Tarjouspyyntölomakkeella mahdollinen asiakas pyytää sinulta hintaa johonkin räätälöityyn. Se on yhteydenottolomakkeen ja myyntikeskustelun välissä. Tarvitset sen silloin, kun tarjontasi ei ole kaikille sama, kun jokainen projekti on erilainen tai kun joku haluaa tietää hinnan ennen kuin alkaa puhua myyjän kanssa.
Jos katsot palveluyrityksiä, jotka kasvavat, kaikilla on tarjouspyyntölomake jossain kohtaa prosessia. Suunnittelutoimisto saa pyyntöjä erilaisista töistä. Urakoitsija saa soittoja eri kokoisista kohteista. Ohjelmistotoimittaja saa kyselyjä eri pakettien kokoonpanoista. Tarjouspyyntölomake esittää jokaiselle pyynnölle samat kysymykset, joten tiimisi voi vastata tarkalla hinnalla eikä joudu kysymään lisää. Se säästää heidän aikaansa ja antaa asiakkaalle vastauksen, jonka mukaan hän voi toimia heti.
Tarjouspyyntölomake eroaa yhteydenottolomakkeesta tarkoituksessa. Yhteydenottolomake sanoo: "Minulla on kysymys." Tarjouspyyntölomake sanoo: "Haluan ostaa sinulta jotain ja tarvitsen hinnan." Se on eri keskustelu. Se vaatii eri kentät, eri rakenteen ja eri jatkotoimet.
Mikä erottaa tarjouspyyntölomakkeen muista lomakkeista
Tarjouspyyntölomake ei kysy ensin yhteystietoja ja vasta sitten yrityksen tietoja. Järjestys on päinvastainen. Tarvitset projektin tiedot, jotta voit tehdä tarkan tarjouksen. Yhteystiedot ovat tärkeät, mutta toissijaiset. Jos kysyt sähköpostia ja puhelinnumeroa ennen kuin kysyt, mitä he oikeastaan haluavat hinnoiteltavan, olet tehnyt yhteydenottolomakkeen, et tarjouslomaketta. Lomakkeen rakenne kertoo vierailijoille, mikä sinulle on tärkeintä. Tarjouslomake sanoo: kerro projektistasi, niin otan yhteyttä, jos tarvitsen tarkennuksia. Yhteydenottolomakkeet ja niiden erot käydään läpi tarkemmin yhteydenottolomakkeen oppaassa.
Tarjouslomakkeen ydinristiriita
Tarjouslomakkeissa on sisäänrakennettu ristiriita. Tarvitset tarpeeksi tietoa tarkkaan tarjoukseen. Mutta jokainen lisäämäsi kenttä tekee lomakkeen täyttämisestä vaikeampaa. Jos kenttiä on liikaa, vierailijat jättävät lomakkeen kesken. Jos niitä on liian vähän, joudut lähettämään jatkoviestejä ja kysymään sen, mitä olisi pitänyt kysyä lomakkeessa. Hyvä tarjouslomake kulkee tämän rajan päällä. Kysyt vain ne kentät, jotka vaikuttavat suoraan hintaan. Kaikki muu voi odottaa.
Mitkä kentät kuuluvat tarjouspyyntölomakkeeseen
Jokainen lisäämäsi kenttä tekee lomakkeen täyttämisestä vaikeampaa. Mieti tarkasti, mitä oikeasti tarvitset työn hinnoitteluun.
Projektin tai palvelun kuvaus
Ensimmäisen kentän pitäisi kysyä, mitä he haluavat hinnoiteltavan. Palveluyrityksellä se voi olla vapaa tekstikenttä: "Mistä palveluista olet kiinnostunut?" Urakoitsijalla se voi olla valintalista: "Työn tyyppi: kattokorjaus, sadevesijärjestelmän asennus, terassin rakennus." Ohjelmistotoimittajalla se voi olla lisäosien valintaruudut. Muoto riippuu yrityksestäsi, mutta ensimmäisen kentän on vastattava perimmäiseen kysymykseen. Mitä he haluavat?
