Teet joka maanantaiaamu saman tehtävän. Avaat taulukon, kopioit luvut ja lähetät samat kolme seurantaviestiä. Kun olet valmis, tunti on mennyt eikä varsinainen työ ole vielä edes alkanut. Tämä kuvio on tuttu lähes jokaiselle pienyrittäjälle, ja juuri tällaista työtä työnkulkujen automaatio on rakennettu hoitamaan.
Työnkulkujen automaatio tarkoittaa sääntöjen asettamista niin, että rutiinivaiheet tapahtuvat itsestään. Sen sijaan että teet saman asian käsin joka kerta, määrittelet, mitä pitää tapahtua, ja annat järjestelmän hoitaa sen. Tässä näet selkeästi, mitä se tarkoittaa ja miksi sillä on merkitystä yrityksellesi.
Mitä on työnkulkujen automaatio?
Työnkulkujen automaatio on tapa ajaa vaiheiden sarja ilman käsityötä joka kerta. Kartoitat työnkulun, eli järjestetyn reitin, jonka työ kulkee alusta loppuun, ja lisäät sitten käynnistimet ja säännöt, jotka vievät sitä eteenpäin automaattisesti.
Käynnistin on tapahtuma, joka käynnistää prosessin. Uusi lomakkeen lähetys, maksettu lasku tai hyväksytty pyyntö voi kaikki olla käynnistimiä. Kun käynnistin on laukaistu, automaatio noudattaa sääntöjäsi: lähettää vahvistusviestin, antaa tehtävän jollekin, päivittää tietueen tai ilmoittaa oikealle henkilölle. Työ kulkee yhä selkeää reittiä, mutta kenenkään ei tarvitse muistaa jokaista vaihetta.
Miksi työnkulkujen automaatiolla on merkitystä?
Käsityö kasaantuu nopeasti. Aina kun joku kopioi tietoja järjestelmästä toiseen, lähettää muistutusviestin tai tarkistaa, onko jokin vaihe tehty, menetät aikaa ja virheille syntyy tilaa. Työnkulkujen automaatio poistaa tämän kitkan tehtävistä, jotka noudattavat joka kerta samaa kaavaa.
Se tekee myös yrityksestäsi johdonmukaisemman. Kun prosessi toimii samalla tavalla jokaiselle asiakkaalle tai projektille, laatu pysyy tasaisena silloinkin, kun tiimillä on kiire. Uudet työntekijät voivat seurata samaa automatisoitua reittiä sen sijaan, että opettelisivat kymmeniä epävirallisia tapoja. Tätä johdonmukaisuutta on vaikea ylläpitää, kun kaikki riippuu muistista ja post-it-lapuista.
Minkälaisia tehtäviä voit automatisoida?
Kaikki tehtävät eivät sovi automatisoitaviksi. Työnkulkujen automaatio toimii parhaiten työssä, joka on toistuvaa, noudattaa selkeitä sääntöjä ja tapahtuu usein. Ajattele asiakirjojen ohjausta, tilapäivityksiä, ajanmuistutuksia ja tietojen syöttöä yhdistettyjen järjestelmien välillä.
Tehtävät, jotka vaativat harkintaa, luovuutta tai henkilökohtaisen keskustelun, jäävät yleensä käsin tehtäviksi. Tavoitteena ei ole poistaa ihmisiä yrityksestäsi. Tavoitteena on vapauttaa heidät toistuvista vaiheista, jotta he voivat käyttää aikansa työhön, jonka vain he osaavat tehdä.
1. Viestintä ja ilmoitukset
Vahvistusviestit, seurantamuistutukset ja sisäiset hälytykset ovat helpoimpia paikkoja aloittaa. Kun asiakas varaa palvelun tai lähettää lomakkeen, automaattinen viesti lähtee heti, eikä kenenkään tarvitse avata sähköpostiaan.
