Verkkokauppa näyttää ulkopuolelta suoraviivaiselta. Perustat verkkosivuston, lisäät tuotteet ja alat ottaa tilauksia. Jokaisen menestyvän verkkokaupan takana on kuitenkin oikeudellisen ja vaatimustenmukaisuustyön perusta, joka suojaa sekä yritystä että asiakkaita. Verkkokauppiaan oikeudelliset perusasiat kattavat kaiken yrityksen rekisteröinnistä asiakastietojen suojaan, ja kun ne tehdään oikein alusta asti, säästyt myöhemmiltä päänvaivoilta.
Tässä oppaassa käydään läpi keskeiset oikeudelliset alueet, jotka jokaisen verkkokauppiaan pitää ymmärtää. Osa niistä on pakollisia sinun lainkäyttöalueellasi. Toiset ovat parhaita käytäntöjä, jotka vähentävät riskiä. Kaikilla on merkitystä.
Miksi oikeudellisilla perusasioilla on väliä verkkokaupallesi
Verkkokaupan pyörittäminen ilman kunnollisia oikeudellisia järjestelyjä on kuin talon rakentamista liikkuvalle maalle. Voit selvitä siitä jonkin aikaa, mutta perustus muuttuu lopulta ongelmaksi. Oikeudelliset rikkomukset voivat johtaa sakkoihin, kaupan sulkemiseen, oikeusjuttuihin tai molempiin. Vielä tärkeämpää on, että asiakkailla on oikeudellista suojaa, kun he ostavat sinulta, ja sen täyttäminen rakentaa luottamusta.
Useimmat verkkokauppiaat eivät herää aamulla päättääkseen rikkoa lakia. He eivät vain tiedä, mitkä lait heitä koskevat. Myyntiveron nexus muuttuu yhdessä osavaltiossa. Uusi tietosuojasäännös astuu voimaan toisessa. Asiakasriita muuttuu oikeusjutuksi. Riskit kasautuvat hiljaa, kunnes jokin menee pieleen.
Perusasioiden hoitaminen oikein suojaa brändiäsi, vähentää oikeudellisia riskejä ja osoittaa asiakkaille, että pyörität laillista liiketoimintaa.
Yrityksen rekisteröinti ja rakenne
Ennen kuin voit laillisesti pyörittää verkkokauppaa, yritykselläsi on oltava oikeudellinen rakenne. Se ei ole sama asia kuin verkkotunnuksen tai sosiaalisen median tilin luominen. Se tarkoittaa yrityksesi rekisteröimistä viranomaisille ja sen valitsemista, miten yrityksesi on oikeudellisesti järjestetty.
Useimmat verkkokauppiaat valitsevat jonkin kolmesta rakenteesta. Ne ovat yksityinen elinkeinonharjoittaja (sole proprietorship), LLC (limited liability company, osakeyhtiötä vastaava yhtiömuoto) tai osakeyhtiö (corporation).
Yksityinen elinkeinonharjoittaja
Yksityinen elinkeinonharjoittaja on yksinkertaisin rakenne. Sinä ja yrityksesi olette oikeudellisesti sama taho, joten yrityksen tulot ilmoitetaan henkilökohtaisessa verotuksessasi. Sinulla on myös rajoittamaton henkilökohtainen vastuu, jos jokin menee pieleen. Jos asiakas haastaa kauppasi oikeuteen, hän voi vaatia korvauksia henkilökohtaisesta omaisuudestasi.
LLC
LLC erottaa henkilökohtaisen taloutesi yrityksesi taloudesta, mikä rajoittaa henkilökohtaista vastuutasi. Jos kauppasi haastetaan oikeuteen, velkojat eivät yleensä voi hakea korvausta henkilökohtaisesta omaisuudestasi. LLC:n perustaminen vaatii paperityötä osavaltiossasi ja jatkuvaa vaatimustenmukaisuutta. Useimmat pienet verkkokaupat valitsevat tämän rakenteen.
Osakeyhtiö
Osakeyhtiö on muodollisempi rakenne, jossa on enemmän paperityötä ja kuluja. Se tarjoaa samanlaisen vastuusuojan kuin LLC, mutta sitä käytetään tyypillisesti suuremmissa ja monimutkaisemmissa liiketoiminnoissa. Useimmille verkkokauppiaille LLC tarjoaa saman suojan pienemmällä rasitteella.
