Kauppasi kukoistaa. Viime kuussa myit tuotteita $15,000 edestä. Tässä kuussa myit $30,000 edestä. Kasvu on unelma, eikö? Mutta sitten huomaat ongelman: pankkitililläsi ei ole $30,000. Olet velkaa toimittajille $20,000. Palkanmaksu on ensi viikolla. Vuokra erääntyy. Ja kaikkien näiden myyntien rahat eivät ole vielä saapuneet, koska puolet asiakkaistasi maksoi laskulla, jonka saat perittyä 30 päivässä.
Tämä on kasvavien kauppojen piilotettu tappaja. Kassavirran hallinta kuulostaa kirjanpitäjän puheelta, mutta se on oikeasti selviytymistaito. Kauppa voi olla paperilla kannattava ja todellisuudessa täysin rahaton. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä kassavirta on, miksi se pettää, kun kasvat nopeasti, ja konkreettiset keinot, joilla pysyt maksukykyisenä skaalatessasi.
Mitä kassavirta on ja miksi se ei ole sama asia kuin voitto
Kassavirta on rahan liikkumista yrityksesi sisään ja ulos. Voitto on se, mitä jää jäljelle kaikkien kulujen jälkeen. Nämä eivät ole sama asia. Yritys voi tehdä voittoa ja silti jäädä ilman käteistä.
Ero on tämä: myyt 100 yksikköä $10 hintaan. Voittosi on $2 yksiköltä, joten teit $200 voiton. Hienoa. Mutta jos asiakkaasi maksoivat luottokortilla ja maksunvälittäjä pidättää varat 7 päivää, sinulla ei ole sitä $1,000 tililläsi tänään. Ja jos sinun täytyy maksaa toimittajillesi ennen kuin saat asiakkaiden maksut, käytät rahaa, jota sinulla ei vielä ole. Raha on sidottu varastoon ja myyntisaamisiin. Olet kannattava mutta tilapäisesti rahaton.
Tämä pahenee, kun kasvu kiihtyy. Siirryt myymään 100 yksikön sijaan 500 yksikköä kuukaudessa. Tarvitset enemmän varastoa. Maksat toimittajallesi $3,000 varastosta, joka kattaa kasvun. Mutta et saa maksua tuosta varastosta ennen kuin 30 päivän kuluttua. Olet nyt $3,000 vajaassa, vaikka jokainen myynti on kannattava. Lisää palkat, vuokra ja muut toimintakulut, niin kassasi voi helposti painua miinukselle, vaikka tuloslaskelma näyttää terveeltä.
Miksi kassavirta pettää, kun kasvat
Hitailla ja vakailla kaupoilla ei yleensä ole kassavirto-ongelmia. Kasvu laukaisee ne. Kun kauppasi kaksinkertaistuu, kolme asiaa tapahtuu yhtä aikaa.
Sinun täytyy maksaa varastosta ennen kuin asiakkaat maksavat sinulle
Toimittajasi vaatii maksun etukäteen tai 15 päivän maksuehdoilla. Asiakkaasi maksavat 30 päivässä (tai pidempään, jos tarjoat maksuohjelmia). Tätä väliä kutsutaan kassakierroksi. Jos kiertosi on 30 päivää mutta saat maksun 60 päivässä, rahoitat 30 päivän kasvun omasta pussistasi. Kun kasvu kiihtyy, tämä väli leviää. Tarvitset varastoosi 5 kertaa enemmän tavaraa, mutta sinulla ei ole 5 kertaa enemmän käteistä.
Käytät rahaa toimintaan ennen tuottoja
Kasvaaksesi nopeammin palkkaat ihmisiä. Otat markkinointilainan. Päivität varastosi. Kaikki nämä ovat investointeja kasvuun. Käytät rahat nyt ja näet tuotot kuukausien kuluessa. Mutta kun kasvu kumuloituu, uudet kulut kasautuvat vanhojen päälle. Rahoitat koko kasvukäyrän nykyisillä käteisvaroillasi.