Projektin laajuus tai vaativuus
Laajuus vaikuttaa hintaan enemmän kuin mikään muu. Pienen paikallisen yrityksen sivuston uudistus maksaa eri verran kuin valtakunnallisen brändin uudistus. Tuhannen neliöjalan talon kattokorjaus maksaa eri verran kuin viiden tuhannen neliöjalan talon. Sinun täytyy ymmärtää pyynnön koko tai vaativuus. Se voi olla valintalista. "Montako sivua verkkosivustossasi on?" tai "Kodin likimääräinen koko?" tai "Montako työntekijää käyttää ohjelmistoa?" Tarkka kenttä riippuu palvelustasi, mutta tarvitset sen ennen kuin voit antaa tarjouksen.
Aikataulu tai takaraja
Kiireelliset työt maksavat enemmän. Tavallisella aikataululla hinta on alhaisempi. Sinun täytyy tietää, haluaako joku työn valmiiksi viikossa vai kuukaudessa. Kysy se selvästi. "Milloin tarvitset tämän valmiiksi?" Jos joku vastaa "heti", se kertoo jotain tärkeää hänen budjetistaan ja kiireestään. Aikataulu on hintatietoa.
Budjetti tai budjettiväli (vapaaehtoinen mutta tehokas)
Jotkut palveluyritykset kysyvät budjettia heti alussa. "Mikä on projektin likimääräinen budjettisi?" Se karsii sopimattomat pyynnöt, ennen kuin käytät aikaa tarjouksen kirjoittamiseen. Asiakas, jolla on 5 000 dollarin budjetti verkkosivustolle, ei sovi suunnittelutoimistolle, jonka hinnat alkavat 25 000 dollarista. Budjetin kysyminen aikaisin säästää molempien aikaa. Ota tämä kenttä mukaan vain, jos yrityksesi todella tarvitsee sitä liidin arviointiin. Jos kaikki projektit hinnoitellaan erikseen, jätä kenttä pois.
Sähköpostiosoite
Pakollinen. Tarvitset yhden tavan lähettää tarjous. Sähköposti on vakio. Jos tarjoat puhelinneuvontaa, voit kysyä sekä sähköpostia että puhelinnumeroa, mutta tee puhelinnumero vapaaehtoiseksi. Sähköposti on vähimmäisvaatimus.
Nimi
Vapaaehtoinen mutta hyödyllinen. Lähetät tarjouksen yhteyshenkilölle, ja nimen tunteminen tekee tarjouksesta henkilökohtaisemman, ei automaattisesti tehdyn. Kysy etu- ja sukunimi tai pelkkä etunimi, jos yrityksesi tyyli on rento. Älä tee siitä pakollista, jos et tarvitse sitä yhteydenottoon.
Mitä tarjouslomakkeessa ei pidä koskaan kysyä
Jokainen tarpeeton kenttä lisää keskeytyksiä. Kun joku on lomakkeen puolivälissä ja näkee uuden kysymysosion, jota hän ei odottanut, hän lähtee. Hän ei jätä pyyntöä loppuun. Menetit liidin. Jokaisen kentän on ansaittava paikkansa vaikuttamalla suoraan lähettämääsi tarjoukseen.
Yrityksen koko tai työntekijämäärä (ellei se vaikuta hintaan)
Älä kysy "Montako työntekijää teillä on?", ellei yrityksen koko muuta suoraan antamaasi tarjousta. Useimmissa palveluissa se ei muuta. Jätä se pois.
Yrityksen historia tai tausta
Älä kysy "Kuinka kauan olette toimineet?" tai "Kerro yrityksestäsi." Sen selvityksen voit tehdä lähetyksen jälkeen, jos haluat. Se lisää kitkaa ilman syytä tarjousvaiheessa.