Yritysrakenteesi vaikuttaa myös veroihisi, vakuutusvaatimuksiin ja siihen, mitä lupia tarvitset. Kysy neuvoa yritysasianajajalta tai kirjanpitäjältä omalla lainkäyttöalueellasi valitaksesi tilanteeseesi sopivan rakenteen. Kattavan yleiskuvan siitä, mitä verkkokaupan aloittaminen vaatii, löydät oppaastamme miten perustat verkkokaupan alusta alkaen.
Elinkeinoluvat ja toimiluvat
Useimmat lainkäyttöalueet vaativat yrityslisenssin laillista toimintaa varten. Se on eri asia kuin verkkotunnuksesi tai sosiaalisen median tilisi ja eri asia kuin yrityksen rekisteröinti. Yrityslisenssi on paikallishallinnon myöntämä lupa, joka kertoo, että saat harjoittaa liiketoimintaa kyseisellä alueella.
Vaatimukset vaihtelevat paljon sijainnin mukaan. Joissakin osavaltioissa jokaisen yrityksen on hankittava lisenssi. Toisissa lisenssi vaaditaan vain tietyille toimialoille. Joissakin vaaditaan sekä osavaltion että paikallinen (kaupungin tai piirikunnan) lisenssi. Lainkäyttöalueesi pienyritysten neuvontapiste tietää tarkat vaatimukset sijaintisi osalta.
Yleisen yrityslisenssin lisäksi saatat tarvita erityislupia sen mukaan, mitä myyt. Esimerkiksi ruoan myynti vaatii elintarvikkeiden käsittelyluvat. Alkoholin myynti vaatii anniskeluluvat. Tiettyjen tuotteiden myynti voi vaatia alakohtaisia sertifiointeja.
Myyntivero ja verotuksen noudattaminen
Myyntivero ei ole vapaaehtoinen. Jos kauppaasi koskee myyntiverovelvollisuus, sen kerääminen ja tilittäminen on lakisääteinen vaatimus. Säännöt ovat monimutkaisia, koska jokainen osavaltio määrää omat myyntiveroprosenttinsa ja sääntönsä, ja säännöt muuttuvat säännöllisesti.
Yleensä sinun on kerättävä myyntiveroa asiakkailta osavaltioissa, joissa yritykselläsi on "nexus". Nexus tarkoittaa tyypillisesti fyysistä läsnäoloa (varasto, toimisto tai työntekijä) tai monissa osavaltioissa kyseisen osavaltion liikevaihtorajan ylittämistä. Jos ylität rajan, sinun on kerättävä myyntiveroa, jätettävä veroilmoitukset ja tilitettävä vero osavaltiolle.
Joissakin osavaltioissa raja on alhaisimmillaan $100,000 vuotuista liikevaihtoa. Toisissa se on korkeampi. Rajat muuttuvat. Paras käytäntö on kysyä neuvoa verotuksen ammattilaiselta tai kirjanpitäjältä, joka ymmärtää verkkokaupan verosäännöt sinun osavaltioissasi. Useimmat verkkokaupat käyttävät myyntiveroohjelmistoa, joka seuraa nexus-vaatimuksia ja verokantoja automaattisesti.
Kansainvälisessä myynnissä voi tulla sovellettavaksi alv (arvonlisävero, VAT) tai GST (Goods and Services Tax) kohdemaasta riippuen. Säännöt ovat vielä monimutkaisempia rajat ylittävässä myynnissä, ja monet verkkokaupat palkkaavat siihen erikoistuneita vaatimustenmukaisuusyrityksiä. Yksityiskohtaisen läpikäynnin löydät oppaastamme miten otat verot käyttöön verkkokaupassasi.
Tietosuojaseloste ja asiakastietojen suoja
Jokainen verkkokauppa kerää asiakastietoja. Vähintään keräät nimiä, sähköpostiosoitteita ja maksutietoja. Voit kerätä myös selauskäyttäytymistä, tuotemieltymyksiä, sijaintitietoja tai muita tietoja evästeiden ja seurantapikselien avulla. Jokainen näistä tiedoista on tietosuojalakien suojaamaa.
Ensimmäinen vaatimus on tietosuojaseloste. Tietosuojaseloste on julkinen asiakirja, joka kertoo, mitä tietoja keräät, miksi keräät niitä, kuinka kauan säilytät niitä, kenen kanssa jaat niitä ja mitä oikeuksia asiakkailla on tietoihinsa. Sitä vaaditaan laissa useimmilla lainkäyttöalueilla, ja sen on oltava rehellinen todellisista käytännöistäsi.