Et voi muuttaa kasvua heti käteiseksi
$50,000 myynti tuntuu valtavalta, mutta jos myynti on 60 päivän maksuehdolla, saat käteisen vasta 60 päivän kuluttua. Toimittajasi, tiimisi ja vuokranantajasi eivät odota 60 päivää. He haluavat maksun nyt. Mitä suurempia asiakkaasi ovat (tukkuasiakkaat, isot jälleenmyyjät), sitä pahemmaksi ongelma muuttuu. Voit myydä miljoonia, mutta sinulla ei ole rahaa pankissa.
Rahattomuuden todellinen hinta
Kassavirto-ongelmat ovat kalliita ja stressaavia. Kun käteinen loppuu, joudut lainaamaan rahaa. Luottoraja voi maksaa 10-15 % korkoa vuodessa. $20,000 vajeesta se on $2,000-$3,000 vuodessa korkoja vain siksi, ettet pystynyt hallitsemaan maksujen ja saamisten ajoitusta. Tämä kustannus kasvaa vuodesta toiseen.
Pahempaa on, että jos jätät toimittajan maksun maksamatta, he lopettavat luoton antamisen sinulle. Toimittaja, joka antaa sinulle 30 päivää maksuaikaa, voi katkaista yhteistyön, jos myöhästyt edes yhdestä eräpäivästä. Sitten joudut maksamaan kaiken tulevan varaston etukäteen. Rahaongelmasi pahenevat.
Stressi vaikuttaa myös liiketoimintapäätöksiisi. Sen sijaan, että investoisit kasvuun, teet päätöksiä saadaksesi käteistä heti. Tarjoat isoja alennuksia myynnin vauhdittamiseksi. Nostat hintoja. Tingit tuotteiden laadusta. Yksikään näistä ei ole strateginen valinta. Ne ovat paniikkiliikkeitä.
Tee kassavirtaennuste
Kassavirran hallinnan perusta on tietää, missä rahasi on koko ajan. Kassavirtaennuste on kuukausittainen arvio sisään ja ulos tulevasta rahasta. Se on tuloslaskelman vastakohta, joka mittaa voittoa. Ennuste mittaa todellista käteisen ajoitusta.
Tee yksinkertainen taulukko, jossa on nämä rivit:
- Alkukassa (mistä aloitat kuukauden)
- Ennustettu liikevaihto (kuukaudessa odotettu myynti)
- Perityt myyntisaamiset (aiempien kuukausien laskutetusta myynnistä saatu raha)
- Muut kassavirrat sisään (lainat, sijoitukset, palautetut varastot)
- Varastoostot (uuden varaston maksut)
- Palkat (työntekijöille maksettu raha)
- Vuokra ja käyttökulut (kiinteät kuukausimenot)
- Muut toimintakulut (markkinointi, ohjelmistot, vakuutukset)
- Lainanmaksut ja velanhoito
- Verojen maksut ja omistajan nostot
- Loppukassa (mitä sinulla on jäljellä lopussa)
Keskeinen oivallus on ajoitus. Älä ennusta $50,000 liikevaihtoa ensi kuulle ja oleta, että sinulla on $50,000 käteistä. Ennusta, milloin saat tuon $50,000 oikeasti. Jos 50 % asiakkaista maksaa luottokortilla (saat rahat 3 päivässä), 30 % maksaa laskulla (saat rahat 30 päivässä) ja 20 % käyttää maksuohjelmaa (saat rahat 90 päivässä), saat ensimmäisen kuukauden aikana käteistä noin $20,000 ja loput seuraavina kuukausina.
Tee sama kuluille. Maksat toimittajille 15. ja 30. päivä. Maksat palkat joka toinen perjantai. Maksat vuokran ensimmäisenä päivänä. Kun ennustat kuluja, kohdista ne siihen, milloin maksut oikeasti teet.
