Kysyt kolmelta tiimiläiseltä, missä asiakasprojekti menee. Yksi osoittaa taulukkoa. Toinen katsoo viime tiistain keskusteluketjua. Kolmas sanoo, että toimeksianto on jossain sähköpostissa. Sama projekti, kolme eri vastausta, eikä yksikään tunnu varmalta.
Juuri tämän hajanaisen olon korjaamiseksi työnkulunhallintaohjelmisto on tehty. Se antaa tiimillesi yhden yhteisen näkymän siihen, miten työ kulkee alusta loppuun. Jos tiedät jo, mikä työnkulku on, tässä luvussa näet ohjelmistopuolen, joka saa nämä kulut pysymään. Tässä näet, miten se toimii.
Mitä on työnkulunhallintaohjelmisto?
Työnkulunhallintaohjelmisto on digitaalinen työkalu, joka auttaa suunnittelemaan, ajamaan ja seuraamaan liiketoiminnan työnkulkuja. Se muuttaa vaiheet, joita tiimisi jo noudattaa, näkyväksi reitiksi, jonka kaikki näkevät ja voivat seurata.
Sen sijaan että työ elää ihmisten päissä tai hajallaan viesteissä, ohjelmisto pitää prosessin hallussaan. Tehtävät annetaan. Määräaikoja seurataan. Tilapäivitykset tapahtuvat yhdessä paikassa viiden eri sovelluksen sijaan.
Pienelle yritykselle se tarkoittaa yleensä vähemmän seurantaviestejä ja vähemmän tehtäviä, jotka putoavat välistä. Tavoite ei ole monimutkaisuus. Tavoite on selkeys.
Miksi työnkulunhallintaohjelmisto on tärkeä?
Kun työ elää vain keskusteluissa, toistat samat kysymykset joka viikko. Kuka hoitaa tämän? Onko kukaan hyväksynyt sitä? Odotammeko yhä asiakasta?
Työnkulkuohjelmisto poistaa arvailun. Avaat yhden näkymän ja näet, missä jokainen käynnissä oleva työ on. Esihenkilöt käyttävät vähemmän aikaa päivitysten perässä juoksemiseen. Tiimiläiset käyttävät vähemmän aikaa sen selittämiseen, minkä ovat jo saaneet valmiiksi.
Se tekee myös luovutuksista sujuvampia. Kun yksi ihminen saa vaiheen valmiiksi, seuraava saa ilmoituksen. Mikään ei seiso, koska joku unohti välittää sen eteenpäin. Tämä tasainen rytmi muuttaa kiireisen tiimin luotettavaksi.
Mitä ominaisuuksia kannattaa etsiä?
Kaikki työkalut eivät tarjoa samoja asioita. Tässä ovat ominaisuudet, joilla on eniten merkitystä pienille tiimeille, jotka tutustuvat liiketoiminnan työnkulkuohjelmistoon ensimmäistä kertaa.
1. Visuaalinen työnkulkujen rakentaja
Sinun pitäisi pystyä kartoittamaan vaiheet ilman teknisiä taitoja. Vedä ja pudota -rakentajalla määrittelet, mitä tapahtuu ensin, mitä seuraavaksi ja kuka vastaa kustakin vaiheesta.
2. Tehtävien jako ja seuranta
Jokaisella vaiheella pitää olla selkeä vastuuhenkilö ja eräpäivä. Hyvä ohjelmisto näyttää myöhässä olevat asiat ja lähettää muistutuksia, jotta työ ei jumitu huomaamatta.
3. Tilanäkyvyys
Kaikkien mukana olevien pitäisi nähdä sama etenemisnäkymä. Tämä yhteinen kuva vähentää tilannepalavereita ja nopeita kyselyviestejä, jotka keskeyttävät syvää keskittymistä vaativan työn.
4. Ilmoitukset ja hälytykset
Ohjelmiston pitäisi muistuttaa oikeaa henkilöä oikeaan aikaan. Se voi tarkoittaa muistutusta ennen määräaikaa tai hälytystä, kun jokin vaatii hyväksyntää.
Miten työnkulkuohjelmisto eroaa automaatiosta?
Työnkulunhallintaohjelmisto järjestää ja seuraa työtä. Työnkulkujen automaatio menee pidemmälle ja hoitaa toistuvat vaiheet ilman ihmisen toimia. Monet tiimit käyttävät molempia yhdessä.