2. Asiakirja- ja hyväksyntäkulut
Asiakirjatyönkulkujen automaatio ohjaa tiedostot tarkistus- ja hyväksyntävaiheiden läpi sovitussa aikataulussa. Sopimus siirtyy oikealle tarkistajalle, muistutus lähtee, jos mitään ei tapahdu kahdessa päivässä, ja tiedosto päätyy oikeaan kansioon hyväksynnän jälkeen. Kenenkään perään ei tarvitse juosta allekirjoitusten takia.
3. Tietojen siirrot vaiheiden välillä
Kun yksi vaihe tuottaa tietoa, jota seuraava vaihe tarvitsee, automaatio voi välittää sen heti eteenpäin. Verkkosivustosi lomakkeelta tullut uusi liidi voi luoda tehtävän, päivittää taulukon ja ilmoittaa myyntiyhteyshenkilöllesi yhdessä sujuvassa jaksossa.
Kun ymmärrät työnkulkujen automaation, seuraava askel on oppia, miten se liittyy liiketoimintaprosessien automaatioon, joka kattaa laajempia prosesseja koko yrityksessäsi. Jos haluat lisää taustaa siitä, miksi jäsennellyt työnkulut ovat tärkeitä ennen automatisointia, lue blogimme aiheesta työnkulkujen luomisen tärkeys.
Usein kysytyt kysymykset
Onko työnkulkujen automaatio vain suurille yrityksille?
Pienet yritykset hyötyvät usein eniten, koska jokaisella säästetyllä tunnilla on suora vaikutus liikevaihtoon ja stressitasoon. Yksin työskentelevä konsultti, joka automatisoi asiakkaan perehdytyksen, säästää aikaa jokaisessa uudessa projektissa. Viiden hengen tiimi, joka automatisoi laskumuistutukset, lakkaa menettämästä maksuja unohtuneiden seurantojen vuoksi.
Tarvitsenko erityisen ohjelmiston työnkulun automatisointiin?
Tarvitset järjestelmän, joka pystyy määrittelemään käynnistimet, säännöt ja toiminnot yhdessä paikassa. Jotkut yritykset aloittavat yksinkertaisilla sisäänrakennetuilla automaatioilla työkaluissa, joita ne jo käyttävät. Kun prosessit monimutkaistuvat, erillinen työnkulunhallintaohjelmisto antaa sinulle enemmän hallintaa monivaiheisiin kulkuihin.
Voinko automatisoida verkkosivustooni liittyviä työnkulkuja?
Monet yleiset automaatiot alkavat verkkosivuston tapahtumista, kuten lomakkeiden lähetyksistä, varauksista tai ostoksista. WEMASYlla voit rakentaa sivustosi Sivustonrakentajalla ja yhdistää lomakkeiden lähetykset seurantaviesteihin, tehtävien jakamiseen tai sisäisiin ilmoituksiin ilman koodin kirjoittamista.
Mikä ero on työnkulun ja työnkulkujen automaation välillä?
Työnkulku on suunniteltu vaiheiden sarja, jonka työ kulkee. Työnkulkujen automaatio on se, mitä tapahtuu, kun teknologia ajaa nämä vaiheet ilman käsityötä joka kerta. Työnkulun voi pitää ilman automaatiota, mutta automaatio perustuu aina määriteltyyn työnkulkuun sen alla.
Mistä tiedän, minkä työnkulun automatisoin ensin?
Aloita tehtävästä, josta tiimisi valittaa eniten. Etsi työtä, joka on usein toistuvaa ja noudattaa joka kerta samoja sääntöjä. Yhden kivuliaan prosessin automatisointi rakentaa luottamusta ja näyttää tiimillesi, mikä on mahdollista, ennen kuin otat isompia kulkuja työn alle.
Pystyykö työnkulkujen automaatio hoitamaan tehtäviä, jotka haarautuvat eri reiteille?
Kyllä, ehdollinen logiikka on yleinen osa automaatiota. Jos lomakkeen vastaus on kyllä, kulku menee yhteen suuntaan. Jos vastaus on ei, se menee toiseen. Näitä haarautuvia reittejä kutsutaan ehdollisiksi työnkuluiksi, ja ne toimivat hyvin, kun prosessissasi on selkeät jos-niin-säännöt.