Julkaiset työpaikkailmoituksen tiistaina. Perjantaihin mennessä sähköpostissasi on kahdeksan hakemusta, kolme niistä unohtuneessa kansiossa, ja yksi hakija ei ole kuullut sinusta mitään. Sinulla ei ole suurta HR-osastoa. Olet pienyrittäjä, joka yrittää palkata yhden ihmisen niin, ettei prosessi syö koko viikkoasi.
HR-työnkulku on toistettava joukko vaiheita siihen, miten yrityksesi hoitaa henkilöstöasiat. Se kattaa rekrytoinnin, perehdytyksen, vapaat, arvioinnit ja näiden väliset luovutukset. Kun vaiheet ovat vain päässäsi tai hajallaan sähköposteissa, pienet virheet kasaantuvat nopeasti. Tässä näet, miltä HR-työnkulku oikeasti näyttää pienessä tiimissä ja miksi sen rakentaminen kannattaa.
Mikä on HR-työnkulku?
HR-työnkulku on määritelty prosessi henkilöstöasioiden hoitamiseen alusta loppuun. Jokaisella vaiheella on selkeä vastuuhenkilö, selkeä toimenpide ja selkeä lopputulos. Kun kukaan ei arvaile, mitä tapahtuu työtarjouksen hyväksymisen jälkeen, kaikki seuraavat samaa reittiä.
Pienelle yritykselle HR-työnkulun ei tarvitse olla monimutkainen. Yksinkertaiseen uuden työntekijän perehdytykseen voi kuulua tervetuloviestin lähettäminen, verolomakkeiden kerääminen, sähköpostin käyttöoikeuksien luominen, ensimmäisen viikon tapaamisen sopiminen ja perehdyttäjän nimeäminen. Viisi vaihetta, kirjattu kerran ja toteutettu joka kerta.
HR-työnkulut ovat olemassa, kirjaat ne ylös tai et. Kun palkkaat ilman prosessia, sinulla on silti työnkulku. Se vain on epäjohdonmukainen, stressaava ja vaikea antaa toiselle hoidettavaksi, kun sinulla on kiire tai olet poissa. Kirjaamalla sen ylös hajanaiset tavat muuttuvat asiaksi, johon koko tiimisi voi luottaa.
Miksi pienyritys tarvitsee HR-työnkulkuja?
Kun työntekijöitä on alle kymmenen, jokainen rekrytointi ja jokainen lähtö tuntuu enemmän. Varalla ei ole HR-päällikköä, joka huomaisi puuttuvat paperit tai unohtuneet tapaamiset. Yksi ohitettu vaihe voi tarkoittaa myöhästynyttä aloituspäivää, aukkoa säännösten noudattamisessa tai uutta työntekijää, joka tuntee itsensä hukassa ensimmäisenä päivänä.
Selkeät HR-työnkulut säästävät aikaa tehtävissä, jotka toistuvat jokaisen tulijan ja lähtijän kohdalla. Sinun ei tarvitse rakentaa perehdytyslistaa alusta joka kerta. Tiedät, milloin lähetät laitelistan, milloin lisäät henkilön palkanlaskentaan ja kuka hyväksyy viimeisen vaiheen.
Ne myös suojaavat kokemusta, jota uudet tiimiläiset odottavat. Sujuva haastattelu ja sitä seuraava sekava ensimmäinen viikko antavat ristiriitaisen viestin. Jäsennelty prosessi osoittaa, että yrityksesi toimii ammattimaisesti, vaikka tiimi on pieni.
Yleisiä HR-työnkulkuja, joilla kannattaa aloittaa
Kaikkia HR-tehtäviä ei tarvitse kartoittaa ensimmäisenä päivänä. Useimmat pienyritykset hyötyvät, kun aloittavat kolmesta perustyönkulusta ja rakentavat niiden pohjalta eteenpäin.
1. Rekrytointi ja haku
Tämä työnkulku kattaa tehtävän julkaisemisen, hakemusten läpikäynnin, haastattelujen sopimisen, tarjousten lähettämisen ja viestin niille hakijoille, joita et valinnut. Selkeä rekrytointityönkulku estää vahvoja hakijoita livahtamasta pois, kun hoidat samalla asiakastöitä.
2. Uuden työntekijän perehdytys
Perehdytystyönkulku alkaa, kun joku hyväksyy tarjouksen, ja päättyy, kun hänellä on kaikki valmiina ja hän tekee tuottavaa työtä. Siihen kuuluu yleensä paperityöt, työkalujen käyttöoikeudet, koulutus ja ensimmäisen viikon esittely tiimille. Tämä on usein pienyrityksen tehokkain työnkulku, koska hyvä ensimmäinen viikko luo sävyn useiksi kuukausiksi.
