Varastoon liittyvät ongelmat kasautuvat hiljaa. Ohi mennyt tilaus täällä, ylimyyty tuote tuolla, ja pian teet hyvityksiä, kirjoitat pahoittelusähköposteja ja katsot uusintaostajien siirtyvän muualle. Luotettavan järjestelmän käyttöönotto ajoissa maksaa paljon vähemmän kuin vahinkojen siivoaminen sen jälkeen, kun se on pettänyt.
Mitä on verkkokaupan varastonhallinta?
Varastonhallinta on prosessi, jossa seurataan, kuinka monta kappaletta kutakin tuotetta on käsillä, kuinka nopeasti ne myyvät, milloin tilata lisää ja mitä varastolle tapahtuu tilausten tullessa ja mennessä. Verkkokaupassa siihen kuuluu myös kaupassa näytettävien varastosaldojen pitäminen oikeina, jotta ostajat eivät koskaan osta sellaista, mitä et voi toimittaa.
Yksinkertaisimmillaan verkkokaupan varastonhallinta vastaa neljään kysymykseen milloin tahansa. Kuinka paljon sinulla on? Missä se on? Kuinka nopeasti se liikkuu? Milloin tarvitset lisää? Kauppa, joka pystyy vastaamaan kaikkiin neljään luotettavasti, hallitsee varastoaan toimivasti. Kauppa, joka ei pysty vastaamaan niihin johdonmukaisesti, toimii sokeissa pisteissä, jotka lopulta maksavat myynnin.
Panokset ovat erilaiset verkossa kuin fyysisessä kaupassa. Fyysisessä kaupassa ostaja näkee tyhjän hyllyn. Verkossa hän voi viedä kassan loppuun tuotteelle, jota sinulla ei ole. Se on ylimyynti, ja siitä toipuminen on pahempaa kuin menetetty myynti. Siihen liittyy hyvitys, selitys ja pettynyt asiakas, jonka täytyy nyt tilata uudelleen jotain, minkä hän luuli jo olevan kunnossa.
Miten varaston seuranta toimii?
Varaston seuranta alkaa laskennasta. Jokaisella luettelosi tuotteella on siihen liitetty varastomäärä. Kun ostaja tekee tilauksen, määrä pienenee. Kun saat uutta varastoa, se kasvaa. Järjestelmä, joka hoitaa tämän reaaliajassa, on varaston seuranta.
Manuaalinen seuranta käyttää taulukkoa tai kirjallista lokia. Jokainen myynti kirjataan, jokainen toimitus lisätään ja kokonaismäärä päivitetään käsin. Hyvin pienille kaupoille, joilla on vähän tuotenimikkeitä, tämä toimii. Se hajoaa, kun tilausmäärät kasvavat, kun tuotteilla on useita variaatioita tai kun myyt useammassa kuin yhdessä kanavassa ja varaston täytyy päivittyä usealla paikalla yhtä aikaa.
Automaattinen seuranta, joka on sisäänrakennettu useimpiin verkkokauppajärjestelmiin, päivittää varastosaldot reaaliajassa tilausten tullessa. Ostaja ostaa punaisen t-paidan koossa M. Järjestelmä vähentää heti yhden kyseisen variaation määrästä. Jos varasto putoaa nollaan, tuote merkitään automaattisesti ei saatavilla -tilaan tai loppuunmyydyksi. Mitään manuaalista vaihetta ei tarvita. Tämä on vakiotapa kaikille kaupoille, joilla on enemmän kuin kourallinen tuotteita.
Mikä on tilausraja ja miten sen asetat?
Tilausraja on varastotaso, jolla käynnistät uuden tilauksen toimittajalta. Se ei ole nolla. Kun varastosi saavuttaa nollan, olet jo menettänyt myyntiä. Tilausraja asetetaan riittävän korkealle, jotta uusi varasto saapuu ennen kuin loppuu.
Tilausrajan laskeminen vaatii kaksi tietoa. Ensinnäkin kyseisen tuotteen keskimääräisen päivämyynnin. Toiseksi toimittajasi toimitusajan eli sen, kuinka monta päivää kuluu tilauksen tekemisestä varaston saapumiseen. Kerro nämä kaksi lukua keskenään, ja saat vähimmäisvarastotason, jolla sinun täytyy tilata, jotta välille ei jää aukkoa.
