Tiimisi ideoi kaksitoista vahvaa aihetta yhden iltapäivän aikana. Kolme kuukautta myöhemmin neljä on julkaistu, kaksi on puoliksi kirjoitettu ja loput ovat jaetussa asiakirjassa, jota kukaan ei ole avannut palaverin jälkeen. Kahdeksan ideaa. Useimmista ei tullut mitään. Tuo kuilu ideoinnin ja julkaisun välillä on se, minkä sisällön suunnittelu sulkee.
Sisällön suunnittelu on prosessi, jossa järjestetään, mitä teet, milloin se julkaistaan, kuka sen tuottaa ja miten se liittyy liiketoiminnan tavoitteisiisi. Se sijoittuu korkean tason strategiasi ja kirjoittamisen ja julkaisemisen päivittäisen työn väliin.
Mitä sisällön suunnittelu on?
Sisällön suunnittelu on jäsennelty prosessi, jossa valitaan aiheet, aikataulutetaan tuotanto, jaetaan vastuut ja valmistellaan resurssit ennen kirjoittamisen alkua. Se ei ole yksittäinen asiakirja. Se on päätösten, työkalujen ja tapojen yhdistelmä, joka muuttaa ideat tasaiseksi julkaisurytmiksi.
Suunnittelu tapahtuu usealla tasolla. Neljännesvuosisuunnittelussa asetetaan teemat ja prioriteetit. Kuukausisuunnittelussa valitaan tietyt sisällöt. Viikkosuunnittelussa varmistetaan määräajat ja ratkaistaan esteet. Jokainen taso ruokkii seuraavaa.
Miksi sisällön suunnittelulla on merkitystä
Ilman suunnittelua sisällön tekeminen luisuu reagoivaan tilaan. Julkaiset, kun jollakulla on ylimääräinen tunti tai kun kilpailijan kirjoitus aiheuttaa paniikin. Reagoivan sisällön laatu, ajoitus ja strateginen arvo vaihtelevat. Suunnittelu antaa valmisteluaikaa tutkimukselle, haastatteluille, suunnittelulle ja tarkistukselle.
Suunnittelu estää myös päällekkäisyyden. Kun aiheet ovat yhdessä jaetussa näkymässä, kukaan ei anna samaa artikkelia kahdesti. Myynti, tuki ja markkinointi voivat ehdottaa ideoita luomatta ristiriitaisia toimeksiantoja.
Suunnitteluprosessissasi pitäisi viitata sisältöstrategiaan suunnan saamiseksi ja sisältökalenteriin aikatauluttamiseksi. Strategia vastaa kysymykseen "mihin meidän pitäisi keskittyä?" Suunnittelu vastaa kysymykseen "mitä teemme tässä kuussa?"
Sisällön suunnittelun pääosat
Tehokkaaseen suunnitteluun kuuluu neljä toimintoa. Aiheiden valinta: valitaan ideat, jotka palvelevat yleisön tarpeita ja liiketoiminnan tavoitteita. Resurssien jako: päätetään, kuka kirjoittaa, suunnittelee ja tarkistaa kunkin sisällön. Aikataulun hallinta: asetetaan realistiset määräajat näkyvään kalenteriin. Valmistelu: kirjoitetaan briiffit ja kerätään lähdemateriaali ennen tuotannon alkua.
Jokaiselle toiminnolle on oma työkalunsa. Sisältösuunnitelmassasi on aihelista. Kalenterissasi ovat päivämäärät. Briiffeissäsi on luova suunta. Työnkulkusi määrittelee vaiheet luonnoksesta julkaisuun.
Kenen vastuulla sisällön suunnittelu on?
Pienyrityksissä suunnittelusta vastaa usein perustaja tai markkinointivastaava. Suuremmissa tiimeissä sisältöpäällikkö tai toimittaja koordinoi aikataulun, kun kirjoittajat ja suunnittelijat toteuttavat. Vastuuhenkilön ei tarvitse kirjoittaa jokaista sisältöä, mutta hänen täytyy ylläpitää suunnitelmaa ja ratkaista ristiriidat.
