Yksi tiimi seuraa tarkistuslistaa aina, kun uusi asiakas rekisteröityy. Toinen tiimi improvisoi joka kerta ja toivoo, ettei mikään putoa välistä. Kuuden kuukauden päästä ensimmäinen tiimi on perehdyttänyt neljäkymmentä asiakasta ilman yhtään ohitettua vaihetta. Toinen tiimi korjaa yhä ensimmäisen viikon virheitä. Juuri tämän kuilun liiketoimintaprosessien automaatio on suunniteltu kuromaan umpeen.
Liiketoimintaprosessien automaatio tarkoittaa teknologian käyttöä toistuvien liiketoimintaprosessien ajamiseen mahdollisimman vähällä käsityöllä. Se menee pidemmälle kuin yksittäisen sähköpostin tai muistutuksen automatisointi. Se yhdistää useita vaiheita, ihmisiä ja järjestelmiä prosessiksi, joka toimii joka kerta samalla tavalla. Tässä näet, miten se toimii ja miksi se on tärkeää brändillesi.
Mitä on liiketoimintaprosessien automaatio?
Liiketoimintaprosessien automaatio, usein lyhennettynä prosessiautomaatioksi, tarkoittaa ohjelmiston käyttöä liiketoimintaprosessin vaiheiden hoitamiseen alusta loppuun. Liiketoimintaprosessi on mikä tahansa toistuva vaiheiden sarja, johon yrityksesi nojaa: uuden työntekijän perehdytys, hyvityksen käsittely, tilauksen toimitus tai budjettipyynnön hyväksyminen.
Siinä missä työnkulkujen automaatio voi hoitaa yhden toisiinsa liittyvän vaihesarjan, liiketoimintaprosessien automaatio katsoo isompaa kuvaa. Se kartoittaa, miten työ liikkuu osastojen välillä, mitkä hyväksynnät tarvitaan ja mitä tietoa pitää siirtyä vaiheesta toiseen. Tuloksena on prosessi, joka toimii johdonmukaisesti ilman, että joku koordinoi jokaista luovutusta käsin.
Miksi liiketoimintaprosessien automaatiolla on merkitystä?
Kasvu paljastaa prosessiongelmat nopeasti. Se, mikä toimi kolmen ihmisen kanssa, hajoaa kymmenen kanssa. Tehtäviä tehdään kahteen kertaan, hyväksynnät jumittuvat postilaatikoihin eikä kukaan tiedä, mikä asiakirjan versio on ajan tasalla. Liiketoiminnan automaatio antaa sinulle yhden luotettavan reitin, joka skaalautuu tiimisi mukana.
Se luo myös tallenteen siitä, mitä tapahtui ja milloin. Jokainen vaihe jättää jäljen: kuka hyväksyi minkä, milloin tehtävä valmistui, mihin pyyntö jäi jumiin. Tämä näkyvyys auttaa sinua huomaamaan pullonkaulat ja korjaamaan ne ennen kuin ne maksavat sinulle asiakkaita tai liikevaihtoa.
Miten liiketoimintaprosessien automaatio eroaa työnkulkujen automaatiosta?
Nämä kaksi termiä menevät osin päällekkäin, mutta ne keskittyvät eri laajuuksiin. Työnkulkujen automaatio hoitaa tyypillisesti määritellyn vaihesarjan yhdellä yrityksesi alueella. Liiketoimintaprosessien automaatio kattaa alusta loppuun ulottuvat prosessit, jotka voivat ylittää tiimien, työkalujen ja hyväksyntätasojen rajat.
Ajattele asiaa näin. Seurantasähköpostin automatisointi lomakkeen lähetyksen jälkeen on työnkulkujen automaatiota. Koko asiakkaan perehdytysprosessin automatisointi sopimuksen allekirjoituksesta tilin käyttöönottoon ja ensimmäiseen tapaamiseen on liiketoimintaprosessien automaatiota. Jälkimmäisessä esimerkissä on enemmän vaiheita, enemmän ihmisiä ja enemmän päätöskohtia.
1. Laajuus ja monimutkaisuus
Liiketoimintaprosessien automaatio hoitaa prosesseja, jotka ulottuvat usealle toiminnolle. Rekrytointiprosessi voi koskettaa HR:ää, IT:tä ja esihenkilöä. Jokaisella toiminnolla on omat vaiheensa, mutta prosessiautomaatio sitoo ne yhdeksi kuluksi.