Lisää päälle turvapuskuri. Toimittajien toimitusajat eivät aina ole tarkkoja. Lähetys, jonka piti saapua seitsemässä päivässä, kestää joskus kymmenen. Turvavarasto on ylimääräiset kappaleet, jotka kattavat tilanteen, jossa toimittaja myöhästyy tai myynti äkillisesti piikkaa. Yleinen tapa on lisätä perustilausrajalaskelman päälle kolmen tai viiden päivän keskimyynti turvavarastoksi.
Aseta tilausrajat tuotekohtaisesti, ei koko luettelolle. Nopeasti liikkuva myyntimenestys tarvitsee paljon korkeamman tilausrajan kuin hitaasti liikkuva erikoistuote. Tarkista ja säädä tilausrajoja kausittain, koska myyntinopeudet muuttuvat ja tilauslaskelman täytyy pysyä mukana.
Miten estät ylimyynnin?
Ylimyynti tapahtuu, kun ostaja ostaa tuotteen, jota et voi toimittaa, koska järjestelmäsi näytti suuremman varastomäärän kuin sinulla todellisuudessa oli. Se on lähes aina synkronointiongelma. Todellinen varastosi ja järjestelmäsi varastomäärä ovat ajautuneet erilleen.
Yleisimmät syyt ovat manuaaliset virheet, kuten varaston päivittämisen unohtaminen palautusten tai vaurioituneiden tuotteiden poistamisen jälkeen. Se tapahtuu myös silloin, kun myyt useissa kanavissa eikä yhden kanavan myynti päivitä heti toisen kanavan määrää. Oman kauppasi kautta tehty myynti ja markkinapaikan kautta tehty myynti samasta tuotteesta voivat molemmat käsitellä ennen kuin kumpikaan kanava päivittää saatavilla olevan määrän, jos niitä ei synkronoida reaaliajassa.
Ylimyynnin estäminen alkaa tarkoista määristä. Täsmäytä fyysinen varastosi järjestelmän määrään säännöllisesti. Vähän myyvissä kaupoissa kuukausittain on toimiva. Paljon myyvissä kaupoissa viikoittain tai jokaisen suuren toimituksen jälkeen. Jos myyt useissa kanavissa, varmista, että ne kaikki hakevat tiedot yhdestä varastolähteestä sen sijaan, että ylläpitäisivät erillisiä määriä.
Voit myös asettaa järjestelmään varastopuskurin. Kahden tai kolmen kappaleen puskuri tarkoittaa, että kauppasi näyttää tuotteen loppuun myydyksi, kun sitä on vielä kaksi tai kolme kappaletta jäljellä. Se on turvaverkko, joka antaa sinulle aikaa tarkistaa määrät ennen kuin viimeiset kappaleet myydään. Se vaihtaa pienen määrän mahdollista liikevaihtoa paljon pienempään ylimyynnin riskiin.
Mikä ero on FIFO:lla ja LIFO:lla?
FIFO tarkoittaa first in, first out eli ensin sisään, ensin ulos. Se tarkoittaa, että myyt vanhimman varaston ensin. LIFO tarkoittaa last in, first out eli viimeksi sisään, ensin ulos, mikä tarkoittaa, että myyt uusimman varaston ensin.
Useimmille fyysisille tuotteille FIFO on oikea lähestymistapa. Tuotteet, jotka vanhenevat, huononevat tai menevät pois muodista, täytyy myydä siinä järjestyksessä, jossa ne saatiin, jotta vanhempi varasto ei jää loputtomiin uudemman taakse. Ruokabrändi, ihonhoitobrändi tai vaatebrändi, jolla on kausikokoelmia, tarvitsevat kaikki FIFO:a. Ensimmäisenä saatu erä on ensimmäisenä lähetetty erä.
LIFO:a käytetään joissakin kirjanpidon yhteyksissä, mutta se on harvoin oikea operatiivinen tapa verkkokauppabrändeille. Poikkeus ovat tuotteet, joiden kunto ei heikkene ja joille säilyvyysaika ei ole tekijä, kuten tietyt pitkäikäiset tavarat tai digitaaliset tuotteet. Silloinkin useimmat kaupat käyttävät oletuksena FIFO:a, koska se vähentää riskiä pitää vanhentunutta tai vanhaksi jäänyttä varastoa.