Kun sinulla on tämä ennuste, näet kassavajeet kolme kuukautta etukäteen sen sijaan, että huomaisit ne tilin ollessa tyhjä. Kolmen kuukauden ennuste näyttää myös, mitkä kuukaudet ovat tiukkoja ja missä on ylijäämää. Ylijäämällä voi rahoittaa edessä olevat niukat kuukaudet.
Hallitse maksuehtojasi strategisesti
Ero 30 ja 60 päivän maksuehtojen välillä on käteistä tililläsi. Asiakkaille pidemmät ehdot = pidempi odotus käteisestä. Toimittajille lyhyemmät ehdot = rahasi lähtee nopeammin. Näiden välien hallinta on verkkokaupan kassavirran hallintaa käytännössä.
Neuvottele maksuehdoista toimittajiesi kanssa
Kun aloitat toimittajasuhteen, maksat usein etukäteen tai 15 päivän ehdoilla. Kun osoitat olevasi luotettava asiakas (tasaiset tilaukset, maksat aina ajallaan), pyydä 30 tai 45 päivän ehtoja. 30 päivän maksuajan jatko ei ole alennus, mutta se on käteistä tililläsi 30 päivää pidempään. Viive auttaa sinua myymään varaston ja keräämään maksun ennen kuin maksat toimittajallesi.
Jotkin toimittajat tarjoavat alennuksen nopeasta maksusta. Jos ostat 30 päivän ehdoilla mutta maksat 10 päivässä, saat 2 % alennuksen. Tätä ei yleensä kannata ottaa, kun hallitset kassavirtaa. 2 %:n säästö ei ole yhtä arvokas kuin 20 ylimääräistä päivää käteistä tililläsi.
Saa maksu asiakkailtasi nopeammin
Luottokorttimaksun käsittely kestää 1-3 päivää. Digitaaliset lompakot ovat samanlaisia. Mutta jos tarjoat laskuehtoja tai maksuohjelmia, odotat käteistä yli 30 päivää. Jokainen odotuspäivä on päivä, jonka rahasi on asiakkaan tilillä sinun tilisi sijaan.
Kannusta nopeampaan maksuun. Tarjoa 2 % alennus, jos asiakkaat maksavat etukäteen 30 päivän laskun sijaan. Tai tarjoa pieni lahja (ilmainen toimitus, ilmainen tuote), jos he maksavat luottokortilla laskun sijaan. Nämä kannustimet maksavat sinulle vähemmän kuin korko, jonka maksaisit lainatessasi rahaa välin kattamiseksi.
Jos sinun täytyy tarjota pidempiä ehtoja isoille asiakkaille, veloita siitä. Lisää laskun hintaan 1-2 % 30 päivän ehdoista. Asiakas joko maksaa nopeammin välttääkseen maksun tai maksaa maksun, jolloin saat käteistä heti.
Peri maksut ajallaan joka kerta
Jos laskutat asiakasta 1. päivänä 30 päivän ehdoilla, hän on sinulle rahaa velkaa 31. päivänä. Mutta moni asiakas ei maksa ennen kuin 45 tai 60 päivää on kulunut. Jos annat tämän mennä, kassavirtasi huononee. Älä anna sen mennä.
Lähetä laskumuistutus kolme päivää ennen eräpäivää. Lähetä seurantaviesti eräpäivänä. Jos maksua ei vieläkään ole tullut 5 päivän jälkeen, soita heille. Jos asiakas on 10 päivää myöhässä, älä anna hänelle lisää luottoa, ennen kuin hän maksaa. Perintä ei ole ilkeyttä. Se on matematiikkaa. Asiakas, joka maksaa 15 päivää myöhässä, vie sinulta käteistä, jota joku muu tarvitsee maksuunsa.
