Kuusi ihmistä koskee jokaiseen yrityksesi blogikirjoitukseen. Kukaan ei tiedä, kuka vastaa mistäkin. Kaksitoista luonnosta on jumissa jossain kohdassa "melkein valmis" ja "odottaa palautetta". Viime kuussa julkaisit kolme sisältöä. Tässä kuussa nolla. Tiimillä on kiire, mutta putki on jäässä.
Sisällöntuotannon työnkulku korjaa tämän määrittelemällä tarkasti, mitä kussakin vaiheessa tapahtuu, kuka vie sisältöä eteenpäin ja kuinka kauan kunkin vaiheen pitäisi kestää. Näin rakennat sellaisen, joka sopii tiimillesi ja pitää sisällön virtaamassa.
Kartoita ensin nykyinen prosessi
Ennen uuden työnkulun suunnittelua dokumentoi, mitä nykyään oikeasti tapahtuu. Seuraa kolmea viimeksi julkaisemaasi sisältöä ideasta julkiseen URL-osoitteeseen. Kirjaa jokainen ihminen, joka koski niihin, jokainen viive ja jokainen korjauskierros. Tämä rehellinen kartta paljastaa, missä sisällöt jumittuvat.
Yleisiä jumittumiskohtia ovat epäselvät briiffit, puuttuvat toimittajat, hyväksynnän pullonkaulat ja julkaisuvaiheet, jotka vaativat jonkun, jolla on aina kiire. Uuden työnkulkusi pitäisi puuttua kahteen suurimpaan jumittumiskohtaan ensin.
Määritä vaiheesi
Aloita viidestä perusvaiheesta ja lisää muita vain tarvittaessa. Vaihe yksi: aihe hyväksytty ja briiffi kirjoitettu. Vaihe kaksi: ensimmäinen luonnos valmis. Vaihe kolme: toimituksellinen tarkistus ja korjaukset. Vaihe neljä: lopullinen hyväksyntä. Vaihe viisi: julkaistu ja markkinoitu.
Aseta jokaiselle vaiheelle enimmäisaika. Blogikirjoituksen briiffin pitäisi viedä yksi päivä. Ensimmäinen luonnos voi viedä kolmesta viiteen päivää. Muokkauksen pitäisi viedä yhdestä kahteen päivää. Kun sisältö ylittää vaiheensa aikarajan, vastuuhenkilö nostaa asian esiin tai siirtää työn toiselle.
Lue mikä on sisältötyönkulku käsitteellisen perustan saamiseksi ennen kuin mukautat tuotantoprosessiasi.
Nimeä vastuuhenkilöt ja luovutussäännöt
Jokaisella vaiheella on yksi vastuuhenkilö, joka vie sisällön seuraavaan vaiheeseen. Vastuuhenkilö ei aina tee työtä itse, mutta hän vahvistaa sen valmistumisen. Kirjoita luovutussäännöt: mitä vastuuhenkilö tarkistaa ennen etenemistä ja minkä ilmoituksen seuraava vastuuhenkilö saa.
Esimerkki: kirjoittaja merkitsee luonnoksen valmiiksi vasta itse muokattuaan ja oikoluettuaan sen. Toimittaja saa ilmoituksen, jossa on luonnoksen linkki ja alkuperäinen sisältöbriiffi viitteeksi. Selkeät luovutukset estävät luonnoksia jäämästä välitilaan.
Yhdistä työnkulku kalenteriisi
Päivitä sisältökalenterisi tilamerkinnät vastaamaan työnkulun vaiheita. Kun kalenteri ja työnkulku käyttävät samaa kieltä, kaikki näkevät saman kuvan. "Muokkauksessa" kalenterissa tarkoittaa, että toimittaja vastaa sisällöstä juuri nyt.
Suunnittele määräajat taaksepäin julkaisupäivistä. Jos kirjoitus julkaistaan 15. päivä ja muokkaus vie kaksi päivää, luonnoksen pitää olla valmis 12. päivään mennessä. Jos luonnostelu vie viisi päivää, briiffin pitää olla valmis 7. päivään mennessä. Taaksepäin työskentely julkaisupäivistä estää viime hetken kiireen.
