Yksi tiimi odottaa, että markkinointi saa työnsä valmiiksi, ennen kuin myynti voi lähettää tarjouksen. Toinen tiimi tekee kolme hyväksyntää yhtä aikaa ja saa saman työn valmiiksi puolessa ajassa. Sama tavoite, eri tapa. Ero johtuu siitä, minkä tyyppistä työnkulkua kumpikin tiimi käyttää.
Työnkulkujen tyypit kuvaavat, miten vaiheet liittyvät toisiinsa. Jotkin etenevät suoraa linjaa. Jotkin haarautuvat ehtojen mukaan. Jotkin kulkevat rinnakkain. Näiden mallien ymmärtäminen auttaa suunnittelemaan prosesseja, jotka vastaavat sitä, miten yrityksesi oikeasti toimii. Tässä ovat kolme päätyyppiä ja se, milloin kukin sopii.
Mitkä ovat työnkulkujen päätyypit?
Useimmat liiketoiminnan työnkulut kuuluvat kolmeen luokkaan: peräkkäiset, rinnakkaiset ja ehdolliset. Kukin tyyppi määrittelee, miten vaiheet liittyvät toisiinsa ja miten työ kulkee alusta loppuun. Eron tunteminen auttaa rakentamaan työnkulkukaavion, joka heijastaa todellisuutta sen sijaan, että pakottaisi jokaisen prosessin samaan muottiin.
1. Peräkkäiset työnkulut
Peräkkäinen työnkulku etenee suoraa linjaa. Ykkösvaiheen on valmistuttava ennen kuin kakkonen alkaa, ja kakkosen ennen kuin kolmas käynnistyy. Ajattele kokoonpanolinjaa, jossa jokainen asema luovuttaa työn seuraavalle.
Yleisiä työnkulkuesimerkkejä ovat ostotilauksen käsittely, blogikirjoituksen kirjoittaminen ja julkaiseminen tai uuden työntekijän vieminen perehdytyspapereiden läpi. Jokainen vaihe riippuu edellisestä. Eteenpäin ei voi hypätä rikkomatta prosessia.
Peräkkäiset työnkulut toimivat parhaiten, kun järjestyksellä on väliä ja jokainen vaihe rakentuu edellisen päälle. Ne on helppo kartoittaa ja tiimien on helppo seurata niitä. Kääntöpuoli on nopeus. Jos yksi vaihe jumittuu, kaikki sen jälkeinen odottaa.
2. Rinnakkaiset työnkulut
Rinnakkainen työnkulku ajaa useita vaiheita samaan aikaan. Eri ihmiset tai tiimit hoitavat osansa samanaikaisesti, ja prosessi jatkuu, kun kaikki haarat ovat valmiita. Tämä tyyppi nopeuttaa työtä, joka ei riipu tiukasta järjestyksestä.
Kuvittele uuden tuotesivun julkaisu. Samalla kun suunnittelija rakentaa asettelun, tekstintekijä luonnostelee tekstin ja kehittäjä pystyttää lomakkeen. Kaikki kolme työskentelevät rinnakkain. Sivu julkaistaan vasta, kun jokainen haara on valmis.
Rinnakkaiset työnkulut säästävät aikaa monimutkaisissa projekteissa, joissa on toisistaan riippumattomia tehtäviä. Ne vaativat selkeää viestintää, jotta tiimit tietävät, milloin heidän osansa on määrä valmistua ja mikä käynnistää seuraavan vaiheen.
3. Ehdolliset työnkulut
Ehdollinen työnkulku haarautuu sääntöjen tai lopputulosten mukaan. Reitti muuttuu sen mukaan, mitä päätöskohdassa tapahtuu. Jos vastaus on kyllä, työ menee yhteen suuntaan. Jos ei, se menee toiseen.
Tukipyynnön työnkulku on klassinen esimerkki. Uusi pyyntö saapuu, järjestelmä tarkistaa luokan, ja kiireelliset asiat ohjataan kokeneelle tukihenkilölle, kun taas yleiset kysymykset menevät tavalliseen jonoon. Lähtökohta on sama, mutta reitti jakautuu ehtojen mukaan.
Ehdolliset työnkulut hoitavat tilanteet, joissa sama ratkaisu ei sovi kaikille. Ne lisäävät joustavuutta, mutta tarvitsevat selkeät säännöt, jotta ihmiset tietävät, mitä haaraa seurata, eikä mikään katoa reittien välillä.
Miten valitset oikean työnkulun tyypin?
Aloita kysymällä, täytyykö vaiheiden tapahtua järjestyksessä. Jos kyllä, käytä peräkkäistä työnkulkua. Jos useat vaiheet voivat tapahtua toisistaan riippumatta, rinnakkainen sopii todennäköisesti paremmin. Jos reitti riippuu muuttujista, kuten budjetista, kiireellisyydestä tai asiakastyypistä, tarvitset ehdollisen työnkulun.