Markkinointikysymykset tai mieltymysten valintaruudut
Älä lisää tarjouslomakkeeseen kysymystä "Mistä kuulit meistä?" Älä pyydä heitä tilaamaan uutiskirjettäsi. Nämä ovat myynnin ja markkinoinnin kysymyksiä, jotka kuuluvat sen jälkeen, kun asiakas on jo pyytänyt tarjousta ja osoittanut kiinnostusta. Älä niputa niitä itse tarjouslomakkeeseen.
Käyttöehtojen valintaruudut
Älä pyydä ketään hyväksymään käyttöehtojasi ennen tarjouksen pyytämistä. He eivät ole vielä ostaneet mitään. Pyydät tietoja, et pyydä heitä allekirjoittamaan sopimusta. Jos tarvitset heidän hyväksyntänsä ehtoihin, pyydä se ostohetkellä, älä silloin kun he pyytävät hintaa.
Miten tarjouspyyntölomake rakennetaan
Lomakkeen rakenne kertoo, mikä on tärkeintä, ja tekee kokemuksesta keskustelumaisen.
Yksi vaihe on parempi kuin useampi, ellei kenttiä ole vähintään 7
Tarjouslomake, jossa on 3 - 5 kenttää, mahtuu yhdelle sivulle. Näytä kaikki. Kun lomake näyttää lyhyeltä, ihmiset uskovat ehtivänsä täyttää sen nopeasti. Monivaiheinen lomake sanoo "tämä vie aikaa" ja tappaa vauhdin. Jos tarvitset 7 tai useamman kentän, käytä monivaiheista lomaketta ja edistymispalkkia, jotta he tietävät, montako näkymää on jäljellä.
Ehdolliset kentät piilottavat monimutkaisuuden
Jos lomakkeessasi on haarautuva logiikka (näytä kenttä B vain, jos he valitsivat vaihtoehdon A), käytä sitä pitämään lomake yksinkertaisen tuntuisena. Kysy pääkysymys ensin. Näytä heidän vastauksensa perusteella vain tärkeät jatkokentät. Joku, joka haluaa yksinkertaisen sivuston uudistuksen, ei näe monisivustohallintaa koskevia kenttiä. Hän näkee täsmälleen ne kentät, joihin hänen pitää vastata.
Käytä valintalistoja ja valintaruutuja vapaan tekstin sijaan, kun voit
Vapaat tekstikentät hidastavat ihmisiä. Heidän pitää miettiä, miten vastaus muotoillaan. Valintalistasta ja valintaruuduista valitseminen on nopeampaa, ja sinun on helpompi luokitella vastaukset. Jos tiedät yleiset vastaukset, tarjoa ne vaihtoehtoina vapaan tekstin sijaan.
Mobiili ensin
Joku saattaa pyytää tarjousta puhelimellaan pohtiessaan projektia. Jos lomake vaatii nipistämistä ja vierittämistä, hän jättää sen kesken. Rakenna puhelimen koolle. Täyden leveyden syöttökentät. Peukalolle sopivan kokoiset painikkeet. Testaa oikealla laitteella.
Tarjouspyyntölomakkeet aloittain
Rakenne on sama, mutta kentät muuttuvat sen mukaan, mitä hinnoittelet.
Suunnittelu- ja luovat toimistot
Kysy, millaista suunnittelutyötä tarvitaan. Sivujen tai kappaleiden määrä. Aikataulu. Budjetti on vapaaehtoinen mutta hyödyllinen. Logon uudistusta hinnoitteleva suunnittelija tarvitsee eri tietoja kuin brändin kokonaisuudistusta hinnoitteleva.
Palveluurakoitsijat ja ammattilaiset
Kysy, millaista työtä tarvitaan. Kohteen koko tai projektin laajuus. Aikataulu ja kiireellisyys. Älä kysy osoitetta ennen kuin tarjousta on pyydetty. Kun pyyntö on tehty, voit lähettää jatkoviestin ja kysyä osoitetta, jotta voit sopia paikan päällä tehtävän arvion tarvittaessa.