Suunnittelu toimii parhaiten toistuvana kokouksena, ei kertatapahtumana. Kolmenkymmenen minuutin viikkotarkistus pitää kalenterin ajan tasalla ja nostaa ongelmat esiin ennen määräaikojen umpeutumista.
Yleiset suunnitteluvirheet
Ylisuunnittelu on yhtä haitallista kuin alisuunnittelu. Kahdentoista kuukauden suunnitelma täynnä tarkkoja otsikoita hajoaa helmikuuhun mennessä, koska markkinat muuttuvat ja kapasiteetti vaihtelee. Suunnittele teemat ja määrä neljännekselle. Suunnittele tarkat otsikot kuukaudelle.
Toinen virhe on suunnitella sisältöä suunnittelematta jakelua. Valmis artikkeli, jota kukaan ei markkinoi, jää laadusta riippumatta heikoksi. Ota markkinointivaiheet mukaan suunnitteluprosessiisi, vaikka ne olisivat yhtä yksinkertaisia kuin maininta sähköpostissa ja kaksi somejulkaisua.
Ikivihreiden ja ajankohtaisten aiheiden välillä valitseminen on keskeinen suunnittelupäätös. Oppaamme ikivihreä ja ajankohtainen sisältö auttaa tasapainottamaan sisällöt, jotka sijoittuvat hauissa vuosia, ja kirjoitukset, jotka tavoittavat hetken kiinnostuksen.
Usein kysytyt kysymykset
Miten sisällön suunnittelu eroaa sisältöstrategiasta?
Strategia määrittelee pitkän aikavälin suuntasi: yleisön, pilarit, tavoitteet ja äänensävyn. Suunnittelu on toistuva prosessi, jossa päätetään, mitä tuotetaan lähiaikoina. Strategia asetetaan kerran neljänneksessä tai vuodessa. Suunnittelu tehdään joka viikko.
Kuinka paljon aikaa sisällön suunnitteluun pitäisi käyttää viikossa?
Kolmesta kuuteenkymmeneen minuuttia riittää useimmille pienille tiimeille. Käytä aika kalenterin päivittämiseen, luonnosten etenemisen tarkistamiseen ja ensi viikon määräaikojen varmistamiseen. Pidemmät istunnot kuuluvat kuukausi- tai neljännesvuosikatsauksiin.
Mitä työkaluja sisällön suunnitteluun tarvitaan?
Vähintään tarvitset jaetun asiakirjan tai taulun aiheille ja päivämäärille. Moni tiimi käyttää taulukkoja tai projektitauluja. Työkalulla on vähemmän merkitystä kuin tavalla päivittää sitä joka viikko.
Pitäisikö sisällön suunnitteluun kuulua vanhan sisällön päivittäminen?
Ylläpito kuuluu suunnitelmaan uuden tekemisen rinnalle. Aikatauluta parhaiten toimivien sivujen tarkistus neljännesvuosittain. Vanhentuneiden tilastojen, linkkien ja esimerkkien päivittäminen tuo usein nopeampia tuloksia kuin täysin uuden julkaiseminen.
Miten suunnittelet sisältöä rajallisella budjetilla?
Keskitä suunnittelu tehokkaisiin formaatteihin, joita tiimisi pystyy ylläpitämään. Yksi vahva kuukausiartikkeli ja säännölliset sivupäivitykset toimivat usein paremmin kuin hajanainen sekoitus video-, podcast- ja blogiyrityksiä, joita et jaksa ylläpitää.
Miten sisällön suunnittelu liittyy verkkosivustoosi?
Jokainen suunniteltu sisältö tarvitsee paikan, jossa se elää valmistuttuaan. WEMASYn Sivustonrakentajalla voit järjestää blogikirjoitukset ja sivut niin, että julkaisuaikataulusi vastaa suoraan sivustosi julkaistua sisältöä.