Yksi yrittäjä pitää taulukkoa, johon jokainen kirjoitus on suunniteltu kolme kuukautta etukäteen. Määräajat on värikoodattu. Luonnokset valmistuvat ajallaan. Toinen yrittäjä avaa joka maanantai tyhjän asiakirjan ja kysyy "mitä me julkaistaan tällä viikolla?" Toinen yritys julkaisee vähemmän, säntäilee enemmän ja missaa kausihetkiä, joihin ensimmäinen yritys varautui viikkoja aiemmin.
Tuo ero on sisältökalenteri. Sisältökalenteri on visuaalinen aikataulu, josta näkyy, mitä julkaiset, milloin, missä kanavassa ja kuka vastaa kustakin sisällöstä. Se muuttaa epämääräiset aikeet päivätyiksi sitoumuksiksi, jotka tiimisi näkee ja joiden mukaan se voi toimia.
Mikä sisältökalenteri on?
Sisältökalenteri on suunnitteluasiakirja, johon listataan tulevat sisällöt julkaisupäivineen, aiheineen, formaatteineen ja vastuuhenkilöineen. Se voi olla taulukossa, projektitaulussa tai erillisessä suunnittelutyökalussa. Formaatilla on vähemmän merkitystä kuin sillä, että kaikki käyttävät yhtä yhteistä näkymää.
Jokaisessa rivissä on yleensä työnimi, kohdeyleisö, sisältötyyppi, tila ja määräaika. Edistyneemmissä kalentereissa on lisäksi avainsanat, jakelukanavat ja linkit luonnoksiin. Tavoite on yksinkertainen: kukaan ei ihmettele, mikä erääntyy ensi viikolla.
Miksi tiimit käyttävät sisältökalenteria
Johdonmukaisuus on sisältömarkkinoinnin vaikein osa. Ideoita on helppo keksiä. Valmiin, hiotun työn tuominen aikataulussa ei ole helppoa. Kalenteri luo vastuullisuutta. Kun päivämäärä on taulussa, tiimi valmistelee tutkimuksen, luonnokset ja tarkistukset etukäteen sen sijaan, että julkaisisi sen, mikä on nopeinta.
Kalenteri auttaa myös suunnittelemaan tapahtumien ympärille. Tuotelanseerauksilla, juhlapyhillä, alan konferensseilla ja kausitrendeillä on kaikilla valmisteluaikansa. Kun näet koko neljänneksen yhdellä ruudulla, voit ajoittaa tuotannon takaperin niin, että kesäopas on valmis toukokuussa eikä heinäkuussa.
Kalenterin pitäisi liittyä laajempaan sisältöstrategiaasi. Jokaisen aikataulutetun sisällön pitäisi palvella strategiassa määriteltyä pilariaihetta tai liiketoiminnan tavoitetta, ei täyttää tyhjää tilaa.
Sisältökalenteri ja toimituskalenteri
Näitä termejä käytetään vaihtoehtoisina, mutta ne eivät aina tarkoita samaa. Sisältökalenteri kattaa usein kaikki formaatit ja kanavat, myös blogikirjoitukset, sähköpostit, videot ja somepäivitykset. Toimituskalenteri keskittyy perinteisesti kirjoitettuun toimitukselliseen sisältöön, kuten artikkeleihin ja uutiskirjeisiin.
Pienyritykselle yksi yhdistetty kalenteri riittää yleensä. Erilliset kalenterit ovat järkeviä, kun eri tiimeillä on omat kanavansa ja ne tarvitsevat itsenäiset aikataulut. Periaate pysyy samana: näkyvät päivämäärät, selkeät vastuuhenkilöt, seurattu tila.
Mitä kalenterin jokaiseen riviin kirjataan
Kirjaa vähintään julkaisupäivä, aihe, formaatti, vastuuhenkilö ja nykyinen tila. Lisää kohdeavainsana, kun sisällön on tarkoitus sijoittua hauissa. Merkitse asiakkaan polun vaihe, jotta tasapainotat tietoisuussisältöä ja päätösvaiheen sivuja neljänneksen aikana.
