Maanantaina on kaksikymmentäkolme vapaata aikaa. Puoleenpäivään mennessä neljätoista on mennyt, etkä ole vielä tarkistanut sähköpostia. Ilman jaettua näkymää jokainen tiimin jäsen olettaa jonkun muun päivittäneen taulukon.
Varauskalenteri korjaa tämän sokeuden. Verkkovarauskalenteri näyttää asiakkaille, mitkä ajat ovat vielä varattavissa. Ajanvarauskalenteri näyttää palveluntarjoajille, missä heidän pitää olla joka tunti. Hotellin varauskalenteri kartoittaa huoneet päivämäärien yli tuntien sijaan. Sama käsite, eri mittakaava. Tässä kerrotaan, miten varauskalenterit toimivat, kuka käyttää mitäkin näkymää ja miten ne pidetään rehellisinä.
Mikä on varauskalenteri?
Varauskalenteri on aikapohjainen ruudukko saatavuudesta ja vahvistetuista varauksista. Vapaat solut kutsuvat uusia varauksia. Täytetyt solut edustavat sitoumuksia, joiden takana on asiakas- ja palvelutiedot.
Verkkovarauskalenteri on asiakkaille näkyvä osa. Se piilottaa arkaluonteiset sisäiset muistiinpanot ja näyttää vain varattavissa olevat vapaat ajat sääntöjen mukaan.
Ajanvarauskalenteri listaa usein palveluntarjoajat riveinä ja tunnit sarakkeina. Vedä ja pudota -uudelleenajoitus on yleinen henkilökunnan näkymissä.
Hotellin varauskalenteri korostaa päivämääräjaksoja ja huonetyyppejä. Oleskelun pituus ja siivouspuskurit muokkaavat sitä, mikä näkyy vapaana.
Käyttöasteen sävytys auttaa tulosvastaavia huomaamaan kaavoja. Kuukausi, jossa viikonloppukysyntä on kova ja tiistait tyhjiä, viittaa kohdennettuihin arkipäivätarjouksiin, jotka kytkeytyvät vapaisiin kalenterisoluihin.
Henkilökunnan kalenterit ja julkiset kalenterit
Henkilökunnan kalenterit näyttävät kaiken: tauot, pidot, ovelta tulleet asiakkaat ja huollon estot. Värikoodaus auttaa tiimejä silmäilemään nopeasti.
Julkiset kalenterit suodattavat tiukasti. Henkilökohtaiset puhelinnumerot pysyvät piilossa. Varattavissa olemattomat koulutuspäivät yksinkertaisesti katoavat.
Molempien näkymien täytyy lukea yhtä tietokantaa. Kun henkilökunta estää aikaa sisäisesti, julkisten vapaiden aikojen pitäisi vähentyä heti.
Roolioikeudet estävät nuorempaa henkilökuntaa poistamasta vanhempien palveluntarjoajien estoja. Yksinkertaiset oikeustasot ehkäisevät vahingossa syntyviä aukkoja kattavuudessa kiireisinä viikkoina.
Ominaisuudet, jotka pitävät kalenterit hyödyllisinä
Aikavyöhyketuki estää sekaannuksen etäpalveluissa tai matkustavien asiakkaiden kanssa. Näytä paikallinen aika selvästi myös vahvistuksissa.
Puskuriasetukset lisäävät ajanvarauksiin siivous- tai matka-aikaa, jotta ruudukko vastaa todellisuutta.
Moniresurssinäkymät yhdistävät palveluntarjoajat huoneisiin tai laitteisiin. Kummankin varaamisen ilman toista pitäisi epäonnistua, kun molempia tarvitaan.
Synkronointivaihtoehdot vievät tiedot henkilökohtaisiin kalentereihin muistutuksia varten, vaikka henkilökunnan pitäisi silti pitää ajanvarausjärjestelmää ensisijaisena lähteenä.
Tulostettavat päivänäkymät auttavat edelleen joitakin tiimejä palveluaikoina. Tabletti isännän pisteessä ja paperivaraus katkoksia varten voittaa täydellisen sokeuden, kun wifi pätkii.
Historianäkymät tukevat riitatilanteita ja valmennusta. Esimiehet tarkastelevat poisjäämiskaavoja tai pitkiä varausaikoja etukäteen, kun säätävät käytäntöjä tai henkilöstömalleja.