Miten hallitset varastoa tuotteille, joilla on variaatioita?
Variaatiot ovat koon, värin, materiaalin tai muiden vaihtoehtojen yhdistelmiä, jotka luovat saman perustuotteen eri versioita. T-paita viidessä värissä ja neljässä koossa on yksi tuote, jolla on kaksikymmentä variaatiota. Jokaisella variaatiolla on oma varastomääränsä, oma tilausrajansa ja oma myyntinopeutensa.
Varaston hallinta variaatiotasolla on enemmän työtä kuin hallinta tuotetasolla, mutta se on ainoa tapa, joka estää variaatiokohtaiset loppumiset. Tuote, joka näkyy saatavilla olevana, voi silti olla loppu suosituimmassa koossa tai värissä. Varaston seuranta variaatiotasolla tekee nämä aukot näkyviksi, ennen kuin ostaja törmää niihin.
Ryhmittele variaatiodata, kun tarkastelet tilauspäätöksiä. Punainen t-paita koossa L voi myydä nopeammin kuin sama paita koossa XS. Aseta variaatiokohtaiset tilausrajat parhaille myyjillesi ja hyväksy, että vähän myyviä variaatioita voi hallita pienemmällä turvapuskurilla. Se vähentää hitaasti liikkuvaan varastoon sidottua pääomaa jättämättä parhaiten myyviä variaatioitasi alttiiksi.
Miten teet varastolaskennan tai varastotarkastuksen?
Varastolaskenta on fyysinen tarkistus siitä, mitä sinulla oikeasti on verrattuna siihen, mitä järjestelmä sanoo sinulla olevan. Näiden kahden luvun välistä eroa kutsutaan hävikiksi, ja se kertyy palautuksista, joita ei käsitelty oikein, vaurioituneista tuotteista, joita ei kirjattu pois, varkauksista ja yksinkertaisista laskuvirheistä.
Täysi varastolaskenta
Täysi laskenta tarkistaa kaupan jokaisen varastotuotteen kerralla. Se on tarkin menetelmä ja häiritsevin. Kaupoille, joilla on laaja valikoima, täysi laskenta tehdään tyypillisesti kerran tai kaksi vuodessa, usein tilikauden lopussa. Se vaatii jokaisen tuotteen ja variaation laskemisen ja tuloksen täsmäyttämisen järjestelmän määrään.
Kiertävä laskenta
Kiertävä laskenta tarkistaa osan varastosta kiertävällä aikataululla kaiken sijaan kerralla. Joka viikko tai kuukausi lasketaan luettelosi eri osa. Vuoden aikana jokainen tuote on laskettu vähintään kerran. Se on vähemmän häiritsevä kuin täysi laskenta ja havaitsee poikkeamat ennen kuin ne kasaantuvat. Se on suositeltu menetelmä kaupoille, joilla on paljon varastoa ja jotka eivät voi sulkea toimintaansa täyttä laskentaa varten.
Pistokokeet
Pistokokeet ovat aikatauluttamattomia laskentoja tietyistä arvokkaista tai nopeasti liikkuvista tuotteista. Ne laukeavat merkistä, kuten tilausrajan saavuttamisesta odotettua aikaisemmin tai asiakasvalituksesta siitä, että tuote oli merkitty varastossa olevaksi, vaikka se ei ollut saatavilla. Pistokokeet vahvistavat, onko järjestelmän määrä oikea tietylle tuotteelle ilman koko luettelon tarkastusta.
Mikä on turvavarasto ja kuinka paljon sitä kannattaa pitää?
Turvavarasto on varavarasto, jota pidät vähimmäistoimintatason yläpuolella imemään odottamattomat kysyntäpiikit tai toimitusviiveet. Se on varastoa, jota toivot, ettei tarvitse, mutta jonka olemassaoloon olet iloinen, kun toimitusajat venyvät tai tuote alkaa myydä äkillisesti ennustettua nopeammin.