Erota tulo- ja menokassavirrat toisistaan
Monet kauppiaat käyttävät yhtä käyttötiliä kaikkeen. Raha tulee sisään, raha menee ulos, ja toivot, että sitä riittää. Tämä tekee käteisen strategisesta hallinnasta mahdotonta.
Käytä sen sijaan kolmea tiliä. Tulotili, jolle asiakkaiden maksut tulevat. Menotili, jolta toimittajien ja toiminnan laskut maksetaan. Varatili, jolla pidät käteistä hiljaisia kuukausia varten. Siirrä joka päivä (tai muutaman päivän välein) rahaa tulotililtä kattamaan kyseisen päivän kulut. Se, mitä tulotilille jää, on puskurisi.
Tämä järjestelmä pakottaa näkemään, kuinka monen päivän käteispuskuri sinulla on. Jos tulotilillä on $50,000 ja käytät $5,000 päivässä toimintaan, sinulla on 10 päivän liikkumavara. Jos ensi kuukausi on odotettua hitaampi, sinulla on vain 7 päivää. Sinun täytyy tehdä päätöksiä ennen kuin rahat loppuvat. Ilman näkyvyyttä huomaat ongelman vasta, kun tili on tyhjä.
Rakenna käteisvaranto
Paras suoja kassavirto-ongelmia vastaan on käteinen pankissa. Varatili, jossa on 30-60 päivän toimintakulut, antaa sinulle pelivaraa. Kun yksi asiakas viivyttää maksua tai odottamaton kulu ilmaantuu, varantosi kattaa sen. Et panikoi. Et ota velkaa. Otat vain varannosta ja jatkat kasvua.
Kuinka suuri varanto tarvitaan? Laske keskimääräiset kuukausittaiset toimintakulusi (palkat, vuokra, ohjelmistot, markkinointi, kaikki paitsi varastoostot). 30 päivän varanto on yksi kuukausi tätä. 60 päivän varanto on kaksi kuukautta.
Moni kauppias sanoo, ettei ole varaa rakentaa varantoa, koska he sijoittavat voitot uudelleen kasvuun. Mutta varanto ei ole hukkaan heitettyä rahaa. Se on vakuutus ajoitusongelmia vastaan, jotka tappavat kasvun. Laita 10-15 % voitoista varantoon, kunnes saavutat tavoitteesi, ja säädä sitten menojasi sen mukaan.
Kun sinulla on varanto, varanto kasvaa. Raha, joka olisi mennyt lainatun käteisen korkoihin, menee nyt varantoon. Tulet turvallisemmaksi, et köyhemmäksi.
Seuraa myyntisaamisten ikääntymistä
Myyntisaamiset ovat rahaa, jonka asiakkaat ovat sinulle velkaa. Ikääntyminen kertoo, kuinka kauan raha on ollut maksamatta. Raportti, jossa on sarakkeet 0-30 päivää, 31-60 päivää ja 61+ päivää, kertoo tarkalleen, mitkä asiakkaat eivät maksa ajallaan.
Käy tämä raportti läpi viikoittain. Jokainen yli 30 päivää vanha lasku vaatii puhelinsoiton asiakkaalle. Ei sähköpostia. Puhelinsoiton. Oikea keskustelu tuo ongelmat esiin. Ehkä lasku hukkui. Ehkä asiakas unohti. Ehkä tilauksesta on kiistaa. Et tiedä ennen kuin kysyt.
Jotkin asiakkaat ovat aina myöhässä. Se on heidän kanssaan toimimisen hinta. Mutta jos 20 % liikevaihdostasi on jumissa yli 60 päivää vanhoissa laskuissa, muutama huono asiakas kuristaa kassavirtaasi. Saatat joutua neuvottelemaan heidän kanssaan ehdot uusiksi tai vähentämään luottoriskiäsi.
