Post-it-lappuja näytön reunassa. Luonnos jonkun postilaatikossa odottamassa palautetta kolme päivää. Toinen versio tallennettuna nimellä "lopullinen_v3_OIKEA.docx". Julkaistu kirjoitus, jossa on rikkinäinen linkki, jota kukaan ei huomannut. Olet tuntenut tämän kaaoksen, jos olet koskaan tehnyt sisältöä ilman määriteltyä prosessia.
Sisältötyönkulku on määritelty vaiheiden sarja, jota tiimisi noudattaa viedäkseen sisällön alkuperäisestä ideasta julkaistuksi. Se nimeää jokaisen vaiheen, kuka siitä vastaa ja mitä täytyy tapahtua, ennen kuin sisältö etenee seuraavaan vaiheeseen.
Mikä sisältötyönkulku on?
Sisältötyönkulku on toistettava prosessi, joka ohjaa sitä, miten sisältö tehdään, tarkistetaan, hyväksytään ja julkaistaan. Se korvaa epäviralliset luovutukset selkeillä vaiheilla, jotka jokainen tiimissä ymmärtää. Jokainen sisältö kulkee samaa polkua, olipa se blogikirjoitus, laskeutumissivu tai uutiskirje.
Työnkulkuja on kahdella tasolla. Makrotyönkulku kattaa koko sisältötoimintasi: suunnittelun, tekemisen, jakelun ja mittaamisen. Mikrotyönkulku kattaa yksittäisen sisällön: briiffi, luonnos, muokkaus, hyväksyntä, julkaisu, markkinointi.
Sisältötyönkulun vakiovaiheet
Useimmissa sisältötyönkuluissa on kuudesta kahdeksaan vaihetta. Ideointi: aiheet ehdotetaan ja arvioidaan strategiaa vasten. Briiffaus: kirjoitetaan sisältöbriiffi, jossa on yleisö, jäsennys ja tavoitteet. Luonnostelu: kirjoittaja tai tekijä tuottaa ensimmäisen version. Muokkaus: toimittaja tarkistaa selkeyden, oikeellisuuden ja brändin äänen. Hyväksyntä: sidosryhmä hyväksyy lopullisen version. Julkaisu: sisältö muotoillaan ja viedään verkkoon. Markkinointi: sisältö jaetaan suunniteltujen kanavien kautta.
Kaikki sisällöt eivät tarvitse kaikkia vaiheita. Perustajan lyhyt päivitys voi ohittaa virallisen briiffauksen ja hyväksynnän. Säännellyn alan sisältöön voi tulla lisäksi juridinen tarkistus. Mukauta työnkulku tiimisi kokoon ja riskitasoon.
Miksi työnkuluilla on merkitystä laadulle
Työnkulut estävät yleisimmät sisältöepäonnistumiset. Julkaiseminen ilman tarkistusta tuo virheitä. Briiffin ohittaminen tuottaa väärän näkökulman luonnoksia. Markkinoinnin puuttuminen tarkoittaa, että hyvä sisältö jää huomaamatta. Jokainen vaihe on olemassa, koska joku on oppinut, että sen ohittaminen maksaa aikaa myöhemmin.
Työnkulut tekevät laadusta myös ennustettavaa. Kun jokainen blogikirjoitus käy läpi saman muokkausvaiheen, lukijat kokevat johdonmukaisen äänen ja oikeellisuuden. Kun muokkaus on valinnaista, laatu vaihtelee sen mukaan, kenellä oli sinä päivänä aikaa oikolukea.
Kuka vastaa kustakin työnkulun vaiheesta?
Nimeä yksi vastuuhenkilö vaihetta kohden, ei sisältöä kohden. Sisältöpäällikkö vastaa suunnittelusta ja briiffauksesta. Kirjoittajat vastaavat luonnostelusta. Toimittajat vastaavat tarkistuksesta. Markkinointi vastaa markkinoinnista. Vastuuhenkilö ei aina tee työtä itse, mutta hän varmistaa, että vaihe valmistuu ennen kuin sisältö etenee.