Oikea turvavaraston määrä riippuu siitä, kuinka vaihtelevaa kysyntäsi on ja kuinka luotettavia toimittajasi ovat. Tuote, jonka myynti on tasaista ja ennustettavaa ja jonka toimittaja toimittaa aina ajallaan, tarvitsee hyvin vähän turvavarastoa. Tuote, jonka myynti on epätasaista tai jonka toimittajan toimitusajat vaihtelevat, tarvitsee enemmän. Laske turvavarasto huonoimman tapauksen toimitusajan ja korkeimman vastaavalla jaksolla nähdyn myyntinopeuden perusteella ja vertaa sitä keskimääräiseen tilanteeseen. Ero huonoimman tapauksen ja keskiarvon välillä on suunnilleen se, kuinka paljon turvavarastoa tarvitset.
Liian suuren turvavaraston pitäminen sitoo rahaa varastoon, joka seisoo myymisen sijaan. Liian pienen pitäminen aiheuttaa loppumisia, jotka maksavat sinulle myyntiä ja ostajien luottamusta. Tarkista turvavarastotasot minkä tahansa epätavallisen kysynnän jakson jälkeen, kuten kampanjan, tuotelanseerauksen tai kausipiikin jälkeen.
Miten hallitset varastoa alennusmyynnin tai kampanjan aikana?
Kampanjajaksot tiivistävät kohteena olevien tuotteiden myyntinopeutta dramaattisesti. Tuote, joka myy normaalikaupassa 10 kappaletta viikossa, voi myydä 100 kappaletta alennusmyynnin kahden ensimmäisen päivän aikana. Varastojärjestelmät, jotka toimivat hyvin normaaleilla volyymeilla, voivat jäädä jälkeen piikin aikana, jos niitä ei ole asetettu käsittelemään nopeaa tilausten käsittelyä.
Tarkista ennen jokaista kampanjaa varastotasot jokaiselle tuotteelle, jonka aiot sisällyttää. Aseta varovaiset osallistumisrajat, jos varastosi on tiukka. On parempi rajoittaa kampanja tiettyyn kappalemäärään kuin ylimyydä ja tehdä hyvityksiä kiireisimpänä aikanasi.
Täsmäytä määrät kampanjan jälkeen, ennen kuin avaat normaalin kaupankäynnin uudelleen. Kampanjatilaukset luovat joskus toimituksiin jonon, joka viivästyttää varastomäärän oikeaa päivittymistä. Kampanjan jälkeinen täsmäytys havaitsee nämä aukot ennen kuin ne siirtyvät tavalliseen varastonhallintaan.
Miten WEMASY hoitaa varastonhallinnan
WEMASYn verkkokauppajärjestelmässä on sisäänrakennettu varaston seuranta, jossa varastosaldot päivittyvät reaaliajassa tilausten tullessa, määrät ovat variaatiotasolla, matalan varaston ilmoitukset ovat käytössä ja tuotteen voi näyttää automaattisesti loppuun myytynä, kun varasto saavuttaa nollan. Voit asettaa tilausrajat ja tarkastella varastoraportteja kauppasi hallintapaneelista. Katso, mitä kukin paketti sisältää, hinnoittelusivulta. Syvemmän katsauksen siihen, miten varasto liittyy tuotteiden asetuksiin, löydät artikkelista mikä on tuoteluettelo ja miten sen rakennat.
Aiheeseen liittyvää luettavaa: Mitä on verkkokauppa? ja Miten verkkokauppa toimii?.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on paras tapa aloittaa varaston seuranta, jos minulla ei ole mitään järjestelmää?
Aloita taulukosta ja laskennasta. Listaa jokainen tuote ja variaatio, jota pidät varastossa, syötä nykyinen määrä jokaiselle ja kirjaa toimittajasi toimitusaika. Kirjaa jokainen myynti ja jokainen toimitus. Tämä antaa sinulle lähtötilanteen. Kun sinulla on perusmäärä ja prosessi sen päivittämiseen, näet nopeasti, missä manuaalinen tapa hajoaa, mikä on yleensä kohta, jossa automaattinen järjestelmä tulee tarpeelliseksi. Manuaalisen vaiheen tavoite on ymmärtää tuotevalikoimasi riittävän hyvin automaattisen järjestelmän oikeaan käyttöönottoon. WEMASYn sivustonrakentajalla voit tehdä tämän suoraan kauppaasi.
Miten hallitsen varastoa tuotteille, joita myydään omassa kaupassani ja markkinapaikalla samaan aikaan?