3. Vapaat ja rutiinipyynnöt
Lomapyynnöt, aikataulumuutokset ja kuluilmoitukset noudattavat kaikki samaa kaavaa. Yksinkertainen työnkulku määrittelee, kuka tekee pyynnön, kuka hyväksyy sen ja miten tiimille kerrotaan. Jopa kahden hengen yritys hyötyy siitä, että tietää etukäteen, miten vapaat hoidetaan, ennen kuin joku varaa lomamatkan.
Kun nämä kolme ovat käytössä, voit lisätä työnkulut kehityskeskusteluille, työsuhteen päättämiselle ja koulutuspyynnöille. Tavoitteena on kourallinen selkeitä reittejä, jotka estävät henkilöstöasioita muuttumasta päivittäisiksi hätäpaloiksi.
HR-työnkulut sopivat luontevasti yhteen työnkulkujen automaatioesimerkkien kanssa, jotka näyttävät, miten toistuvat vaiheet, kuten muistutusviestit ja lomakkeiden ohjaus, voivat pyöriä itsekseen. Tämän moduulin seuraavassa luvussa käsitellään terveydenhuollon työnkulkujen automaatiota klinikoille ja hyvinvointialan yrityksille. Jos haluat laajemman lähtökohdan, lue blogimme aiheesta työnkulkujen luomisen tärkeys.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko erillisen HR-ihmisen HR-työnkulkujen luomiseen?
Useimmat pienyritykset rakentavat ensimmäiset HR-työnkulkunsa ilman erillistä HR-palkkausta. Omistaja tai toimistopäällikkö kartoittaa vaiheet sen perusteella, mitä jo tapahtuu, ja kirjaa ne yhteiseen dokumenttiin. Voit hioa prosessia yrityksen kasvaessa ja lisätä lopulta HR-automaatiotyökalut, kun käsin seuranta alkaa pettää.
Mitä dokumentteja uuden työntekijän perehdytystyönkulkuun kuuluu?
Tyypilliseen perehdytystyönkulkuun kuuluu veroliitteet, tilinumerotiedot palkanmaksua varten, työsopimus, hätäyhteystiedot ja kaikki tehtäväkohtainen koulutusmateriaali. Tarkka lista riippuu sijainnistasi ja yrityksesi tyypistä. Tärkeintä on kerätä samat asiat samassa järjestyksessä jokaiselta uudelta työntekijältä, jotta mikään ei jää puuttumaan.
Voiko HR-automaatio auttaa yritystä, jossa on alle kymmenen työntekijää?
Pienet tiimit hyötyvät usein HR-automaatiosta eniten, koska yksi unohtunut vaihe vaikuttaa suhteettoman paljon. Kun tervetuloviestit, lomakemuistutukset ja hyväksyntäilmoitukset automatisoidaan, omistajan ei tarvitse jahdata papereita. Jo yksinkertaiset käynnistimet, kuten tarkistuslistan lähettäminen, kun hakija hyväksyy tarjouksen, säästävät tunteja käsin tehtävää seurantaa joka kuukausi.
Miten verkkosivustoni voi tukea rekrytointi- ja perehdytystyönkulkuja?
Rekrytointisivu, jossa on jäsennelty hakulomake, on usein rekrytointityönkulun ensimmäinen vaihe. WEMASYlla voit rakentaa sivun Sivustonrakentajalla ja yhdistää lomakkeiden lähetykset omaan läpikäyntiisi. Uudet yhteydenotot tulevat yhteen paikkaan sähköpostiketjujen sijaan.
Miten pienyrityksen kannattaa hoitaa vapaapyynnöt ilman virallista HR-ohjelmistoa?
Aloita yksinkertaisella säännöllä: yksi lomake tai sähköpostipohja, yksi hyväksyjä ja yksi päivitys yhteiseen kalenteriin. Kirjaa ylös, kuka hoitaa työt, kun joku on poissa. Tämä perustyönkulku toimii vuosia, ennen kuin tarvitset erillisen ohjelmiston. Liiketoiminnan työnkulkujen tyypit -luvusta näet, mikä malli sopii hyväksyntäketjuihin, kuten lomapyyntöihin.
Milloin HR-työnkulut kannattaa siirtää pois taulukoista?
Taulukot toimivat, kunnes useampi ihminen tarvitsee reaaliaikaisen pääsyn tai vaiheita alkaa jäädä välistä. Jos palkkaat useamman kuin muutaman ihmisen vuodessa tai perehdytys tuntuu joka kerta sekavalta, kannattaa siirtyä järjestelmään, jossa kaikki näkevät tilanteen. Työnkulkujen automaatiota käsittelevä luku kertoo, miten nopeutat toistuvia osia, kun vaiheesi on määritelty.