Neljä ihmistä käsittelee samaa laskua, ennen kuin se maksetaan. Jokainen lisää vaiheen, lähettää sähköpostin ja odottaa vastausta. Kahden päivän työ venyy kahteen viikkoon. Olet kokenut tällaisen hitauden aiemmin, vaikka sinun pullonkaulasi olisi ollut jokin toinen prosessi. Hyvä uutinen on, että useimmista hitaista käsin tehtävistä reiteistä on olemassa nopeampi automatisoitu versio.
Työnkulkujen automaatioesimerkit auttavat näkemään, mikä on mahdollista, ennen kuin rakennat mitään itse. Abstraktien määritelmien sijaan saat konkreettisia kulkuja, jotka voit kuvitella pyörimässä omassa yrityksessäsi. Tässä on viisi yleistä automatisoitua työnkulkuesimerkkiä ja se, miten kukin niistä säästää aikaa.
Miltä työnkulkujen automaatioesimerkit näyttävät käytännössä?
Jokainen automatisoitu työnkulku noudattaa samaa perusmuotoa. Jokin käynnistää kulun, vaiheiden sarja etenee ja prosessi päättyy selkeään lopputulokseen. Alla olevat esimerkit näyttävät, miten tämä kuvio toteutuu yrityksen eri osa-alueilla.
Nämä eivät ole eksoottisia ratkaisuja, jotka on varattu suuryrityksille. Pienyritykset käyttävät versioita kaikista viidestä joka päivä. Ero on siinä, tehdäänkö vaiheet käsin vai noudattavatko ne sääntöjä, jotka asetat kerran.
Viisi työnkulkujen automaatioesimerkkiä pienyrityksille
1. Uuden asiakkaan perehdytys
Asiakas allekirjoittaa sopimuksen ja perehdytyskulku alkaa. Järjestelmä lähettää tervetuloviestin, jossa on seuraavat vaiheet, luo projektikansion, jakaa käyttöönottotehtävät tiimillesi ja ajoittaa aloitusmuistutuksen kolmen päivän päähän. Kukaan ei kopioi asiakkaan tietoja taulukoiden välillä tai unohda lähettää tervetulopakettia.
Tämä on klassinen liiketoimintaprosessien automaatioesimerkki, koska se yhdistää useita vaiheita myynnin ja toimituksen välillä. Jokainen uusi asiakas saa saman kokemuksen riippumatta siitä, kuinka kiireinen tiimisi on sillä viikolla.
2. Laskun hyväksyntä ja maksu
Lasku lähetetään ja ohjataan esihenkilölle hyväksyttäväksi. Jos se hyväksytään, se siirtyy talousosastolle maksun ajoitusta varten. Jos se hylätään, lähettäjä saa ilmoituksen syystä. Muistutus lähtee automaattisesti, jos mitään ei tapahdu 48 tunnin kuluessa.
Tämä kulku korvaa edestakaiset sähköpostit, jotka jumittavat maksuja. Asiakirjatyönkulkujen automaatio hoitaa ohjauksen, joten oikea henkilö näkee aina oikean tiedoston oikeaan aikaan.
3. Verkkosivuston lomakkeesta myynnin seurantaan
Kävijä täyttää yhteydenottolomakkeen verkkosivustollasi. Muutamassa sekunnissa hän saa vahvistussähköpostin. Myyntiyhteyshenkilösi saa ilmoituksen liidin tiedoista. Seurantatehtävä luodaan eräpäivällä seuraavalle arkipäivälle.
Tämä on yksi yksinkertaisimmista automatisoiduista työnkulkuesimerkeistä ja yksi vaikuttavimmista. Nopeudella on väliä myynnissä, ja välitön vastaus voittaa vastauksen, joka tulee kahden päivän päästä, koska joku unohti tarkistaa postilaatikon.
4. Työntekijän lomapyyntö
Työntekijä lähettää lomapyynnön sisäisellä lomakkeella. Järjestelmä tarkistaa hänen jäljellä olevan saldonsa, ohjaa pyynnön esihenkilölle ja päivittää tiimin kalenterin, jos pyyntö hyväksytään. HR saa palkanlaskennan tiedot ilman, että kukaan välittää sähköposteja eteenpäin.
