Parhaat toimitustiimit eivät koskaan kysy maanantaiaamuna "mitä me julkaistaan tällä viikolla?" He tietävät jo. Aiheet on jaettu. Luonnokset ovat työn alla. Tarkistukset on aikataulutettu. Tuollainen ennustettavuus ei synny vahingossa. Se syntyy siitä, että joku ylläpitää toimituskalenteria.
Toimituskalenteri on aikataulu nimenomaan kirjoitetulle toimitukselliselle sisällölle: blogikirjoituksille, artikkeleille, uutiskirjeille ja pitkille oppaille. Se seuraa aiheita, kirjoittajia, määräaikoja, toimituksellista tilaa ja julkaisupäiviä yhdessä jaetussa näkymässä.
Mikä toimituskalenteri on?
Toimituskalenteri on suunnitteluasiakirja, joka järjestää kirjoitetun sisällön tietylle ajanjaksolle. Jokaiseen riviin kirjataan aihe, kirjoittaja, toimittaja, tavoiteltu julkaisupäivä, nykyinen tila ja mahdolliset muistiinpanot näkökulmasta tai yleisöstä. Se on johdonmukaisen julkaisemisen toiminnallinen selkäranka.
Toimituskalenterit ovat peräisin journalismista ja aikakauslehtien julkaisusta, jossa painotuotteen toimitusajat vaativat suunnittelua kuukausia etukäteen. Digitaalinen julkaiseminen lyhensi aikatauluja, mutta tarve järjestelmälliseen aikatauluttamiseen säilyi.
Toimituskalenteri ja sisältökalenteri
Sisältökalenteri kattaa kaikki sisältötyypit ja kanavat, myös videot, podcastit, somejulkaisut ja mainokset. Toimituskalenteri keskittyy kirjoitettuun toimitukselliseen työhön. Jos tiimisi julkaisee blogikirjoituksia, uutiskirjeitä ja oppaita, toimituskalenteri on pääasiallinen aikataulutyökalusi.
Moni pienyritys käyttää yhtä kalenteria kaikkeen ja kutsuu sitä sisältökalenteriksi. Se toimii hyvin, kunnes eri tiimeillä on omat formaattinsa ja ne tarvitsevat erilliset näkymät. Silloin toimituksellisen aikataulutuksen erottaminen laajemmasta sisällön aikataulutuksesta vähentää sekavuutta.
Mitä toimituskalenteri seuraa
Vakiokenttiä ovat työnimi, kirjoittaja, toimittaja, julkaisupäivä, tila, sisältötyyppi, kohdeavainsana ja yleisösegmentti. Edistyneemmissä kalentereissa on lisäksi sanamäärätavoitteet, mukaan otettavat sisäiset linkit, tarvittavat lähdehaastattelut ja markkinointimuistiinpanot.
Tilan seuranta on se, jolla toimituskalenterit ansaitsevat arvonsa. Tyypilliset vaiheet etenevät ehdotetusta hyväksyttyyn, briiffattuun, luonnosteluun, muokkaukseen, ajastettuun ja julkaistuun. Kun luonnos on ollut muokkauksessa kymmenen päivää, kalenteri tekee pullonkaulan näkyväksi.
Kuka käyttää toimituskalenteria?
Jokainen tiimi, joka julkaisee kirjoitettua sisältöä säännöllisesti, hyötyy siitä. Yksin bloggaavat käyttävät yksinkertaistettuja versioita pysyäkseen johdonmukaisina. Markkinointitiimit käyttävät niitä kirjoittajien, toimittajien ja hyväksyjien koordinointiin. Toimistot käyttävät niitä usean asiakkaan julkaisuaikataulujen hallintaan.
Kalenterin omistaja ylläpitää päivämääriä, ratkaisee aikatauluristiriidat ja varmistaa, että putkessa on aina työtä jokaisessa vaiheessa. Ilman omistajaa kalenterit vanhenevat viikoissa.
Miten otat ensimmäisen toimituskalenterisi käyttöön
Aloita neljän viikon rivistä, jotka poimit sisältösuunnitelmastasi. Lisää julkaisupäivät, nimeä kirjoittajat ja aseta tilaksi "briiffattu" tai "luonnostelussa" jo työn alla oleville kohteille. Käy kalenteri läpi viikoittaisessa viidentoista minuutin pikapalaverissa.
Yhdistä kalenteri sisältötyönkulkuusi, jotta kalenterin tilamuutokset vastaavat todellisia tuotantovaiheita. Kun kalenterissa lukee "tarkistuksessa" mutta ketään ei ole pyydetty tarkistamaan, järjestelmä pettää.
Jos tiimisi aikatauluttaa somemarkkinoinnin toimituksellisen sisällön rinnalle, somekalenterin tarkistuslistamme auttaa sovittamaan jakelupäivät yhteen toimituksellisten julkaisupäivien kanssa.
Usein kysytyt kysymykset
Onko toimituskalenteri vain suurille tiimeille?
Yksin työskentelevät sisällöntekijät hyötyvät siitä yhtä paljon kuin suuret tiimit. Yhden hengen kalenteri, jossa on neljän viikon aiheet ja määräajat, estää "mitä minun pitäisi kirjoittaa tänään?" -ongelman, joka tappaa johdonmukaisuuden.
Kuinka pitkälle eteenpäin toimituskalenterin pitäisi suunnitella?
Neljästä kahdeksaan viikkoa on käytännöllinen väli useimmille toimitustiimeille. Suunnittele tarkat otsikot seuraavalle kuukaudelle ja teemat sitä seuraavalle. Laajenna pidemmälle vain, kun tuotantotyönkulut ovat ennustettavia.
Pitäisikö uutiskirjeiden olla toimituskalenterissa?
Uutiskirjeet ovat toimituksellista sisältöä, ja ne kuuluvat kalenteriin omine lähetyspäivineen, aiheineen ja vastuuhenkilöineen. Niiden seuraaminen blogikirjoitusten rinnalla estää aikatauluristiriidat ja sisällön päällekkäisyyden.
Mitä eroa on toimituskalenterilla ja somesisältösuunnitelmalla?
Toimituskalenteri aikatauluttaa pitkän kirjoitetun sisällön, kuten artikkelit ja uutiskirjeet. Somesisältösuunnitelma aikatauluttaa lyhyempiä julkaisuja sosiaalisen median kanaviin. Monet tiimit linkittävät nämä kaksi, jotta somejulkaisut mainostavat toimituksellisia sisältöjä julkaisupäivänä.
Miten käsittelet tuoreet uutiset toimituskalenterissa?
Varaa yksi tai kaksi joustavaa paikkaa kuukaudessa ajankohtaisille aiheille. Kun jotain kiireellistä ilmenee, vaihda se alimman prioriteetin suunniteltuun kohteeseen sen sijaan, että lisäisit sen jo täyteen aikatauluun.
Miten toimituskalenteri liittyy julkaisemiseen?
Kalenteri seuraa, mikä erääntyy. Verkkosivustosi on paikka, jossa sisältö julkaistaan. WEMASYn Sivustonrakentajalla voit luonnostella blogikirjoituksia ja ajastaa ne toimituskalenterisi päivämääriin.