Dokumentoi ja kouluta tiimisi
Kirjoita työnkulku yhden sivun asiakirjaksi, jota kuka tahansa voi seurata. Ota mukaan vaiheiden nimet, vastuuhenkilöt, aikarajat, luovutussäännöt ja se, missä tiedostot sijaitsevat. Jaa se jokaiselle tiimiläiselle ja freelancerille ensimmäisenä päivänä.
Tee kokeilu kahdella tai kolmella sisällöllä ennen täyttä käyttöönottoa. Kirjaa, missä työnkulku tuntuu liian raskaalta tai liian kevyeltä. Säädä vaiheiden aikarajoja ja vastuita todellisten tulosten mukaan, ei teoreettisten ihanteiden.
Paranna työnkulkua ajan myötä
Tarkista työnkulkusi kuukausittain. Seuraa keskimääräistä aikaa vaihetta kohden, korjauskierrosten määrää ja myöhästyneitä määräaikoja. Jos muokkaus vie johdonmukaisesti kaksinkertaisen ajan arvioon nähden, joko varaa enemmän aikaa tai yksinkertaista tarkistuskriteerejäsi.
Työnkulun automaatioesimerkkejä, jotka auttavat tekemättä asioista liian monimutkaisia, ovat automaattiset ilmoitukset vaiheen valmistuessa, pohjabriiffit, jotka täyttävät vakiokentät valmiiksi, ja tarkistuslistan muistutukset ennen julkaisua. Aloita manuaalisen prosessin selkeydestä ennen automaation lisäämistä. Rikkinäinen manuaalinen työnkulku ei parane, vaikka sen päälle lisättäisiin automaatiota.
Kun tuotantotyönkulkusi on käynnissä, tutustu tapoihin uusiokäyttää blogeja, jotta jokaisesta julkaistusta sisällöstä syntyy lisää formaatteja käynnistämättä koko työnkulkua alusta.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan sisällöntuotannon työnkulun rakentaminen kestää?
Nykyisen prosessin kartoitus vie muutaman tunnin. Työnkulkuasiakirjan kirjoittaminen ja tiimin kouluttaminen vie yhdestä kahteen päivää. Varaudu kahdesta neljään viikkoon säätämiseen, ennen kuin työnkulku tuntuu luontevalta.
Mikä on pienin toimiva sisällöntuotannon työnkulku?
Briiffi, luonnos, muokkaus, julkaisu. Neljä vaihetta riittää yksin toimivalle tekijälle tai kahden hengen tiimille. Lisää hyväksyntä- ja markkinointivaiheet tiimin ja sisältömäärän kasvaessa.
Miten käsittelet kiireellisen sisällön työnkulun ulkopuolella?
Luo nopeutettu reitti, jossa on vähemmän vaiheita, äläkä erillistä prosessia. Kiireellinen sisältö voi ohittaa täyden briiffin ja siirtyä suoraan luonnosteluun, mutta sen pitäisi silti käydä läpi muokkaus ennen julkaisua. Kaikkien vaiheiden ohittaminen takaa virheet.
Pitäisikö työnkulkuun kuulua juridinen tai vaatimustenmukaisuuden tarkistus?
Säännellyillä aloilla toimivien yritysten pitäisi lisätä vaatimustenmukaisuusvaihe ennen julkaisua. Merkitse, mitkä sisältötyypit vaativat tarkistuksen ja mitkä eivät. Tavalliset blogikirjoitukset voivat ohittaa sen, mutta tuoteväitteet ja rahoitussisältö eivät.
Miten mittaat työnkulun tehokkuutta?
Seuraa keskimääräisiä päiviä briiffistä julkaisuun, korjauskierrosten määrää sisältöä kohden ja niiden sisältöjen osuutta, jotka pitävät kalenterin määräajan. Julkaistun sisällön analytiikka näyttää sitten, säilyttääkö nopeampi tuotanto laadun.
Mikä on sisällöntuotannon työnkulun viimeinen vaihe?
Julkaiseminen verkkosivustollasi on keskeinen viimeinen vaihe, ja sitä seuraa markkinointi. WEMASYn Sivustonrakentajalla voit muotoilla, optimoida ja julkaista sisältöä, jolloin työnkulkusi viimeinen vaihe tapahtuu siellä, missä yleisösi sen lukee.