Hakulomake on jäsennelty tapa kerätä tietoja ihmisiltä, jotka hakevat jotakin tiettyä. Toisin kuin yleinen yhteydenottolomake, hakulomake kysyy kohdennettuja kysymyksiä, joiden avulla näet, sopiiko hakija siihen, mitä tarvitset.
Ota mikä tahansa työpaikkailmoitus ja katso, mitä rekrytoija oikeasti tarvitsee ennen haastattelun sopimista. Ei elämäntarinaa. Ei sitä, miksi hakija haluaa työn. Ei koko työhistoriaa. Hän tarvitsee tiedon siitä, onko hakijalla perustaidot työhön, voiko hän aloittaa ja onko hänellä näyttöä osaamisesta. Juuri sen hakulomake kerää. Oikeat kysymykset oikeassa muodossa, jolloin hakijoiden vertailu vie minuutteja tuntien sijaan.
Useimmat rekrytointitiimit jättävät hakulomakkeen kokonaan pois. He käyttävät yhteydenottolomaketta tai antavat ihmisten lähettää ansioluettelon sähköpostilla miten haluavat. Tuloksena on kaaos. Yksi ansioluettelo on PDF. Toinen on Google Docs -tiedosto. Joku lähettää Word-tiedoston. Ansioluetteloita tulee kolmessa eri sähköpostiketjussa. Jotkut hakijat kertovat suosittelijat, toiset eivät. Jotkut vastaavat palkkatoiveeseen, toiset kieltäytyvät. Päädyt 50 vastaukseen 50 eri muodossa. Kenenkään vertaaminen tuntuu mahdottomalta.
Hakulomake lopettaa tämän. Kaikki täyttävät saman lomakkeen. Kaikki antavat samat tiedot samassa järjestyksessä. Käytät vähemmän aikaa järjestelyyn ja enemmän sen arviointiin, kuka oikeasti sopii tehtävään. Mitä parempi lomake, sitä parempia palkkauksia teet, koska saat heti oikeat tiedot päätösten pohjaksi.
Mitkä kentät ovat tärkeitä hakulomakkeessa
Useimmissa hakulomakkeissa on liikaa kenttiä. Rekrytoija ajattelee "voisin haluta tietää..." ja kysyy kaikesta. Tuloksena on lomake, jonka täyttö vie 20 minuuttia, ja hakijat jättävät sen kesken. Hyvin suunniteltu hakulomake kysyy vain sen, mitä tarvitset oikean päätöksen tekemiseen.
Pakolliset tunnistetiedot
Nimi ja sähköpostiosoite. Niistä näet, kuka henkilö on ja miten hänet tavoittaa. Tee molemmista pakollisia. Älä kysy puhelinnumeroa, ellet aio soittaa. Puhelinnumeron kirjoittaminen lomakkeeseen tuntuu tungettelevalta, kun ihminen odottaa viestittelyä sähköpostilla. Jos puhelinnumero on tärkeä, kerro kentän vieressä miksi. "Soitamme 24 tunnin sisällä haastattelun sopimiseksi."
Nykyinen tehtävä ja asiaan liittyvän kokemuksen vuodet
Mikä on hakijan nykyinen tehtävänimike? Kuinka monta vuotta hän on tehnyt tämän tyyppistä työtä? Näistä kahdesta kysymyksestä näet, onko hakijalla perustason kokemus. Älä kysy yksityiskohtaista työhistoriaa. Seulot, et haastattele. Jos hakija läpäisee tämän kysymyksen, soitat hänelle ja kysyt aiemmista tehtävistä.
Aloitusvalmius
Pudotusvalikko, jossa on vaihtoehdot kuten "Heti", "Kahden viikon päästä", "Kuukauden päästä", "Kahden kuukauden päästä", "Joustava". Siitä näet, sopiiko hakijan aikataulu tarpeisiisi. Voit suodattaa hakemuksia aloituspäivän mukaan. Joihinkin tehtäviin tarvitaan tekijä heti. Joissakin voi odottaa. Kentän avulla hakijat valitsevat itse tarpeidesi mukaan.