Käytä varastonhallintaa käteisen vapauttamiseen
Varasto on käteistä, joka lojuu hyllyllä. Mitä pidempään varasto on paikallaan, sitä enemmän käteistä on sidottu. Jos pidät 1,000 yksikköä hitaasti liikkuvaa tuotetta, sinulla on käteistä lukittuna varastoon, joka voisi tuottaa jossain muualla.
Nopeampi varaston kiertonopeus = nopeampi kassakierto. Tuote, joka myydään 30 päivässä, muuttaa käteisesi kaksi kertaa nopeammin kuin tuote, jonka myynti kestää 60 päivää. Katso myyntitietojasi. Mitkä tuotteet liikkuvat nopeasti? Varastoi niitä enemmän. Mitkä tuotteet ovat hitaita? Vähennä tilauksia tai järjestä alennusmyynti varaston liikuttamiseksi.
Mieti myös, mitä sinun ei tarvitse varastoida. Voitko myydä tiettyjä tuotteita suoratoimituksella varaston pitämisen sijaan? Voitko käyttää toimittajaa, joka toimittaa tarpeen mukaan päivissä viikkojen sijaan? Jokainen varasto, jota et pidä, on käteistä, joka pysyy tililläsi.
Varo kausiluonteisia kassavirran heilahduksia
Jos kauppasi on kausiluonteinen (kiireistä juhlapyhinä, hiljaista kesällä), myös kassavirtasi heiluu. Tarvitset käteistä varaston ostoon ennen kiireistä kautta, mutta se käteinen ei palaa ennen kuin kauden jälkeen. Tämä väli voi olla raaka.
Suunnittele sitä. Jos huippukautesi on lokakuusta joulukuuhun, aloita käteisen kerääminen heinä- ja elokuussa. Älä käytä kaikkia kesän voittoja. Varaa ne erityisesti varastoostoon, joka rahoittaa kiireisen kauden. Kun kiireinen kausi päättyy, huippumyynnin käteinen saapuu tammi- ja helmikuussa, kun kulut vielä pyörivät kiireestä. Tämä käteinen täyttää varantosi.
Kauppiaat, jotka jäävät kiinni, ovat niitä, jotka eivät suunnittele väliä. He huomaavat syyskuussa tarvitsevansa $30,000 joulun varaston ostoon, eikä heillä ole käteistä. Sitten he lainaavat korkealla korolla pelkästään oman kausisyklinsä kattamiseksi.
Suunnittele kasvu kassavirtaennusteessasi
Kun kasvat seuraavalle tasolle (10-kertainen liikevaihto, 100-kertainen liikevaihto, uusi markkina), kassavirran dynamiikka muuttuu taas. Ennusta, mitä se tarkoittaa, ennen kuin tavoittelet sitä. Jos haluat kaksinkertaistaa liikevaihdon, kaksinkertaista ennusteesi. Mitä varastoa tarvitset? Kuinka paljon lisää käteistä tarvitset kasvun rahoittamiseen? Milloin se käteinen palaa?
Kaikki kasvu ei ole sen arvoista, jos käteisvaatimus on liian korkea. $500,000 tukkukauppa on hieno, kunnes tajuat tarvitsevasi $100,000 varastoon ja jälleenmyyjältä 90 päivän maksuehdot. Et ole valmis siihen kauppaan, ellei sinulla ole tuota $100,000 käteisenä tai pääsyä luottoon välin kattamiseksi.
Suunnittele ennen kuin tavoittelet kasvua. Jos kasvu vaatii enemmän käteistä kuin sinulla on, järjestä käteinen (yrityksen luottoraja, sijoittajan pääoma, pienempi kasvu välillä) ennen kuin sitoudut uusiin asiakkaisiin tai tilauksiin.
Miten WEMASY auttaa kassavirran hallinnassa
WEMASYn analytiikka- ja raportointityökalut antavat näkyvyyttä kassavirtasi ajoitukseen. Näet maksutavat asiakkaittain (luottokortti vs. lasku), maksun tilan (maksettu, odottaa, myöhässä) ja liikevaihdon ajoituksen. Nämä tiedot virtaavat kassavirtaennusteeseesi.