Pienissä tiimeissä yksi ihminen hoitaa useita rooleja. Se on hyvä, kunhan vaiheet pysyvät erillisinä. Perustaja voi briiffata, kirjoittaa ja julkaista, mutta hänen pitäisi silti erottaa luonnostelu muokkauksesta. Oman luonnoksen lukeminen heti kirjoittamisen jälkeen on yksi heikoimmista tarkistustavoista.
Miten työnkulut liittyvät kalenteriisi
Sisältökalenterisi pitäisi heijastaa työnkulun vaiheita tilamerkintöinä. Kun kohde on ollut tilassa "muokkauksessa" kaksi viikkoa, työnkulku on jumissa ja tarvitsee huomiota. Tilan näkyvyys on pääsyy siihen, miksi kalenterit ja työnkulut kuuluvat samaan järjestelmään.
Työnkulun hallinta tulee tärkeämmäksi tiimin kasvaessa. Se, mikä toimii yhdellä kirjoittajalla, hajoaa, kun viisi ihmistä osallistuu samaan aikaan. Dokumentoi työnkulkusi, jotta uudet tiimiläiset ja freelancerit ymmärtävät prosessin ensimmäisestä päivästä alkaen.
Seuraavassa luvussa käsitellään miten rakennat sisällöntuotannon työnkulun käytännön vaiheilla juuri sinun tiimillesi.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on sisältötyönkululla ja sisällöntuotannon työnkululla?
Sisältötyönkulku kattaa koko elinkaaren, myös suunnittelun, jakelun ja mittaamisen. Sisällöntuotannon työnkulku keskittyy nimenomaan tuotantovaiheisiin briiffistä julkaisuun. Tuotantotyönkulku on yksi osa laajempaa sisältötyönkulkua.
Montako vaihetta sisältötyönkulussa pitäisi olla?
Kuudesta kahdeksaan vaihetta on tyypillistä. Alle viisi tarkoittaa yleensä, että ohitat laaduntarkistuksia. Yli kymmenen luo pullonkauloja, joissa sisällöt jumittuvat vaiheiden väliin. Aloita yksinkertaisesta ja lisää vaiheita vasta, kun tunnistat toistuvia ongelmia.
Pitääkö freelancerien noudattaa sisältötyönkulkuasi?
Ulkopuolisten kirjoittajien pitäisi noudattaa vähintään briiffaus-, luonnostelu- ja korjausvaiheita. Jaa työnkulkuasiakirja jokaiselle uudelle freelancerille, jotta he tietävät, mitä tapahtuu luonnoksen toimittamisen jälkeen ja mitä korjauskierroksia odottaa.
Mikä työnkulun vaihe jää useimmin väliin?
Muokkaus ja markkinointi jäävät useimmin väliin. Tiimit kiirehtivät luonnoksesta julkaisuun, kun määräajat kiristyvät, ja pitävät markkinointia valinnaisena. Molemmat oikotiet vahingoittavat tuloksia enemmän kuin yhden päivän viive.
Mistä tiedät, että sisältötyönkulkusi on rikki?
Varoitusmerkkejä ovat myöhästyneet määräajat, vaihteleva laatu, päiväkausia paikallaan makaavat luonnokset ja julkaistu sisältö, jota kukaan ei markkinoi. Jos jokin näistä toistuu säännöllisesti, kartoita todellinen prosessisi ja vertaa sitä tarkoitettuun työnkulkuun.
Mitkä työkalut tukevat sisältötyönkulkua?
Tarvitset paikan kirjoittamiseen, tarkistamiseen ja julkaisemiseen. WEMASYn Sivustonrakentaja hoitaa julkaisuvaiheen visuaalisella editorilla, joten työnkulkusi viimeinen vaihe tapahtuu samassa järjestelmässä, jossa sisältösi elää.