Ansioluettelon tai portfolion linkki (valinnainen tai ehdollinen)
Tiedoston latauskenttä tai tekstikenttä, johon liitetään linkki. Tee siitä valinnainen ensimmäisessä hakemuksessa. Tai kysy ensin karsintakysymys, esimerkiksi "Onko sinulla portfolio tai julkaistua työtä tältä alalta?", ja näytä latauskenttä vain, jos vastaus on kyllä. Jos vaadit tiedoston latauksen jo ensimmäisessä lomakkeessa, keskeyttäminen kasvaa 20-30 prosenttia.
Yksi pätevyyskysymys
Yksi avoin tekstikenttä, johon hakija vastaa yhteen tehtävän kannalta tärkeään asiaan. Suunnittelijalta voit kysyä "Kuvaile yksi suunnitteluprojekti, josta olet ylpeä." Markkinoijalta "Mikä on kampanja, jonka veit läpi ja josta saatiin mitattavia tuloksia?" Kehittäjältä "Minkä teknisen ongelman olet ratkaissut?" Yksi kysymys. Ei 500 sanan esseetä mutta ei yhtä lausettakaan. Kaksi tai kolme lausetta kertoo, miten hakija ajattelee.
Ehtojen hyväksyminen
Valintaruutu, jossa lukee "Vahvistan antamani tiedot oikeiksi ja hyväksyn tietosuojakäytännön." Siinä kaikki. Älä pyydä hakijoita tilaamaan uutiskirjettäsi tai hyväksymään useita asioita. Yksi valintaruutu. Yksi hyväksyntä.
Mitä et saa koskaan kysyä hakulomakkeessa
Nämä kentät lisäävät kitkaa mutta eivät lisää arvoa pätevyyden arvioinnissa. Ne kasvattavat keskeyttämistä eivätkä auta arvioimaan ketään.
Puhelinnumero pakollisena
Hakijat odottavat viestintää sähköpostilla. Pakollinen puhelinnumero saa lomakkeen tuntumaan tungettelevalta. He eivät tiedä, aiotko myydä heidän numeronsa tai soittaa kuudelta aamulla. Tee kentästä valinnainen.
Suosittelijat
Pyydä suosittelijat sen jälkeen, kun hakija on läpäissyt karsintasi. Älä hakulomakkeessa. Jos pyydät kolme suosittelijaa heti alussa, menetät hakijat, jotka eivät halua antaa niitä ennen kuin tietävät, että aiot oikeasti palkata heidät.
Palkkatoive
Tämä kuuluu haastatteluun, ei hakulomakkeeseen. Palkka on neuvottelun asia. Useimmat hakijat eivät kirjoita lukua ylös ennen kuin tietävät tehtävästä enemmän. Jos sinun täytyy suodattaa palkan mukaan, tee se nopealla puhelulla hakemuksen läpikäynnin jälkeen.
Yksityiskohtainen työhistoria
Älä pyydä lomakkeeseen upotettua ansioluetteloa. Älä pyydä listaamaan jokaista työpaikkaa, joka hakijalla on koskaan ollut. Riittää, että saat ansioluettelon linkkinä tai tiedostona. Jos kokemus on olennaista, soitat ja käytte taustan läpi keskustellen.
Persoonallisuustestit tai "miksi haluat tämän työn" -esseet
Nämä ovat haastattelukysymyksiä, eivät hakukysymyksiä. Hakulomake seuloo ihmisiä. Haastattelussa selvitetään, sopiiko hakija työyhteisöön. Älä sekoita näitä kahta. Pidä lomake keskittyneenä siihen, osaako hakija tehdä työn.