Monikanavamyynti vaatii yhden varaston totuuden lähteen. Jos jokainen kanava ylläpitää omaa määräänsä, ylimyynti on lähes väistämätön. Käytä varastojärjestelmää, joka synkronoi varaston reaaliajassa kaikissa kanavissa, jolloin myynti missä tahansa vähentää heti saatavilla olevaa määrää kaikkialla. Jos verkkokauppajärjestelmäsi ei tue tätä sellaisenaan, seuraava vaihtoehto on monikanavainen varastosovellus, joka yhdistää kanavasi yhteiseen määrään. Myyminen kahdessa kanavassa erillisillä varastomäärillä ja toivominen parasta ei ole kestävä tapa volyymin kasvaessa.
Pitäisikö sallia jälkitoimitustilaukset, kun tuote on loppu?
Jälkitoimitustilaukset antavat ostajien ostaa tuotteen, jota sinulla ei tällä hetkellä ole, toimituspäivällä, kun varasto saapuu. Ne voivat ylläpitää liikevaihtoa loppumisen aikana, mutta ne vaativat selkeää viestintää ostajille odotettavissa olevasta odotusajasta. Jos tarjoat jälkitoimitustilauksia, näytä odotettu lähetyspäivä näkyvästi ja lähetä vahvistussähköposti, joka toistaa aikataulun. Älä koskaan tarjoa niitä, jos et ole varma, milloin varasto saapuu. Ostajat, jotka tilaavat jälkitoimitettavan tuotteen eivätkä saa päivitystä, todennäköisemmin peruvat ja jättävät kielteisen arvostelun kuin ostajat, joille kerrottiin, että tuote on yksinkertaisesti loppu.
Miten hallitsen varastoa tuotteille, jotka valmistan itse enkä osta toimittajalta?
Käsintehdyissä tai tilaustyönä valmistettavissa tuotteissa varastonhallinta keskittyy tuotantokapasiteettiin eikä varastosaldoon. Seuraa materiaaleja ja osia, joita tarvitset kunkin tuotteen valmistukseen, nykyistä materiaalivarastoasi ja tuotantonopeuttasi. Tilausrajat koskevat raaka-aineitasi, eivät valmiita tuotteita. Aseta realistinen toimitusaika jokaiselle tuotteelle sen mukaan, kuinka kauan sen valmistus sinulla kestää, ja näytä se ostajille kassalla. Jos tilausmääräsi kasvaa nopeammin kuin tuotantokapasiteettisi, se ero on toimintasi tärkein varastosignaali.
Mitä on kuollut varasto ja miten sitä vältetään?
Kuollut varasto on varastoa, joka ei myy ja jonka ei todennäköisesti odoteta myyvän nykyisellä hinnallaan. Se sitoo pääomaa, vie varastotilaa ja edustaa ostoon tai ennustamiseen liittyvää virhettä. Välttääksesi sitä osta varovasti uusia tai todistamattomia tuotteita ja kasvata tilauksia vasta, kun sinulla on todellista myyntidataa. Tarkista hitaasti liikkuvat tuotteet kuukausittain. Tuote, joka ei ole myynyt 60 päivään, on ehdokas hinnanalennukselle tai kampanjapanostukselle, ennen kuin siitä tulee pysyvästi jumiin jäänyttä varastoa. Mitä nopeammin toimit hitaasti liikkuvan varaston suhteen, sitä enemmän investoinnistasi saat takaisin.
Miten dropshipping vaikuttaa varastonhallintaan?
Dropshippingissa et pidä fyysistä varastoa. Toimittajasi lähettää tuotteen suoraan ostajallesi, kun tilaus tehdään. Varastonhallinta tässä mallissa tarkoittaa toimittajasi varastosaatavuuden seuraamista, ei omaa. Riski on, että toimittajasi varastomäärä ja kauppasi ilmoittama saatavuus menevät epäsynkroniin. Ostaja ostaa tuotteen, jonka kauppasi sanoo olevan varastossa, mutta toimittajasi on loppunut. Tämä luo ylimyyntitilanteen, jota on vaikeampi estää, koska olet riippuvainen toimittajasi datan tarkkuudesta. Aseta kauppasi päivittämään saatavuus reaaliaikaisten toimittajasyötteiden perusteella, kun mahdollista, ja rakenna prosessi toimittajan varastotasojen säännölliseen seurantaan.