Monet oikeat liiketoimintaprosessit yhdistävät kaikki kolme tyyppiä. Asiakasprojekti voi alkaa peräkkäin vastaanotolla ja rajauksella. Suunnittelu ja tekstit kulkevat rinnakkain toteutusvaiheessa. Lopun ehdollinen hyväksyntä ohjaa korjauksiin tai päättää projektin asiakkaan palautteen perusteella. Se on normaalia. Tavoitteena ei ole pakottaa yhtä mallia vaan tunnistaa, mitkä prosessisi osat tarvitsevat mitäkin lähestymistapaa.
Yksinkertaisen työnkulkukaavion piirtäminen paperille auttaa näkemään yhteydet ennen kuin rakennat mitään virallista. Laatikot vaiheille, nuolet suunnalle ja haarautuvat reitit ehdoille. Jo karkea luonnos paljastaa pullonkaulat, jotka voivat jäädä huomaamatta, kun kaikki on vain päässäsi.
Kun tiedät, mikä tyyppi sopii prosessiisi, seuraavassa moduulissa käsitellään työnkulkujen automaatiota ja sitä, miten nopeutat kunkin mallin toistuvia vaiheita. Jos haluat laajemman katsauksen siihen, miksi jäsennellyt prosessit ovat tärkeitä alusta asti, lue blogimme aiheesta työnkulkujen luomisen tärkeys.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko yksi liiketoimintaprosessi käyttää useampaa kuin yhtä työnkulun tyyppiä?
Useimmat oikeat prosessit yhdistävät peräkkäisiä, rinnakkaisia ja ehdollisia vaiheita yhdessä työnkulussa. Rekrytointiprosessissa taustatarkistukset voivat kulkea rinnakkain, kun taas tarjouskirje etenee peräkkäisessä hyväksyntäketjussa. Tärkeintä on liittää prosessin jokainen osa sille parhaiten sopivaan tyyppiin.
Mikä on työnkulkukaavio ja tarvitsenko sellaisen?
Työnkulkukaavio on prosessisi visuaalinen kartta, joka näyttää vaiheet, yhteydet ja päätöskohdat. Sen tekemiseen ei tarvita hienoa ohjelmistoa. Taululle tehty luonnos tai yksinkertainen vuokaavio paperilla riittää useimmille pienille tiimeille ja auttaa kaikkia näkemään saman kuvan.
Mikä työnkulun tyyppi sopii parhaiten pienelle tiimille?
Peräkkäiset työnkulut ovat helpoin aloituskohta pienille tiimeille, koska ne noudattavat selkeää järjestystä ja vaativat vähän koordinointia. Tiimin kasvaessa ja projektien monimutkaistuessa rinnakkaiset ja ehdolliset mallit muuttuvat hyödyllisemmiksi. Aloita yksinkertaisesti ja lisää monimutkaisuutta vasta, kun prosessi sitä vaatii.
Miten verkkosivuston lomakkeet liittyvät eri työnkulkutyyppeihin?
Sivustosi yhteydenottolomake voi käynnistää eri reittejä sen mukaan, mitä kävijä valitsee. Tarjouspyyntö voi käynnistää peräkkäisen myyntityönkulun, kun taas tukikysymys ohjautuu ehdollista reittiä pitkin kiireellisyyden mukaan. WEMASYlla voit rakentaa lomakkeet Sivustonrakentajalla ja yhdistää ne siihen työnkulun tyyppiin, joka sopii kuhunkin tiedusteluun.
Mikä on yleisin työnkulun tyyppi liiketoiminnassa?
Peräkkäiset työnkulut ovat yleisimpiä, koska monet arkiset tehtävät noudattavat luonnostaan vaihe vaiheelta etenevää järjestystä. Laskutus, sisällön julkaisu ja tilausten toimitus alkavat kaikki yleensä peräkkäisinä. Tiimit lisäävät usein rinnakkaisia tai ehdollisia haaroja prosessien monimutkaistuessa. Jos aihe on sinulle uusi, aloita luvusta mikä on työnkulku ymmärtääksesi perusteet ensin.
Miten ehdolliset työnkulut hoitavat poikkeukset?
Ehdolliset työnkulut käyttävät päätöskohtia ohjatakseen poikkeukset rikkomatta koko prosessia. Tietyn summan ylittävä hyvityspyyntö voi vaatia esihenkilön hyväksynnän, kun taas pienemmät summat hyväksytään automaattisesti. Selkeät säännöt jokaisessa haarassa estävät poikkeuksia pysäyttämästä koko työnkulkua. Liiketoimintaprosessien automaatiota käsittelevä luku kertoo, miten näitä sääntöjä hoidetaan isossa mittakaavassa.