Epäolennaiset henkilötiedot
Älä kysy rodusta, iästä, kansalaisuudesta, uskonnosta, vammasta tai siviilisäädystä. Joidenkin kysyminen on laitonta. Kaikki on tarpeetonta hakuvaiheessa. Seulot taitoja ja sopivuutta. Henkilötiedoilla ei ole mitään tekemistä kummankaan kanssa.
Miten jäsennät hakulomakkeen niin, että se täytetään loppuun
Lyhyeltä näyttävä hakulomake täytetään useammin kuin pitkältä näyttävä. Sekava lomake jätetään kesken. Rakenteella on väliä.
Helpot kysymykset ensin, sitten vaikeammat
Aloita nimellä ja sähköpostilla. Sitten kysy nykyistä tehtävää. Sitten kokemusvuosia. Vasta kun hakija on vastannut kahteen helppoon asiaan, kysy vaikeampi kysymys, kuten "Kuvaile tekemäsi projekti." Se, joka on täyttänyt kaksi kenttää, tekee lomakkeen todennäköisemmin loppuun kuin se, joka näkee vaikean kysymyksen ensin.
Käytä yhtä saraketta
Älä aseta nimeä ja sähköpostia vierekkäin. Pinoa kaikki pystysuoraan yhteen sarakkeeseen. Etenkin mobiilissa vierekkäiset kentät pakottavat vierittämään sivusuunnassa, ja ihmiset lopettavat. Yksi sarake, ylhäältä alas.
Käytä pudotusvalikoita avoimen tekstin sijaan, kun mahdollista
Kokemusvuodet. Käytä pudotusvalikkoa, jossa on "0-2 vuotta", "3-5 vuotta", "6-10 vuotta", "yli 10 vuotta". Älä pyydä kirjoittamaan numeroa. Aloitusvalmius. Käytä pudotusvalikkoa valmiilla ajankohdilla. Yrityksen koko, jossa hakija on työskennellyt. Käytä pudotusvalikkoa. Pudotusvalikot täytetään nopeammin, ja ne vähentävät kirjoitusvirheitä ja vaihtelua.
Käytä ehtologiikkaa piilottamaan epäolennaiset kentät
Jos tehtävä ei vaadi portfoliota, kysy ensin "Onko sinulla portfolio?" Jos vastaus on ei, älä näytä portfolion latauskenttää. Jos vastaus on kyllä, näytä se. Sama lomake, erilainen kokemus eri ihmisille. Koettu lomakkeen pituus lyhenee 30 prosenttia tai enemmän.
Käytä etenemispalkkia pidemmissä hakemuksissa
Jos hakemuksessa on yli kuusi kenttää, jaa se sivuihin. Ensimmäinen sivu. Nimi, sähköposti, nykyinen tehtävä, kokemusvuodet. Näyttää "Vaihe 1/2". Toinen sivu. Aloitusvalmius, ansioluettelon linkki, yksi pätevyyskysymys. Näyttää "Vaihe 2/2". Psykologisesti hakija kokee sitoutuvansa "vain muutamaan kysymykseen", ei pitkään lomakkeeseen. Täyttöaste nousee.
Testaa ensin mobiilissa
Yli puolet työnhakijoista hakee puhelimella lounastauolla tai kotona sohvalla illalla. Jos lomakkeesi on vaikea käyttää mobiilissa, menetät puolet hakijoista. Isot painikkeet. Isot tekstikentät. Mobiiliystävälliset pudotusvalikot. Päivämäärävalitsimet, jotka toimivat puhelimella. Testaa lomake omalla puhelimellasi ennen julkaisua. Jos et itse täyttäisi sitä, eivät hakijatkaan.
Miten vähennät keskeyttämistä
Jos yli 40 prosenttia hakemuksen aloittaneista ei täytä sitä loppuun, lomakkeesi on liian pitkä tai liian sekava.
Vähennä ensin kenttien määrää
Jos kenttiä on yli kahdeksan, vähennä viiteen tai kuuteen. Poista vähiten tärkeä kenttä. Katso, paraneeko täyttöaste. Jos paranee, löysit kitkan. Pidä kenttä poissa. Kokeile seuraavaksi toisen kentän poistoa. Jatka karsimista, kunnes täyttöaste paranee. Kenttien määrä on lähes aina ongelma.
