöalueessa pätevä suostumus.
3. Palvelusopimukset
Ennen palvelun tarjoamista, etenkin terveys-, lakiasia- tai rahoitusalalla, asiakkaan täytyy usein hyväksyä tietyt ehdot. Suostumuslomake tallentaa hyväksynnän digitaalisesti, jolloin molemmilla osapuolilla on selkeä kirjaus.
4. Tietojen jakaminen kolmansille osapuolille
Jos verkkosivustosi jakaa kävijätietoja muiden järjestelmien, kumppaneiden tai mainosverkostojen kanssa, saatat tarvita nimenomaisen suostumuksen. Se on erillinen yleisestä evästesuostumuksesta ja koskee tiettyjä tietojenjakojärjestelyjä.
Mitä suostumuslomakkeen pitäisi sisältää?
Suurin virhe suostumuslomakkeissa on tehdä niistä sekavia. Jos kävijä ei ymmärrä, mihin suostuu, suostumus ei ole oikeasti tietoon perustuva. Tässä se, mitä hyvä suostumuslomake tarvitsee.
1. Selkokielinen selitys
Kerro ihmiselle täsmälleen, mihin hän suostuu. Ei juridista jargonia, ei epämääräistä kieltä. Jos keräät sähköpostiosoitteen uutiskirjettä varten, sano se. Jos tallennat terveystietoja, selitä, miten niitä käytetään ja kuka niihin pääsee käsiksi.
2. Aktiivinen valinta
Valintaruutu, jonka ihmisen täytyy itse rastittaa. Älä rastita sitä valmiiksi. Ruudun rastittaminen tekee suostumuksesta pätevän.
3. Linkki täyteen käytäntöön
Linkitä tietosuojakäytäntöösi, käyttöehtoihisi tai muuhun yksityiskohtaiseen asiakirjaan, joka soveltuu. Lomake antaa tiivistelmän, linkitetty asiakirja antaa koko juridisen tekstin.
4. Aikaleima ja kirjaus
Järjestelmäsi pitäisi tallentaa, milloin suostumus annettiin ja kuka sen antoi. Näin syntyy jäljitettävä kirjaus, joka suojaa yritystäsi, jos kysymyksiä herää myöhemmin.
Suostumuslomakkeet suojaavat kävijöitä ja yritystäsi samanaikaisesti. Ne varmistavat, ettei kukaan yllättyne siitä, miten hänen tietojaan käytetään, ja antavat sinulle selkeän kirjauksen luvan saamisesta. WEMASYn lomakerakentimella voit lisätä suostumusvalintaruutuja ja hyväksymiskenttiä mihin tahansa sivustosi lomakkeeseen. Voit linkittää käytäntöihisi, asettaa kentät pakollisiksi ja tallentaa jokaisen lähetyksen aikaleimalla. Jos haluat nähdä, miten suostumuslomakkeet istuvat muiden tyyppien rinnalle, lue verkkosivuston lomakkeet ja niiden merkitys.