Itse selosteen lisäksi sinun on toteutettava todellisia tietoturvatoimia asiakastietojen suojaamiseksi. Se tarkoittaa arkaluonteisten tietojen salaamista siirron aikana ja levossa, vahvojen salasanojen käyttöä, asiakastietoihin pääsyn rajoittamista ja tietoturvatoimien säännöllistä päivittämistä. Jos käytät kolmannen osapuolen maksupalvelua tai sähköpostipalvelua, varmista, että niillä on omat tietoturvakäytäntönsä.
Tietosuojasääntely vaihtelee sijainnin mukaan. EU:ssa GDPR (yleinen tietosuoja-asetus) antaa asiakkaille laajat oikeudet tietoihinsa, mukaan lukien oikeuden pyytää poistoa ja oikeuden tietojen siirrettävyyteen. Kalifornian CCPA:ssa on samanlaisia vaatimuksia Kalifornian asukkaille. Muilla osavaltioilla ja mailla on omat tietosuojalakinsa. Jos myyt kansainvälisesti, saatat joutua noudattamaan useita tietosuojajärjestelmiä.
Monet verkkokaupat käyttävät tietosuojaselostepohjia tai palkkaavat lakimiehen laatimaan tietosuojaselosteen, joka kattaa juuri heidän liiketoimintansa. Se on investointi, joka suojaa sekä sinua että asiakkaitasi.
Immateriaalioikeudet ja tavaramerkit
Brändisi nimi, logo ja tuotesuunnitelmat ovat immateriaalioikeuksia. Niiden suojaaminen estää kilpailijoita tai vilpillisiä toimijoita kopioimasta brändiäsi ja hämmentämästä asiakkaita.
Vähintään sinun pitäisi rekisteröidä yrityksesi nimi ja logo tavaramerkiksi. Tavaramerkin rekisteröinti Yhdysvaltain patentti- ja tavaramerkkivirastossa (tai oman maasi vastaavassa) antaa sinulle laillisen oikeuden käyttää merkkiä ja ryhtyä toimiin loukkausta vastaan. Ilman rekisteröintiä oikeutesi rajoittuvat siihen, mitä olet käyttänyt liiketoiminnassa.
Jos suunnittelet omia tuotteita tai pakkauksia, nekin voivat olla suojattavissa tekijänoikeudella tai mallipatentilla lainkäyttöalueesta ja suunnittelun tyypistä riippuen.
Jos verkkokauppasi hankkii tuotteita valmistajilta tai toimittajilta, varmista, että sinulla on oikeus käyttää kaikkia tuotteiden mukana tulevia logoja, kuvia tai suunnitelmia. Jos brändäät valmistajan tuotteen uudelleen, hanki valmistajalta kirjallinen lupa tai omista suunnittelu kokonaan.
Käyttöehdot
Käyttöehtosi (joita kutsutaan myös palveluehdoiksi) ovat sopimus kauppasi ja asiakkaidesi välillä. Ne selittävät kaupankäynnin säännöt, mukaan lukien tilausten tekemisen, maksun eräpäivän, palautuskäytännön, sen, mistä olet ja et ole vastuussa, ja sen, miten riidat ratkaistaan.
Monet verkkokaupat kirjoittavat vain minimaaliset ehdot tai jättävät ne kokonaan pois. Se on virhe. Selkeät, täytäntöönpanokelpoiset ehdot suojaavat yritystäsi selittämällä, mihin asiakkaat sitoutuvat ostaessaan sinulta. Ne suojaavat myös asiakkaita olemalla avoimia käytännöistäsi.
Käyttöehtojesi pitäisi kattaa tilausten hyväksyminen, maksuehdot, toimitus, palautukset ja hyvitykset, vastuunrajoitukset, immateriaalioikeudet ja riitojen ratkaisu. Tarkat vaatimukset vaihtelevat lainkäyttöalueittain. Yksityiskohtaisen oppaan löydät artikkelistamme mikä on verkkokaupan käyttöehtosivu.
Sähköpostimarkkinointi ja CAN-SPAM-vaatimustenmukaisuus
Jos lähetät asiakkaille markkinointisähköposteja, sinuun sovelletaan sähköpostimarkkinointilakeja. Yhdysvalloissa pääasiallinen laki on CAN-SPAM (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act).
CAN-SPAM vaatii, että kaupallisissa sähköposteissa on selkeä aihe (ei harhaanjohtavaa), tarkka otsikkotieto, jossa on nimesi ja osoitteesi, tapa kieltäytyä viesteistä (ja kieltäytymispyynnöt on täytettävä 10 arkipäivän kuluessa) sekä merkintä siitä, että sähköposti on mainos. Rikkomuksista voi seurata sakkoja, jotka ovat jopa $46,517 sähköpostia kohden.