Käytä lämpökarttaa nähdäksesi, missä ihmiset lopettavat
Lämpökartta näyttää, mitkä kentät ihmiset ohittavat ja missä he keskeyttävät lomakkeen. Jos kaikki täyttävät neljä ensimmäistä kenttää mutta kukaan ei lataa ansioluetteloa, löysit ongelman. Siirrä ansioluettelokenttä toiselle sivulle. Tai tee siitä ehdollinen. Tai poista se ensimmäisestä hakemuksesta. Lämpökarttadata kertoo tarkasti, mitä parannat.
Kokeile kenttien poistoa tai uudelleenjärjestystä
Poista vähiten tärkeä kenttä ja katso, paraneeko täyttöaste. Järjestä kenttiä uudelleen. Joskus vaikeamman kysymyksen siirtäminen loppuun, kun hakija on jo sitoutunut täyttämään lomaketta, muuttaa täyttödynamiikan kokonaan. Pienet muutokset kasautuvat.
Käytä monivaiheisia lomakkeita pituuden pilkkomiseen
12 kentän hakemus yhdellä sivulla tuntuu pelottavalta. Jaa se kahdelle sivulle, kummallekin 6 kenttää, ja täyttöaste voi nousta 15-20 prosenttia. Lomakkeessa on edelleen 12 kenttää, mutta kokemus on "vain kuusi kysymystä" sivua kohti. Psykologinen pituus on tärkeämpi kuin todellinen pituus.
Mitä tapahtuu lähettämisen jälkeen
Hakemus saapuu. Mitä seuraavaksi? Aseta selkeät odotukset.
Näytä kiitosviesti heti
Lähettämisen jälkeen näytä viesti kuten "Kiitos hakemuksestasi. Käymme hakemuksesi läpi ja vastaamme kolmen arkipäivän kuluessa." Älä jätä hakijaa arvailemaan. Aseta selkeä odotus. Ja täytä se oikeasti. Jos sanot 3 arkipäivää, vastaa 3 arkipäivän sisällä.
Lähetä vahvistussähköposti automaattisesti
Heti lähettämisen jälkeen lähetä vahvistussähköposti. Kerro, mitä hakija lähetti. Kerro, mitä seuraavaksi tapahtuu. Kerro selkeä aikataulu. Se kertoo hakijalle, että lomake toimi. Se antaa hänelle kirjallisen todisteen. Se rakentaa luottamusta siitä, että hänet kuultiin. Älä jätä tätä väliin.
Ohjaa hakemukset oikealle henkilölle
Jos sinulla on useita avoimia tehtäviä, käytä ehtologiikkaa ohjataksesi hakemukset oikealle rekrytoijalle. Myyntitehtävään hakeva menee myyntipäällikölle. Tekniikkaan hakeva menee teknologiajohtajalle. Automaattinen ohjaus. Yksikään hakemus ei huku. Kukaan ei päädy väärälle rekrytoijalle.
WEMASYn hakulomakkeen ominaisuudet
WEMASYn lomakkeilla on helppo tehdä hakulomakkeita, jotka täytetään loppuun. Käytä ehtologiikkaa näyttääksesi eri kenttiä vastausten perusteella. Käytä monivaiheisia lomakkeita etenemispalkeilla pidemmissä hakemuksissa. Mobiilisuunnittelu on automaattista. Vahvistussähköpostit lähtevät automaattisesti. Lähetykset näkyvät hallintapaneelissasi järjestettyinä ja haettavina. Integraatiot lähettävät hakemukset suoraan CRM-järjestelmääsi tai sähköpostiisi, joten hallitset hakijat yhdessä paikassa. Koodausta ei tarvita.
Katso, mitä kukin paketti sisältää, osoitteessa /pricing.