5. Asiakastukipyyntöjen ohjaus
Tukipyyntö saapuu ja luokitellaan lomakkeessa valitun aiheen mukaan. Laskutuskysymykset menevät taloudelle. Tekniset ongelmat menevät tukivastaavallesi. Kiireelliset pyynnöt lähettävät välittömän hälytyksen päivystäjälle. Asiakkaat tavoittavat oikean henkilön nopeammin ilman käsin tehtävää edelleenlähetystä.
Miten valitset yrityksellesi sopivan esimerkin
Katso, missä tiimisi menettää eniten aikaa toistuvaan koordinointiin. Jos uudet asiakkaat putoavat välistä, aloita perehdytyksestä. Jos maksut jumittuvat, aloita laskun hyväksynnästä. Jos liidit jäähtyvät, aloita lomakkeen seurannasta. Jokainen esimerkki alkoi käsin tehtynä työnkulkuna, joka kartoitettiin vaihe vaiheelta ennen kuin automaatiota lisättiin.
Nämä esimerkit kattavat työnkulkujen automaation ydinajatukset. Seuraavassa moduulissa tutustutaan työkaluihin, joilla voit rakentaa ja hallita näitä kulkuja suuremmassa mittakaavassa. Jos haluat lisää taustaa työnkulkujen luomisesta ennen automatisointia, lue blogimme aiheesta työnkulkujen luomisen tärkeys.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä työnkulkujen automaatioesimerkki on helpoin aloittaa?
Verkkosivuston lomakkeen seuranta on yleensä yksinkertaisin aloituskohta. Käynnistin (lomakkeen lähetys) on jo olemassa, ja toiminnot (vahvistuksen lähetys, tiimin ilmoittaminen) ovat suoraviivaisia. Useimmat yritykset näkevät tuloksia ensimmäisen viikon aikana.
Voinko yhdistää useita työnkulkujen automaatioesimerkkejä yhdeksi kuluksi?
Kyllä, ja juuri näin liiketoimintaprosessien automaatio kehittyy luontevasti. Uuden asiakkaan perehdytyskulkuun voi kuulua lomakkeen lähetyksen käynnistin, asiakirjan hyväksyntävaihe ja ajoitettu seurantamuistutus. Aloita yhdestä esimerkistä ja yhdistä muita tarpeidesi kasvaessa.
Tarvitsenko kehittäjän näiden automatisoitujen työnkulkujen rakentamiseen?
Useimmat yleiset esimerkit voi ottaa käyttöön ilman koodausta. Visuaaliset työnkulkutyökalut ja sisäänrakennetut automaatio-ominaisuudet hoitavat suurimman osan pienyritysten tarpeista. WEMASYlla voit luoda näitä kulkuja käynnistävät verkkosivuston lomakkeet Sivustonrakentajalla ja yhdistää ne automaattisiin seurantavaiheisiin.
Miten mittaan, toimiiko automatisoitu työnkulku?
Seuraa mittareita, joilla on merkitystä kunkin kulun kannalta. Perehdytyksessä mittaa aikaa sopimuksen allekirjoituksesta aloitukseen. Laskun hyväksynnässä mittaa keskimääräistä päivien määrää maksuun. Vertaa lukuja ennen automaatiota ja sen jälkeen nähdäksesi todellisen vaikutuksen.
Entä jos liiketoimintaprosessini ei vastaa mitään näistä esimerkeistä?
Nämä viisi mallia kattavat yleisimmät muodot, mutta prosessisi voi yhdistää osia useasta. Kartoita vaiheesi ensin paperille, tunnista käynnistin ja lopputulos ja etsi esimerkki, joka on lähimpänä kulkuasi. Useimmat räätälöidyt automaatiot ovat muunnelmia jostakin näistä malleista.
Voivatko automatisoidut työnkulut hoitaa eri reittejä asiakastyypin mukaan?
Ehdollinen haarautuminen antaa yhden työnkulun jakautua eri reiteille. Tukkuasiakas voi käynnistää eri perehdytysjakson kuin vähittäisasiakas. Nämä haarautuvat kulut ovat yksi ehdollisen työnkulun muoto, ja ne toimivat hyvin, kun säännöt ovat selkeät.