Useimmat sähköpostimarkkinointialustat hoitavat CAN-SPAM-vaatimustenmukaisuuden automaattisesti. Jos rakennat oman sähköpostijärjestelmän, varmista, että siinä on tilauksen peruutustoiminto ja että kieltäytymispyyntöjä kunnioitetaan välittömästi.
EU:ssa ja muilla lainkäyttöalueilla säännöt ovat tiukemmat. Saatat tarvita nimenomaisen suostumuksen ennen kuin lähetät mitään markkinointisähköposteja. Näiden alueiden tietosuojalait rajoittavat joskus sitä, mitä asiakkaiden sähköpostiosoitteilla saa tehdä.
Maksupetosten ehkäisy
Verkkomaksujen vastaanottaminen tarkoittaa petosriskin hyväksymistä. Asiakkaat voivat kiistää veloituksia, käyttää varastettuja maksutapoja tai syyllistyä niin sanottuun ystävällispetokseen (väittää, ettei ole tehnyt ostosta, jonka on oikeasti tehnyt).
Sinulla on laillinen ja taloudellinen vastuu ryhtyä kohtuullisiin toimiin petosten estämiseksi. Siihen kuuluvat turvallinen maksujen käsittely (HTTPS, PCI-vaatimustenmukaisuus), asiakkaan henkilöllisyyden varmistaminen ja epäilyttävien kuvioiden seuranta. Monet verkkokaupat käyttävät petostentunnistuspalveluita, jotka merkitsevät riskialttiit tapahtumat.
Jos asiakas aloittaa takaisinveloituksen (kiistää tapahtuman pankkinsa kanssa), sinulla on oikeus toimittaa todisteet siitä, että tapahtuma oli aito. Hyvät tiedot, toimitusvahvistukset ja asiakasviestintä auttavat sinua voittamaan takaisinveloitusriidat. Lisätietoja löydät artikkelistamme miten pidät verkkokauppasi kassan turvallisena.
Verkkokaupan vakuutukset
Yritysvakuutus ei aina ole lain mukaan pakollinen, mutta se on taloudellisesti kriittinen. Yleinen vastuuvakuutus kattaa henkilövahingot tai omaisuusvahingot, jotka aiheutuvat liiketoiminnastasi. Ammatillinen vastuuvakuutus kattaa palvelusi virheet tai huolimattomuuden. Kyberriskivakuutus kattaa tietovuodot ja hakkeroinnin.
Jos palkkaat työntekijöitä tai alihankkijoita, työtapaturmavakuutus voi olla pakollinen lainkäyttöalueellasi. Jos säilytät varastoa kotonasi, kotivakuutuksesi ei todennäköisesti kata sitä varastoa.
Tarkat vakuutusvaatimukset riippuvat yritysrakenteestasi, myymiesi tuotteiden tyypistä ja sijainnistasi. Keskustele verkkokauppaliiketoimintaa ymmärtävän vakuutusvälittäjän kanssa selvittääksesi, mitä tarvitset.
Miten WEMASY auttaa vaatimustenmukaisuudessa
WEMASYn sivustonrakentaja ja verkkokauppajärjestelmä on suunniteltu vaatimustenmukaisuus mielessä. Alustassa on sisäänrakennetut työkalut tietosuojaselosteen ja käyttöehtojen luomiseen. Verkkokauppajärjestelmäsi tukee turvallista maksujen käsittelyä PCI-vaatimustenmukaisesti, ja lomakkeesi ja sähköpostiominaisuutesi on rakennettu kunnioittamaan asiakastietoja ja noudattamaan tietosuojalakeja. WEMASY tarjoaa myös web-hotellin ja tietoturvainfrastruktuurin, joka suojaa asiakastietoja siirron aikana ja levossa.
Katso, mitä kukin WEMASY-paketti sisältää, osoitteessa /pricing.
Keskeiset huomiot
Jokaisen verkkokauppiaan tärkeimmät oikeudelliset perusasiat jakautuvat muutamaan pääryhmään.
