Mistä edes aloittaa, kun ensi viikolla on jo kuusikymmentäkaksi varausta etkä ole varma, riittääkö neljä työntekijää? Useimmat yrittäjät aloittavat tyhjältä sivulta, rakentavat saman taulukon uudestaan ja toivovat laskelman pitävän.
Kapasiteettisuunnittelupohja antaa tämän rakenteen kerran, jotta voit käyttää sitä joka viikko uudelleen. Kapasiteettisuunnittelupohja on valmis asettelu, yleensä taulukko, jossa aikaikkunat, odotettu kysyntä, työntekijöiden käytettävissä olevat tunnit ja resurssirajat on listattu rinnakkain. Täytät uudet luvut sen sijaan, että suunnittelisit muodon uudelleen. Näin rakennat ja käytät pohjaa, joka oikeasti säästää aikaa.
Mikä on kapasiteettisuunnittelupohja?
Kapasiteettisuunnittelupohja on uudelleen käytettävä asiakirja, jossa on kiinteät rivit ja sarakkeet kysynnälle ja tarjonnalle. Rivit kuvaavat usein päiviä tai tuntilohkoja. Sarakkeet näyttävät varatut ajat, saatavilla olevat työntekijät, tilamäärän ja niiden välisen eron.
Pohjat eivät automatisoi päivityksiä samalla tavalla kuin kapasiteettisuunnitteluohjelmisto. Ne opettavat kurinalaisuutta ja pitävät tiimisi samassa muodossa. Moni yritys käyttää pohjia kuukausia ennen siirtymistä ohjelmistoon.
Näin otat kapasiteettisuunnittelupohjan käyttöön
1. Määritä aikalohkot
Jaa viikko niihin ikkunoihin, joilla on merkitystä yrityksellesi. Kampaamo voi käyttää tuntilohkoja. Ravintola voi käyttää lounas- ja illallispalveluja. Sovita ruudukko siihen, miten asiakkaat todella varaavat.
2. Lisää kysyntäsarake
Hae odotetut varaukset varaustiedoistasi. Lisää mukaan palvelun kesto, jotta kaksi yhden tunnin tapaamista samassa tuntilohkossa lasketaan kahdeksi kysyntäyksiköksi, ei yhdeksi.
3. Lisää tarjontasarake
Kirjaa työntekijöiden tunnit ja huomioi tauot ja palveluun kuulumattomat tehtävät. Lisää tila- tai pöytärajat, jos fyysinen tila rajoittaa läpivirtausta ennen henkilömäärää.
4. Laske ero
Vähennä tarjonta kysynnästä jokaisessa lohkossa. Positiivinen ero tarkoittaa, että tarvitset lisää työntekijöitä tai sinun pitäisi lopettaa varausten vastaanotto. Negatiivinen ero tarkoittaa käyttämätöntä kapasiteettia, jonka voit täyttää tarjouksilla tai lyhentämällä aukioloaikoja.
5. Lisää toimenpidesarake
Kirjoita, mitä aiot tehdä jokaiselle merkitylle lohkolle: lisätä vuoron, perehdyttää työntekijöitä toisiin tehtäviin, sulkea verkkoaikoja tai hyväksyä ylityöt. Toimenpidesarake muuttaa pohjan raportista suunnitelmaksi.
Näin käytät pohjaa joka viikko
Tee pohjan tarkistus joka viikko samaan aikaan, mieluiten ennen kuin aikataulut julkaistaan. Vie tuoreet varaustiedot, liitä ne pohjaan ja tarkista ensin punaiset lohkot.
Jaa valmis näkymä vuoropäälliköille, jotta he näkevät, miksi lauantaina tarvitaan yksi ylimääräinen henkilö. Yhdistä muutokset varausten hallintaan, jotta suljetut ajat ja lisätyt vuorot näkyvät siellä, missä asiakkaat varaavat.
Kun viikko on ohi, lisää rivi todellisille saapumisille suunnitelmaan verrattuna. Tämä palaute tarkentaa ennusteitasi ja näyttää, vastaavatko pohjan oletukset edelleen todellisuutta.
Milloin pohja jää pieneksi
Pohjat alkavat pettää, kun useampi ihminen tarvitsee reaaliaikaisen pääsyn, varausmäärä muuttuu tunneittain tai hallitset useampaa kuin yhtä toimipistettä. Siinä vaiheessa kannattaa tutustua erillisiin kapasiteettisuunnittelun työkaluihin, jotka synkronoituvat automaattisesti. Pohja täytti silti tehtävänsä: se opetti tiimillesi, mitä mitata.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä sarakkeita perustason kapasiteettisuunnittelupohjassa pitäisi olla?
Aloita päivämäärällä, aikalohkolla, odotetuilla varauksilla, käytettävissä olevilla työntekijätunneilla, tilarajalla, erolla ja suunnitellulla toimenpiteellä. Lisää palvelutyypin tai toimipisteen sarakkeet, kun nämä muuttujat vaikuttavat kapasiteettisi kattoon.
Miten huomioin erilaiset palvelujen kestot pohjassa?
Muunna varaukset kapasiteettiyksiköiksi. 90 minuutin hoito käyttää 1,5 yksikköä kahden tunnin lohkosta. Yksiköiden vakiointi estää laskemasta kymmentä lyhyttä tapaamista samaksi kuin kymmentä pitkää.
Pitäisikö vapaat sisällyttää tarjontasarakkeeseen?
Hyväksytyt vapaat vähentävät tarjontasarakkeen käytettävissä olevia tunteja. Jos jätät ne pois, pohja näyttää kapasiteettia, jota sinulla ei todellisuudessa ole, ja seurauksena on ylivaraus.
Voiko kapasiteettisuunnittelupohja toimia verkkovarausten rinnalla?
Päivitä pohja, kun verkkovaraukset kasvavat kesken viikon. WEMASYn mukana tulee sivustonrakentaja ja varausintegraatio, joten voit sovittaa julkisen sivusi aikarajat pohjasi merkitsemiin kapasiteettilukuihin.
Kuinka kauan pohjan historiatietoja kannattaa säilyttää?
Säilytä vähintään kolmen kuukauden viikkosuunnitelmat. Kausivaihtelut paljastuvat vasta, kun vertaat tämän vuoden maaliskuuta viime vuoden maaliskuuhun. Arkistoi välilehdet neljännesvuosittain, jotta tiedosto pysyy hallittavana.
Mikä on seuraava askel kapasiteettisuunnittelupohjan hallitsemisen jälkeen?
Siirry resurssien kapasiteettisuunnitteluun, kun tilat ja laitteet, eivät pelkät työntekijätunnit, rajoittavat vastaanotettavien varausten määrää.