Jaetun postilaatikon salasana teipattuna näyttöön. DNS-tietueet kopioitu kerran eikä tarkistettu enää koskaan. Markkinointityökalu lähettää verkkotunnuksestasi ilman SPF-päivitystä. Jokainen oikotie tuntuu hyvältä, kunnes jokin hajoaa.
Brändien sähköpostin tietoturvavirheet jakautuvat yleensä kolmeen ryhmään: heikko pääsynhallinta, puutteellinen todennus ja ihmisten tavat, jotka ohittavat molemmat. Korjaukset ovat suoraviivaisia, kun tiedät, mitä etsiä. Olet käynyt tämän moduulin perusteet läpi luvusta mitä on yrityksen sähköpostin tietoturva toimitusvarmuuteen asti. Tässä päätösluvussa yleiset virheet yhdistetään konkreettisiin korjauksiin.
Mitä sähköpostin tietoturvavirheitä brändit tekevät?
Vahingollisimmat virheet ovat estettävissä. Ne jäävät voimaan, koska sähköposti tuntuu toimivan, vaikka asetukset olisivat väärin, kunnes asiakas ilmoittaa petoksesta tai posti lakkaa saapumasta. Käy alla oleva lista läpi nykyisiä asetuksiasi vasten.
Pääsyn ja tilien virheet
1. Jaetut postilaatikot ja heikot salasanat
Tiimit, jotka jakavat yhden tunnuksen, eivät voi tietää, kuka lähetti mitä, eivätkä peruuttaa pääsyä, kun joku lähtee. Yksinkertaiset salasanat, jotka leviävät henkilöstön kesken, moninkertaistavat tietomurron riskin. Anna jokaiselle oma postilaatikko ja vaadi vahvat, yksilölliset tunnukset.
2. Ei palautussuunnitelmaa
Brändit jättävät varayhteystiedot ja palautuskoodit väliin ja lukitsevat sitten itsensä ulos verkkotunnuskiistan tai henkilöstövaihdoksen aikana. Säilytä palautusvaihtoehdot turvallisesti samalla huolella kuin pankkitunnuksesi.
Teknisen määrityksen virheet
1. Todennustietueiden ohittaminen
Jotkut brändit määrittävät MX-tietueet ja pysähtyvät siihen. Ilman SPF:ää, DKIM:ää ja DMARC:ia väärentäminen ja roskapostiin päätyminen pysyvät todennäköisinä. Koko tietuejoukko kuuluu jokaiseen ammattimaiseen määritykseen, kuten luvussa DNS-tietueet oman verkkotunnuksen sähköpostille käydään läpi.
2. Unohdetut lähetystyökalut
Jokaisen sovelluksen, joka lähettää verkkotunnuksesi nimissä, täytyy olla SPF:ssä ja läpäistä DKIM. Uutiskirje- tai lomaketyökalun lisääminen päivittämättä DNS:ää aiheuttaa epäonnistumisia, jotka näyttävät hyökkäyksiltä. Tee työkaluista tarkastus neljännesvuosittain.
Ihmisten ja prosessien virheet
1. Ei tietoisuutta tietojenkalastelusta
Tekniikka estää paljon, mutta yksi klikattu linkki voi vaarantaa tilin. Kouluta henkilöstöä luvun miten tunnistat tietojenkalastelusähköpostin avulla. Toista koulutus, kun otat uusia työntekijöitä mukaan.
2. Toimitusvarmuuden varoitusten sivuuttaminen
Nousevat palautumiset ja roskapostivalitukset ovat varhaisia hälytyksiä. Brändit, jotka sivuuttavat ne, kunnes asiakkaat valittavat, kohtaavat vaikeamman palautumisen. Pidä sijoittumisen laskua tietoturvasignaalina, ei markkinoinnin ärsytyksenä. Korjaustiet on kuvattu luvussa miten parannat brändisi sähköpostin toimitusvarmuutta.
3. Epäyhtenäinen brändiesiintyminen
Sekalaiset lähettäjännimet, vanhentuneet allekirjoitukset ja henkilökohtaiset osoitteet julkisilla sivuilla hämmentävät asiakkaita ja vaikeuttavat väärennösten tunnistamista. Yhdenmukaisuus moduuleissa, mukaan lukien sähköpostin yhdenmukaisuus brändissäsi, tukee tietoturvaa yhtä lailla kuin markkinointia.
Käy tämä lista läpi kerran neljänneksessä. Pienet korjaukset nyt estävät kalliin palautumisen myöhemmin. Olet päättänyt tietoturvan ja toimitusvarmuuden moduulin. Palaa aiempiin moduuleihin aina, kun tiimisi tai lähetysmääräsi kasvaa.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on yleisin sähköpostin tietoturvavirhe pienille brändeille?
Ilmaisen henkilökohtaisen osoitteen käyttö yrityspostiin ilman todennusta omalla verkkotunnuksella on kärkipäässä. Se rajoittaa hallintaa ja viestii matalasta luottamuksesta. WEMASY auttaa määrittämään verkkotunnuksesi ja DNS:n yhdessä kulussa Sivustonrakentajan kautta, valmiina brändättyä postia varten sähköpostipalveluntarjoajaltasi.
Onko salasanojen uudelleenkäyttö postissa ja muissa työkaluissa vakava riski?
Tunnustäyttöhyökkäykset testaavat vuotaneita salasanoja monissa palveluissa. Yrityspostissa uudelleenkäytetty salasana voi paljastaa asiakastietoja nopeasti. Käytä yksilöllisiä salasanoja ja ota kaksivaiheinen kirjautuminen käyttöön, kun se on saatavilla.
Pitäisikö minun huolehtia entisistä työntekijöistä, joilla oli sähköpostin käyttöoikeus?
Poista postilaatikot käytöstä ja vaihda jaetut salasanat samana päivänä, kun joku lähtee. Entiset työntekijät, joilla on aktiiviset tunnukset, ovat yhä yleinen vuotojen ja luvattomien lähetysten lähde.
Miten tietoturvavirheet liittyvät siihen, että sähköpostit päätyvät roskapostiin?
Puuttuva todennus ja korkeat valitusmäärät heikentävät molemmat verkkotunnuksen luottamusta. Tietoturva-asetusten korjaaminen parantaa usein samalla sijoittumista. Lue miksi yrityssähköpostit päätyvät roskapostiin, niin näet päällekkäisyyden.
Ovatko sähköpostin allekirjoitusvirheet tietoturvakysymys?
Rikkinäiset linkit, vanhentuneet puhelinnumerot ja epäviralliset someprofiilit ohjaavat asiakkaita vääriin paikkoihin. Käy allekirjoitussäännöt läpi luvussa sähköpostin allekirjoituksen virheet, jotka kannattaa välttää tietoturvatarkastuksesi yhteydessä.
Mihin brändin pitäisi dokumentoida sähköpostin tietoturvasääntönsä?
Pidä lyhyt sisäinen ohje, joka kattaa salasanat, tietojenkalastelun ilmoittamisen ja sen, kuka hallinnoi DNS:ää. Uusien työntekijöiden pitäisi lukea se ennen postilaatikon käyttöoikeuden saamista. Yhdistä se lukuun miten valitset brändillesi sähköpostipalveluntarjoajan, jotta käytäntö vastaa työkalujasi.