- Rekisteröi yrityksesi laillisesti ja valitse yritysmuoto (yksityinen elinkeinonharjoittaja, LLC tai osakeyhtiö)
- Hanki lainkäyttöalueesi ja toimialasi vaatimat yrityslisenssit ja luvat
- Kerää ja tilitä myyntivero, jos sinulla on nexus missä tahansa osavaltiossa
- Julkaise tietosuojaseloste ja suojaa asiakastiedot tietoturvatoimilla
- Rekisteröi tavaramerkkisi ja suojaa immateriaalioikeutesi
- Kirjoita kauppaasi selkeät käyttöehdot
- Noudata sähköpostimarkkinointilakeja, jos lähetät markkinointiviestejä
- Ryhdy toimiin maksupetosten estämiseksi
- Hanki asianmukaiset yritysvakuutukset
Oikea alku säästää aikaa ja riskejä myöhemmin. Jos jokin näistä vaatimuksista on sinulle epäselvä, kysy neuvoa yritysasianajajalta tai kirjanpitäjältä omalla lainkäyttöalueellasi. He voivat kertoa tarkalleen, mikä koskee juuri sinun liiketoimintaasi.
UKK
Pitääkö minun rekisteröidä yritykseni LLC:ksi, jos olen vasta aloittamassa?
Yksityinen elinkeinonharjoittaja ei vaadi rekisteröintiä eikä jatkuvaa paperityötä, joten se on yksinkertaisin vaihtoehto aivan uudelle verkkokaupalle. LLC antaa kuitenkin vastuusuojan, joka suojaa henkilökohtaista omaisuuttasi, jos jokin menee pieleen. Jos myyt tuotteita, joihin liittyy riskiä (fyysisiä tavaroita, jotka voivat aiheuttaa vammoja, tai mitä tahansa, mikä todennäköisesti aiheuttaa riitoja), LLC on pienen lisäkulun arvoinen. Useimmat verkkokauppiaat valitsevat LLC:n ensimmäisen vuotensa aikana.
Mitä tapahtuu, jos en kerää myyntiveroa, kun minun pitäisi?
Jos et kerää tai tilitä myyntiveroa, kun se vaaditaan, osavaltio voi määrätä jälkiverot sekä seuraamusmaksut ja korot. Seuraamusmaksut vaihtelevat osavaltioittain mutta voivat olla 5-25 % maksamattomasta verosta. Osavaltio voi myös ryhtyä perintätoimiin, mukaan lukien palkan ulosmittaus tai pankkitilien takavarikko. Joissakin tapauksissa toistuva tahallinen tilittämättä jättäminen voi johtaa rikossyytteisiin. Jos et ole varma, onko sinulla myyntiverovelvoitteita, verotuksen ammattilainen voi tarkistaa tilanteesi.
Vaaditaanko tietosuojaseloste todella, vai onko se vain hyvä käytäntö?
Sitä vaaditaan laissa useimmilla lainkäyttöalueilla. Yhdysvalloissa, EU:ssa, Kaliforniassa ja monissa muissa paikoissa on lakeja, jotka vaativat tietosuojaselosteen, jos keräät asiakastietoja. Selosteen on oltava rehellinen todellisista käytännöistäsi. Tietosuojaseloste on oikeudellinen asiakirja, ei markkinointimateriaalia. Jos selosteesi sanoo, ettet jaa tietoja, mutta myyt asiakaslistoja, se on laitonta harhaanjohtamista.
Voinko vain käyttää ilmaista tietosuojaselostepohjaa netistä?
Ilmaiset pohjat ovat hyvä lähtökohta, mutta ne ovat usein yleisluonteisia eivätkä välttämättä kata juuri sinun liiketoimintasi käytäntöjä. Jos tietosuojakäytäntösi ovat suoraviivaisia (et jaa tietoja, poistat vanhat tiedot X kuukauden kuluttua, käytät tavallista tietoturvaa), pohja voi riittää. Jos käytäntösi ovat monimutkaisempia, pohjasta puuttuu todennäköisesti tärkeitä yksityiskohtia tai siinä jätetään kertomatta jotain, mitä oikeasti teet. Monissa verkkokaupoissa lakimies tarkistaa tai laatii tietosuojaselosteen varmistaakseen, että se on tarkka ja täytäntöönpanokelpoinen.
Mitä PCI-vaatimustenmukaisuus on ja miksi sillä on väliä?
PCI (Payment Card Industry) -vaatimustenmukaisuus on joukko tietoturvastandardeja, jotka suojaavat luottokorttitietoja. Jos otat vastaan luottokortteja, sinun on noudatettava PCI-standardeja. Useimmat verkkokauppiaat käyttävät maksupalvelua, joka hoitaa PCI-vaatimustenmukaisuuden heidän puolestaan. Sinun on silti varmistettava, ettet tallenna salaamattomia luottokorttitietoja ja että käytät suojattuja yhteyksiä (HTTPS) kaikilla maksuun liittyvillä sivuilla.