Ilmoitit työpajan kolmellekymmenelle hengelle. Ilmoittautumiset valuvat sisään sähköpostilla, maksulinkillä ja taulukolla, jonka joku aloitti vastaanotossa. Tapahtumapäivänä sinulla on neljäkymmentäyksi nimeä, kaksitoista maksamatonta mahdollista ja ei selvää vastausta siihen, voitko vielä myydä kolme paikkaa lisää.
Tapahtumavarausjärjestelmä korvaa tämän sekasorron yhdellä kassavirralla. Se on varaus- ja ilmoittautumistyökalu, joka myy lippuja tiettyyn päivään ja aikaan, valvoo kapasiteettirajoja ja tallentaa osallistujien tiedot lähtöselvitystä varten. Tapahtumien varaustyökalut hoitavat työpajat, seminaarit, konsertit ja lipulliset kurssit, joissa moni osallistuu samaan tilaisuuteen. Tässä kerrotaan, mitä tapahtumavarausjärjestelmä tekee ja milloin se sopii paremmin kuin tavallinen ajanvaraus.
Mikä on tapahtumavarausjärjestelmä?
Tapahtumavarausjärjestelmä on ohjelmisto, joka hallitsee lipunmyyntiä ja osallistujien ilmoittautumista ajoitettuihin tapahtumiin. Se seuraa, montako paikkaa on myyty, kerää maksut ja lähettää vahvistukset tapahtuman tiedoilla.
Jokaisella tapahtumalla on päivä, alkamisaika, paikka, enimmäismäärä ja lipun hinta. Kun kapasiteetti täyttyy, ilmoittautuminen sulkeutuu tai siirtyy jonotuslistalle.
Osallistujatiedot kulkevat listaan, jota tiimisi käyttää lähtöselvityksessä. Nimet, sähköpostiosoitteet, lipputyypit ja omat kysymykset pysyvät yhdistettyinä jokaiseen ilmoittautumiseen.
Miten tapahtumavaraus eroaa ajanvarauksesta
Ajanvarauksessa yksi asiakas yhdistetään yhteen palveluntarjoajaan palvelua varten. Tapahtumavarauksessa monta osallistujaa yhdistetään yhteen yhteiseen tilaisuuteen, jolla on kiinteä alkamisaika.
Kapasiteettilogiikka perustuu osallistujamäärään, ei palveluntarjoajaan. Neljällekymmenelle hengelle tarkoitettu joogatyöpaja ja kahdellesadalle tarkoitettu yrityssemina käyttävät samaa ilmoittautumismallia, vaikka tapahtumat näyttävät aivan erilaisilta.
Tämä ero käydään läpi aiheessa varaukset vs. ajanvaraukset. Tapahtumavaraus kuuluu selvästi varausten puolelle.
Ominaisuudet, jotka tapahtuman järjestäjät määrittävät ensin
1. Lipputyypit ja hintatasot
Myy early bird-, perus- ja VIP-lippuja eri hinnoilla ja etuuksilla. Jokaisella tasolla voi olla oma kapasiteettirajansa tapahtuman kokonaisenimmäismäärän sisällä.
2. Ilmoittautumislomakkeet omilla kentillä
Kysy ruokavaliotoiveita, yrityksen nimeä tai istuntovalintoja kassalla. Pidä pakolliset kentät mahdollisimman vähäisinä, jotta ilmoittautumiset tulevat valmiiksi. Rakenna lomakkeet ohjeen miten luot tapahtumailmoittautumislomakkeen avulla.
3. Maksun kerääminen ilmoittautumisen yhteydessä
Veloita kassalla, jotta osallistuminen sitoutuu. Ilmaisissakin tapahtumissa ilmoittautuminen auttaa hallitsemaan kapasiteettia ja lähettämään muistutuksia.
4. Vahvistussähköpostit ja kalenterikutsut
Lähetä heti vahvistus, jossa on päivä, aika, paikka ja se, mitä mukaan tulee ottaa. Liitä mukaan lisää kalenteriin -linkki, jotta osallistujat eivät unohda.
Ajoitettuja ryhmäelämyksiä myyvät retkiyrittäjät käyttävät samanlaista kapasiteettilogiikkaa. Vertaa aihetta mikä on kiertoajojen varausohjelmisto, kun tapahtumasi ovat opastettuja elämyksiä eivätkä istumatilaisuuksia.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko tapahtumavarausjärjestelmä hoitaa ilmaiset tapahtumat?
Ilmaisissakin tapahtumissa tarvitaan ilmoittautuminen osallistujamäärän rajaamiseksi ja yhteystietojen keräämiseksi muistutuksia varten. Nollahintainen kassa vahvistaa paikan ilman maksua ja pitää kapasiteetin oikeana.
Mitä eroa on tapahtumavarauksella ja tapahtumailmoittautumisella?
Termit menevät osin päällekkäin. Tapahtumavaraus korostaa lipunmyyntiä ja kapasiteettia. Tapahtumailmoittautuminen korostaa osallistujatietojen keräämistä. Useimmat työkalut hoitavat molemmat samassa kassavirrassa.
Miten myyn tapahtumalippuja verkkosivuillani?
Luo tapahtumasivu, jolla on kuvaus, aikataulu ja ilmoittautumiskassa. WEMASY:llä voit julkaista sivun WEMASY-sivustonrakentajalla ja yhdistää lipunmyynnin osallistujalistaasi.
Pitäisikö tapahtumailmoittautumislomakkeiden olla yksi- vai monivaiheisia?
Lyhyissä tapahtumissa, joissa on vähän kysymyksiä, toimii yksivaiheinen lomake. Pidemmät ilmoittautumiset, joissa on paljon omia kenttiä, konvertoivat paremmin monivaiheisina. Lue yksivaiheiset vs. monivaiheiset lomakkeet, niin tiedät, milloin kentät kannattaa jakaa.
Miten jonotuslistat toimivat loppuunmyydyissä tapahtumissa?
Osallistujat liittyvät jonotuslistalle, kun kapasiteetti on täynnä. Jos joku peruu, seuraava saa automaattisen ilmoituksen ja voi ottaa paikan. Jonotuslistat palauttavat tuloja viime hetken peruutuksista.
Voiko yksi tapahtumavarausjärjestelmä hallita toistuvia tapahtumia?
Toistuvat työpajat ja viikoittaiset kurssit käyttävät samaa tapahtumapohjaa uusilla päivillä. Jokaisella toistolla on oma kapasiteettilaskurinsa, ja ilmoittautumislomakkeen asetukset ovat yhteiset. Katso mikä on varauskalenteri, niin näet, miten toistuvat aikataulut näkyvät julkisesti.