Värilegendan pitäisi pysyä yksinkertaisena. Liian monta sävyä henkilökunnan kalenterissa hidastaa silmäilyä ruuhka-aikoina, kun sekunneilla on väliä vastaanotossa.
Kalenterit ajanvarauksen kokonaisuudessa
Kalenterit näyttävät sen, mitä varausmoottori valvoo ja mitä widgetit näyttävät sivustollasi. Ne liittyvät ajanvarauksen aikataulutuksen sääntöihin ja laajempaan kulkuun luvussa miten ajanvarausjärjestelmä toimii.
Viikko- ja kuukausinäkymillä on eri roolit. Esimiehet suunnittelevat henkilöstöä viikkonäkymässä. Markkinointi silmäilee kuukausinäkymää hiljaisten päivien löytämiseksi, joita kannattaa mainostaa. Määritä molemmat, jos työkalusi tukee niitä.
Vedä ja pudota -uudelleenajoitus henkilökunnan näkymissä säästää minuutteja muutosta kohden. Nämä minuutit summautuvat, kun kiireinen klinikka siirtää tusinan ajanvarauksia ennen lounasta.
Estetyn ajan pitäisi näyttää visuaalisesti erilaiselta kuin varattu aika. Henkilökunta, joka sekoittaa nämä, käännyttää vahingossa maksavia asiakkaita pois tai jättää huoneita tyhjiksi.
Asiakkaille tarkoitettujen ajanvarauskalenterinäkymien pitäisi oletuksena avautua lähimpään vapaaseen viikkoon. Tyhjällä kuukaudella aloittaminen lannistaa käyttäjiä, jotka halusivat nopeasti tiistain ajan.
Yötila tai korkean kontrastin henkilökunnan näkymät auttavat isäntiä, jotka työskentelevät hämärissä ruokasaleissa tai aikaisin aamulla vastaanotossa. Luettavuus huonossa valaistuksessa estää virhelukemat ruuhkassa.
Säännölliset kalenteritarkastukset löytävät orvoiksi jääneet estot, joita jää peruutettujen tapahtumien tai henkilökunnan lähdön jälkeen. Siistit kalenterit pitävät julkisen saatavuuden rehellisenä.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö asiakkaiden nähdä sama varauskalenteri kuin henkilökunta käyttää?
Harvoin. Henkilökunnan näkymät sisältävät yksityisiä tietoja ja sisäisiä estoja. Julkiset verkkovarauskalenterit näyttävät vain turvalliset, varattavissa olevat osat. Suunnittele erilliset käyttöoikeudet sen sijaan, että jakaisit yhtä näyttöä.
Miten hotellin varauskalenteri eroaa tuntiaikataulutuksesta?
Hotellit myyvät öitä päivämääräjaksoilla sisään- ja uloskirjautumissääntöjen kanssa. Tuntikalenterit myyvät yksittäisiä käyntejä. Varaston laskenta eroaa, mutta molemmat estävät kaksoisvaraukset lukituilla soluilla.
Voiko yksi ajanvarauskalenteri kattaa useita toimipisteitä?
Voi, sijaintisuodattimilla ja erillisillä resurssipooleilla. Asiakkaiden pitäisi valita toimipiste aikaisin, jotta myöhemmät vaiheet näyttävät oikeat palveluntarjoajat ja ajat. Väärässä järjestyksessä olevat vaiheet aiheuttavat varauksia väärään toimipisteeseen.
Miten WEMASY auttaa näyttämään ajanvarauksen sivustollani?
WEMASY antaa sinun sijoittaa kalenteriohjatun ajanvarauksen sivuille, jotka suunnittelet sivustonrakentajan avulla, jolloin typografia ja asettelu pysyvät yhdenmukaisina. Kävijät näkevät vapaat ajat siellä, missä jo selität palvelujasi.
Miksi verkkovarauskalenterit näyttävät joskus vääriä aikoja?
Vanhentunut synkronointi, käsin tehdyt ohitukset tai päällekkäiset integraatiot aiheuttavat yleensä poikkeamia. Tarkista yhteydet käytäntömuutosten jälkeen ja kouluta henkilökunta estämään aika pääkalenterissa, ei vain henkilökohtaisissa sovelluksissa.
Mitä pitäisi lukea seuraavaksi ajanvaraustyökaluista?
Siirry lukuun miten valitset ajanvarausjärjestelmän, kun arvioit toimittajia. Palaa lukuun mikä on varaus-widget, jos upotat kalentereita markkinointisivuille.