Myyntitietojen vieminen kirjanpito-ohjelmaan helpottaa myös työtä: kun tiedot siirtyvät kirjanpitäjäsi tietoihin, käsin syöttö vähenee ja näet voiton ja käteistilanteen paremmin.
WEMASYn raportit seuraavat myös varastoa. Näet, mitkä tuotteet liikkuvat nopeasti ja mitkä seisovat. Tämä auttaa optimoimaan varastoostoja ja vapauttamaan käteistä nopeammin. Lue lisää WEMASYn ominaisuuksista ja hinnoista.
Kuinka suuri käteisvaranto kasvavalla kaupalla pitäisi olla?
Tavoittele 30-60 päivän toimintakuluja varantoon. Tämä tarkoittaa, että jos keskimääräiset kuukausikulusi (palkat, vuokra, ohjelmistot, käyttökulut jne.) ovat $10,000, varantosi pitäisi olla $10,000-$20,000. Tämä kattaa tilanteet, joissa asiakkaiden maksut myöhästyvät tai odottamattomia kuluja ilmaantuu. Kun olet saavuttanut tämän tavoitteen, pidä se samalla tasolla sen sijaan, että sijoittaisit sen uudelleen.
Mitä maksuehtoja minun pitäisi tarjota tukkuasiakkaille?
Aloita 30 päivän ehdoilla (maksu erääntyy 30 päivässä). Kun asiakkaat osoittautuvat luotettaviksi, voit jatkaa 45 tai 60 päivään, jos se auttaa saamaan suurempia kauppoja. Veloita kuitenkin jokaisesta pidennetystä maksupäivästä 1-2 % lisää kattaaksesi pääomakustannuksesi ja maksamattomuuden riskin. Asiakas, joka maksaa 60 päivän ehdoilla, maksaa siitä etuoikeudesta.
Pitäisikö minun factoroida laskuni käteisen keräämisen nopeuttamiseksi?
Laskujen factoring muuttaa maksamattomat laskut heti käteiseksi, mutta factoring-yhtiö ottaa 2-5 % pois. Käytä factoringia vain, jos käteisvaje on kiireellinen (palkat erääntyvät, toimittaja vaatii maksua) ja lyhytaikainen (perit laskun viikkojen kuluessa). Jatkuvaan kassavirran hallintaan on halvempaa neuvotella maksuehdoista toimittajien ja asiakkaiden kanssa.
Kuinka usein kassavirtaennuste pitäisi käydä läpi?
Käy ennuste läpi viikoittain, tai päivittäin, jos olet nopean kasvun tilassa tai tiukassa kuukaudessa. Katso seuraavien 30 päivän loppukassaa. Jos putoat minimivarantosi tai ennustetun vajeen alle, sinulla on aikaa toimia: periä laskut nopeammin, lykätä ei-välttämättömiä menoja tai järjestää luottoa. Kuukausittain läpikäyty ennuste on hyödytön, koska ongelmat ilmenevät vasta, kun kuukausi on jo vaikeuksissa.
Miten hoidan asiakkaan, joka maksaa jatkuvasti myöhässä?
Soita hänelle ja selvitä syy. Onko laskusta kiistaa? Eikö sitä vastaanotettu? Kun ymmärrät ongelman, aseta tiukka määräaika ja seuraus. Jos hän ei maksa 5 päivän kuluessa, lisää luottoa ei anneta. Jos hän jatkaa myöhästelyä, vaadi maksu etukäteen kaikista tulevista tilauksista. Krooninen myöhässä maksaja maksaa sinulle käteistä, eikä ansaitse joustavia ehtoja.
Lue myös: Miten rakennat kanta-asiakasohjelman verkkokaupallesi ja Miten skaalaat verkkokauppasi markkinoinnin automaatiolla.