2. Työkalut ja käyttöönotto
Liiketoimintaprosessien automaatio-ohjelmisto on tehty monimutkaisten prosessien kartoittamiseen, ajamiseen ja seurantaan. Siihen kuuluu usein visuaalisia prosessityökaluja, hyväksyntöjen ohjausta ja raportointinäkymiä. Yksinkertaisemmat työnkulkujen automaatiot voivat toimia yksittäisissä työkaluissa, joita jo käytät.
3. Hallinta ja säännösten noudattaminen
Kun prosessin pitää noudattaa tiettyjä sääntöjä, liiketoimintaprosessien automaatio valvoo niitä. Vaadittuja hyväksyntöjä ei voi ohittaa. Tarkastusjäljet näyttävät tarkasti, kuka teki mitä. Tällainen hallinta on tärkeää taloudessa, HR:ssä ja kaikilla alueilla, joilla johdonmukaisuus ei ole vapaaehtoista.
Liiketoimintaprosessien automaation ymmärtäminen auttaa näkemään sen käytännössä. Seuraavassa luvussa käydään läpi oikeita työnkulkujen automaatioesimerkkejä, joita voit soveltaa omaan yritykseesi. Jos haluat syventyä siihen, miksi jäsennellyt prosessit ovat tärkeitä ennen automatisointia, lue blogimme aiheesta työnkulkujen luomisen tärkeys.
Usein kysytyt kysymykset
Mitkä liiketoimintaprosessit minun kannattaa automatisoida ensin?
Aloita prosesseista, joita on paljon, joissa tapahtuu helposti virheitä ja jotka noudattavat selkeitä sääntöjä. Laskujen hyväksyntä, työntekijän perehdytys ja asiakastuen ohjaus ovat yleisiä aloituskohtia, joita käsitellään työnkulkujen automaatioesimerkkejä käsittelevässä luvussamme. Valitse yksi prosessi, joka vie tiimiltäsi eniten aikaa, ja kartoita se paperille ennen kuin kosket mihinkään ohjelmistoon.
Tarvitsenko liiketoimintaprosessien automaatio-ohjelmiston heti alusta?
Et aina. Pienet tiimit voivat automatisoida yksinkertaisia prosesseja jo käyttämiensä työkalujen sisäänrakennetuilla ominaisuuksilla. Kun prosessit monimutkaistuvat tai ulottuvat usealle tiimille, erillinen työnkulunhallintaohjelmisto on investoinnin arvoinen.
Toimiiko liiketoimintaprosessien automaatio verkkosivustoni ja verkkolomakkeideni kanssa?
Moni automatisoitu prosessi alkaa asiakkaan toimista verkkosivustollasi. Lomakkeen lähetys, varaus tai osto voi käynnistää suuremman prosessin ensimmäisen vaiheen. WEMASYlla voit rakentaa lomakkeet ja sivut Sivustonrakentajalla ja yhdistää lähetykset automaattisiin seurantavaiheisiin.
Poistaako prosessin automatisointi työpaikkoja tiimiltäni?
Liiketoimintaprosessien automaatio poistaa toistuvaa koordinointityötä, ei ihmisiä, jotka tekevät arvokasta ajattelutyötä ja rakentavat asiakassuhteita. Tiimisi käyttää vähemmän aikaa hyväksyntöjen perässä juoksemiseen ja tietojen kopioimiseen ja enemmän työhön, joka vaatii harkintaa ja henkilökohtaista huomiota.
Kauanko liiketoimintaprosessin automatisointi kestää?
Yksinkertaisen kolmivaiheisen prosessin voi automatisoida iltapäivässä, kunhan vaiheet on kartoitettu selkeästi. Monimutkaiset osastorajat ylittävät prosessit vievät kauemmin, koska mukana on enemmän sidosryhmiä ja testausta. Kartoitusvaihe vie yleensä enemmän aikaa kuin tekninen käyttöönotto.
Mitä tapahtuu, kun automatisoitu prosessi kohtaa poikkeuksen?
Hyvin suunniteltu prosessiautomaatio sisältää varareitit tilanteisiin, jotka eivät sovi vakiosääntöihin. Järjestelmä voi ohjata tapauksen ihmistarkastajalle, lähettää hälytyksen tai pysäyttää kulun, kunnes joku tekee päätöksen. Poikkeuksiin varautuminen käyttöönoton aikana estää automaatiota luomasta uusia ongelmia.