Voit hallita laskun hyväksyntäkulkua työnkulkuohjelmistossa, kun automaatio lähettää tiedoston oikealle tarkistajalle summan perusteella. Yksi työkalu pitää prosessin näkyvänä. Toinen poistaa käsin tehtäviä vaiheita sen sisältä.
Kun työnkulkuihisi kuuluu paljon tiedostoja, jotka liikkuvat ihmisten välillä, seuraava askel on tutustua asiakirjatyönkulkujen automaatioon. Se luku kattaa saman ongelman tiedostoihin painottuvan puolen.
Työnkulunhallintaohjelmisto muuttaa hajanaiset tavat asiaksi, jota koko tiimisi voi seurata. Aloita kartoittamalla yksi prosessi, jonka toistat joka viikko, kuten asiakkaan perehdytys tai sisällön tarkistus. Kun se kulku toimii sujuvasti, lisää muita.
Jos haluat käytännön neuvoja käyttöönottoon ennen työkalun valintaa, lue blogikirjoituksemme aiheesta työnkulkujen luomisen tärkeys. Se käy läpi ensimmäiset askeleet olettamatta, että sinulla on iso tiimi tai suuri budjetti.
Usein kysytyt kysymykset
Onko työnkulunhallintaohjelmisto vain suurille yrityksille?
Pienet tiimit hyötyvät yhtä paljon, koska ne tuntevat jokaisen ohitetun luovutuksen. Työnkulunhallintaohjelmisto antaa viiden hengen tiimille saman näkyvyyden, jonka suurempi yritys saa erillisestä operatiivisesta henkilöstöstä. WEMASY sisältää työnkulkuja tukevia työkaluja kaikki yhdessä -järjestelmässään, ja Sivustonrakentajalla voit yhdistää asiakkaille näkyvät lomakkeet ja sivut taustalla tehtävään työhön.
Voinko käyttää työnkulkuohjelmistoa korvaamatta nykyisiä työkalujani?
Useimmat tiimit aloittavat siirtämällä yhden prosessin työnkulkuohjelmistoon ja pitävät sähköpostin ja taulukot kaikessa muussa. Tärkeintä on valita toistuva kulku, jossa hajanaiset päivitykset aiheuttavat eniten vaivaa. Laajenna vähitellen, kun tiimisi luottaa uuteen näkymään.
Kauanko ensimmäisen työnkulun käyttöönotto kestää?
Yksinkertaisen kolmivaiheisen kulun voi kartoittaa iltapäivässä, jos tiedät jo vaiheet. Käytetty aika maksaa itsensä takaisin, kun lakkaat selittämästä samaa prosessia uudelleen joka viikko. Aloita pienestä, kokeile yhdellä projektilla ja hio ennen kuin otat sen käyttöön koko tiimissä.
Mikä ero on projektitaululla ja työnkulkuohjelmistolla?
Projektitaulu seuraa yhden työn tehtäviä. Työnkulkuohjelmisto määrittelee, miten jokaisen tämän tyyppisen työn pitäisi edetä alusta loppuun. Liiketoiminnan työnkulkujen tyypit -lukumme selittää, miten eri kulkumallit sopivat erilaiseen työhön.
Hoitaako työnkulunhallintaohjelmisto asiakirjojen hyväksynnät?
Moni työkalu sisältää perushyväksyntävaiheet, mutta tiedostoihin painottuvat prosessit tarvitsevat usein erillisen asiakirjatyönkulkujen automaation. Se ohjaa sopimukset, laskut ja lomakkeet tarkistusvaiheiden läpi automaattisin muistutuksin. Lue luku asiakirjatyönkulkujen automaatiosta, kun tiedostot ovat suurin pullonkaula.
Mistä tiedän, onko tiimini valmis työnkulkuohjelmistolle?
Jos esität samoja tilakysymyksiä useammin kuin kaksi kertaa viikossa, olet valmis. Muutos toimii parhaiten, kun kaikki sopivat vaiheista ensin, vaikka ne nyt elävätkin post-it-lapuilla. Kartoita kulku paperille ja siirrä se ohjelmistoon, kun järjestys tuntuu oikealta.