Laskuprosessin versio A näyttää tältä. Joku tallentaa PDF:n, liittää sen sähköpostiin, odottaa kaksi päivää ja lähettää sitten muistutuksen, koska kukaan ei allekirjoittanut sitä. Versio B ohjaa tiedoston oikealle hyväksyjälle heti latauksen jälkeen, lähettää muistutukset aikataulussa ja näyttää kaikille tämänhetkisen tilan ilman yhtäkään kyselyviestiä.
Tuo toinen versio on se, mitä asiakirjatyönkulkujen automaatio tuottaa. Se ottaa yrityksesi paperi- ja sähköpostivaltaiset osat ja muuttaa ne selkeäksi digitaaliseksi reitiksi. Jos käytät jo työnkulunhallintaohjelmistoa tehtävien seuraamiseen, asiakirja-automaatio hoitaa tiedostojen siirtymisen näiden tehtävien sisällä. Tässä näet, mitä se tarkoittaa käytännössä.
Mitä on asiakirjatyönkulkujen automaatio?
Asiakirjatyönkulkujen automaatio tarkoittaa ohjelmiston käyttöä asiakirjojen siirtämiseen määriteltyjen vaiheiden läpi ilman käsin tehtävää edelleenlähetystä. Jokainen tiedosto noudattaa asetettua reittiä: lähetä, tarkista, hyväksy, tallenna tai välitä eteenpäin.
Ohjelmisto tietää, kenen pitää toimia seuraavaksi ja mitä tapahtuu, jos hän ei vastaa ajoissa. Se muuttaa asiakirjahallinnan työnkulun sähköpostiketjusta toistettavaksi järjestelmäksi, johon tiimisi voi luottaa.
Se ei ole sama asia kuin pelkkä tiedostojen tallennus. Tallennus säilyttää asiakirjoja. Automaatio vie ne läpi työn, jota yrityksesi vaatii.
Miten asiakirjatyönkulkujen automaatio toimii?
Jokainen automatisoitu asiakirjakulku noudattaa samaa perusmallia, vaikka itse asiakirjat näyttäisivät hyvin erilaisilta.
1. Tallennus järjestelmään
Asiakirja tulee järjestelmään latauksella, lomakkeen lähetyksellä tai skannauksella. Ohjelmisto merkitsee siihen tärkeät tiedot, kuten päivämäärän, asiakkaan nimen tai asiakirjan tyypin.
2. Ohjaus
Säännöt päättävät, minne tiedosto menee seuraavaksi. Tietyn summan alittava ostotilaus voi mennä yhdelle hyväksyjälle. Suurempi summa voi vaatia toisen allekirjoituksen. Ohjaus tapahtuu automaattisesti ehtojen perusteella, jotka määrittelet kerran.
3. Tarkistus ja hyväksyntä
Jokainen tarkistaja saa ilmoituksen, jossa tiedosto on liitteenä tai linkitettynä. He hyväksyvät, hylkäävät tai pyytävät muutoksia. Järjestelmä kirjaa jokaisen toimen aikaleimalla, joten sinulla on selkeä tarkastusjälki.
4. Tallennus ja ilmoitus
Kun asiakirja on hyväksytty, se päätyy oikeaan kansioon ja asianosaiset saavat vahvistuksen. Kenenkään ei tarvitse arkistoida kopiota käsin tai lähettää "valmis"-sähköpostia.
Tätä mallia tarkoitetaan, kun puhutaan automatisoidusta asiakirjojen käsittelystä. Ohjelmisto hoitaa toistuvan siirtämisen, jotta tiimisi voi keskittyä päätöksiin, jotka oikeasti tarvitsevat ihmisen.
Mitkä asiakirjaprosessit kannattaa automatisoida?
Kaikki asiakirjat eivät tarvitse automaatiota. Aloita kuluista, jotka toistuvat usein, joissa on mukana useita ihmisiä ja jotka tällä hetkellä jumittuvat jonkun postilaatikkoon.
Laskujen hyväksynnät ovat yleinen aloituskohta. Niin ovat myös sopimusten tarkistukset, kuluraportit ja asiakkaan vastaanottolomakkeet. HR-tiimit automatisoivat usein tarjouskirjeet ja perehdytyspaketit. Luku HR-työnkulut näyttää, miten nämä ihmisiin painottuvat kulut liittyvät niiden takana oleviin asiakirjoihin.