Ohjelmisto- tai SaaS-toimittajat
Kysy, mitä ominaisuuksia tai lisäosia he tarvitsevat. Käyttäjien tai paikkojen määrä. Käyttöönoton aikataulu. Monen SaaS-toimittajan ei pitäisi käyttää tarjouslomaketta lainkaan. Jos hinnat ovat julkiset, laskurilomake on parempi. Käytä tarjouslomaketta vain, jos hinnoittelu on todella räätälöity käyttöönoton ja kokoonpanon mukaan.
Freelancerit ja konsultit
Kysy, mitä palvelua he tarvitsevat. Projektin kesto tai laajuus. Aikataulu. Budjetti, jos se auttaa arvioimaan liidiä. Freelancerit saavat usein epämääräisiä pyyntöjä. Jäsennelty tarjouslomake pakottaa asiakkaat kertomaan tarkasti, mitä he pyytävät. Se tuo parempia osumia ja vähemmän laajuuden venymiseen liittyviä ongelmia myöhemmin.
Mitä tapahtuu tarjouspyynnön lähettämisen jälkeen
Lomakkeen lähetys on alku, ei loppu.
Lähetä välitön vahvistusviesti
Kun he ovat lähettäneet lomakkeen, näytä vahvistus ruudulla. "Kiitos. Saimme pyyntösi ja lähetämme tarjouksen 24 tunnin kuluessa." Älä jätä heitä miettimään, onnistuiko lähetys. Kerro tarkasti, mitä he voivat odottaa.
Lähetä vahvistus sähköpostilla
Lähetä heille heti sama viesti sähköpostilla. Vahvista, että sait heidän tietonsa. Kerro, milloin tarjous saapuu. Anna puhelinnumero tai vastausosoite, jos he haluavat tarkentaa jotain ennen tarjouksen lähettämistä. Tämä sähköposti vakuuttaa heille, että pyyntö meni perille.
Luokittele ja ohjaa liidi
Käytä saamiasi tietoja ohjataksesi pyynnön oikealle henkilölle tiimissäsi. Jos sinulla on projektityypin valintalista, ohjaa suunnittelupyynnöt suunnittelijalle ja sisältöpyynnöt sisältövastaavalle. Näin he saavat nopeamman ja osuvamman vastauksen.
Lähetä tarjous luvatussa ajassa
Jos lupasit 24 tuntia, lähetä se 24 tunnissa. Jos lupasit seuraavan arkipäivän, lähetä silloin. Älä käytä kolmea päivää. Tarjous, joka jää odottamaan postilaatikkoosi, hukkuu heidän laatikkoonsa. Nopea vastaus tuottaa enemmän kauppoja kuin täydellinen tarjous, joka saapuu viikon päästä. Tarjous on arvokas vain, jos asiakas muistaa vielä, miksi pyysi sitä.
Miten WEMASY auttaa tarjouspyyntölomakkeissa
WEMASYn lomakerakentajalla voit tehdä tarjouspyyntölomakkeita ilman koodia. Rakenna usean kentän lomakkeita ehdollisella logiikalla, jotta kentät näkyvät valintojen mukaan. Tee valintalista- ja valintaruutukenttiä, jotta asiakkaat valitsevat kirjoittamisen sijaan. Käytä edistymispalkkeja monivaiheisissa lomakkeissa, jotta asiakkaat tietävät, montako näkymää on jäljellä. Lisää laskelmat, jos sinulla on portaittainen hinnoittelu. Näet kaikki tarjouspyynnöt WEMASYn hallintapaneelissa ja voit viedä ne CRM-järjestelmääsi tai taulukkoon. Saat ilmoituksia, joten tiedät heti, kun joku lähettää tarjouspyynnön. Yhdistä lomake sähköpostiisi, niin vahvistusviestit lähtevät automaattisesti, ennen kuin tiimisi edes näkee lähetystä. Tarjouspyyntölomakkeet ovat vain yksi monista lomaketyypeistä, joita voit rakentaa yrityksesi kasvattamiseksi.