Tilamerkinnät pitävät tiimin samalla linjalla. Yleisiä vaiheita ovat idea, briiffattu, luonnostelussa, tarkistuksessa, ajastettu ja julkaistu. Kun kaikki käyttävät samoja merkintöjä, näet pullonkaulat nopeasti. Jos kymmenen kohdetta on ollut "tarkistuksessa" kaksi viikkoa, tarkistusprosessisi kaipaa huomiota.
Kuinka pitkälle eteenpäin kannattaa suunnitella?
Useimmat tiimit suunnittelevat neljästä kahteentoista viikkoa eteenpäin. Lyhyempi aikaväli sopii nopeasti muuttuviin uutisaiheisiin. Pidempi aikaväli auttaa kausisisällöissä ja kampanjoissa, jotka tarvitsevat suunnittelua tai videotuotantoa. Aloita neljästä viikosta, jos kalenterointi on sinulle uutta. Laajenna aikaväliä, kun työnkulkusi kypsyy.
Jätä varapaikkoja ajankohtaisille aiheille. Kaikkea ei voi suunnitella kuukausia etukäteen. Varaa yksi tai kaksi paikkaa kuukaudessa reagoivalle sisällölle, jotta kalenterisi pysyy hyödyllisenä muuttumatta jäykäksi.
Kalenterin rakentaminen on yksi osa sisällön suunnittelua. Käytännön tarkistuslistan somejulkaisujen ajoittamiseen blogisisällön rinnalle löydät somekalenterin tarkistuslistastamme.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on paras formaatti sisältökalenterille?
Käytä sitä, jota tiimisi oikeasti päivittää viikoittain. Taulukot sopivat yksinyrittäjille. Jaetut taulut toimivat paremmin, kun sisältöä tekee ja tarkistaa useampi ihminen. Paras formaatti on se, joka pysyy ajan tasalla.
Kuinka usein sisältökalenteria pitäisi päivittää?
Tarkista se viikoittain ja laajenna suunnitteluaikaa kuukausittain. Siirrä päivämääriä, kun luonnokset myöhästyvät, lisää uusia aiheita, kun prioriteetit muuttuvat, ja arkistoi julkaistut kohteet, jotta näkymä pysyy keskittyneenä tulevaan työhön.
Voiko sisältökalenteriin kuulua somejulkaisuja?
Somekalenteri on yleinen jatke pääaikataululle. Monet tiimit seuraavat blogikirjoituksia ja somemarkkinointia samalla taululla, jotta jakelu suunnitellaan luomisen rinnalla.
Mitä tapahtuu, jos jää väliin aikataulutetun julkaisupäivän?
Ajasta uudelleen rehellisesti sen sijaan, että kiirehtisit heikon sisällön ulos. Yksi myöhässä oleva kirjoitus vahingoittaa vähemmän kuin huono. Kirjaa ylös, miksi viivästys tapahtui, jotta voit korjata työnkulun pullonkaulat ennen seuraavaa määräaikaa.
Pitäisikö freelancereilla olla pääsy sisältökalenteriin?
Ulkopuolisille kirjoittajille on hyötyä siitä, että he näkevät määräajat, tilan ja viereiset aiheet. Jaa heidän toimeksiantoihinsa liittyvät rivit paljastamatta sisäisiä strategiamuistiinpanoja, joita he eivät tarvitse.
Miten sisältökalenteri liittyy julkaisemiseen verkkosivustollasi?
Kalenteri seuraa, mikä erääntyy. Verkkosivustosi on paikka, jossa sisältö julkaistaan. WEMASYn Sivustonrakentajalla voit luonnostella ja ajastaa blogikirjoituksia, jolloin kalenterin määräajat vastaavat todellisia julkaisupäiviä.