Parhailla ehdokkailla on kolme yhteistä piirrettä. Tiedostoon koskee useampi ihminen. Viiveet maksavat aikaa tai rahaa. Vaiheet pysyvät suunnilleen samoina joka kerta. Kun et ole varma, mistä aloittaa, listaa jokainen asiakirja, joka kulki sähköpostin kautta useammin kuin kaksi kertaa viime kuussa.
Asiakirjatyönkulkujen automaatio toimii parhaiten laajemman työnkulkujen automaation rinnalla. Asiakirjakulku hoitaa tiedoston. Laajempi automaatio hoitaa käynnistimet, ilmoitukset ja yhteydet muihin liiketoiminnan vaiheisiin.
Valitse yksi asiakirjavaltainen prosessi, joka turhauttaa tiimiäsi tänään. Kartoita vaiheet paperille ja etsi sitten ohjelmisto, joka tukee tallennusta, ohjausta, hyväksyntää ja arkistointia yhdessä kulussa. Kun se prosessi toimii sujuvasti, seuraavan lisääminen on helpompaa.
Jos haluat laajemman kuvan siitä, miksi jäsennellyt kulut ovat ylipäätään tärkeitä, lue blogikirjoituksemme aiheesta työnkulkujen luomisen tärkeys. Se käsittelee ajattelutavan muutosta, joka tekee asiakirja-automaatiosta käyttöönoton arvoisen.
Usein kysytyt kysymykset
Onko asiakirjatyönkulkujen automaatio sama asia kuin asiakirjojen tallennus?
Tallennus pitää tiedostot kansioissa. Automaatio vie ne tarkistus- ja hyväksyntävaiheiden läpi, ennen kuin ne päätyvät sinne. Tarvitset molempia, mutta ne ratkaisevat eri ongelmia. Tallennus vastaa kysymykseen "missä tiedosto on?" Automaatio vastaa kysymykseen "mitä tiedostolle tapahtuu seuraavaksi?"
Voivatko pienyritykset automatisoida sopimuksia ja laskuja?
Pienet tiimit tuntevat asiakirjaviiveet usein terävämmin, koska yksi jumittunut hyväksyntä estää kaiken muun. Asiakirjatyönkulkujen automaatio hoitaa ohjauksen ja muistutukset, joten sinun ei tarvitse itse jahdata allekirjoituksia. WEMASY auttaa pienyrityksiä hallitsemaan asiakkaille näkyviä sivuja ja taustatyönkulkuja integroidun järjestelmänsä kautta, ja Sivustonrakentajalla voit kerätä lomakkeiden lähetykset, jotka syöttävät suoraan asiakirjakulkuihisi.
Mitä tapahtuu, kun hyväksyjä on poissa toimistolta?
Hyvin suunniteltuihin kulkuihin kuuluu varahyväksyjiä tai eskalointisääntöjä. Jos ensisijainen tarkistaja ei vastaa asetetussa ajassa, tiedosto ohjautuu automaattisesti vaihtoehtoiselle yhteyshenkilölle. Aseta nämä säännöt etukäteen, jotta asiakirjat eivät seiso lomien tai kiireisten viikkojen aikana.
Miten asiakirja-automaatio liittyy muihin liiketoiminnan työnkulkuihin?
Asiakirjakulut sijaitsevat yleensä suuremman prosessin sisällä. Uusi työntekijä käynnistää perehdytystyönkulun, ja asiakirja-automaatio hoitaa sen sisällä tarjouskirjeen ja verolomakkeet. Lue luku työnkulunhallintaohjelmistosta, niin näet, miten koko prosessi pysyy näkyvänä, kun asiakirjat liikkuvat itsestään.
Onko automatisoitu asiakirjojen käsittely turvallista?
Turvallisuus riippuu käyttöoikeuksista, salatusta tallennuksesta ja tarkastuslokeista, jotka kirjaavat, kuka katsoi tai muutti kutakin tiedostoa. Etsi ohjelmisto, joka rajaa oikeuksia roolin mukaan ja säilyttää historian jokaisesta toimesta. Kysy tietojen säilytyskäytännöistä, ennen kuin siirrät arkaluonteisia asiakirjoja mihinkään uuteen järjestelmään.
Pitääkö minun automatisoida kaikki asiakirjat kerralla?
Aloittaminen yhdestä suuren volyymin kulusta tuottaa nopeimman hyödyn. Laskujen hyväksynnät tai asiakkaan vastaanottolomakkeet ovat yleisiä ensimmäisiä valintoja, koska ne toistuvat viikoittain ja niissä on mukana useita ihmisiä. Luku HR-työnkulut näyttää, miten perehdytysasiakirjat sopivat laajempaan ihmisiin painottuvaan kulkuun, jota voit laajentaa myöhemmin.