Henkilöstö ei ole pullonkaulasi. Väkeä on tarpeeksi. Ongelma on, että toinen hoitohuone on varattu koko päivän, kannettava ultraäänilaite on toisella klinikalla ja kolme iltapäivän tapaamista tarvitsee samaa ainoaa resurssia.
Tämä on resurssiongelma, ei henkilömääräongelma. Resurssien kapasiteettisuunnittelu tarkoittaa odotetun kysynnän sovittamista jokaiseen fyysiseen ja inhimilliseen voimavaraan, jota yrityksesi tarvitsee varauksen toteuttamiseen. Se laajentaa perustason kapasiteettisuunnittelun ihmisistä tiloihin, pöytiin, ajoneuvoihin ja laitteisiin. Tässä kerrotaan, miten resurssien kapasiteettisuunnittelu toimii ja mihin kohtaan se sopii toiminnassasi.
Mitä on resurssien kapasiteettisuunnittelu?
Resurssien kapasiteettisuunnittelulla varmistat, että jokainen varattava voimavara pystyy palvelemaan sille osoitetut tapaamiset. Resurssi on mikä tahansa rajallinen asia, josta varaukset kilpailevat: hierontahuone, neuvottelupöytä, pakettiauto, kampaamotuoli tai tietty kone.
Lasket, kuinka monta yksikköä on olemassa, kuinka kauan kukin varaus sitoo ne ja kuinka paljon vaihtoaikaa tarvitset käyttökertojen välillä. Tämä laskelma antaa kiinteän katon sille, kuinka monta tapaamista voit ottaa vastaan tietyssä ikkunassa.
Resurssien kapasiteettisuunnittelu kulkee usein henkilöstösuunnittelun rinnalla. Sinulla voi olla neljä työntekijää mutta vain kaksi huonetta. Huoneiden määrä ratkaisee. Suunnitelman on heijastettava tiukempaa rajaa.
Miksi resurssien kapasiteettisuunnittelulla on väliä
Yritykset, jotka suunnittelevat vain työntekijätunteja, ylivaraavat jatkuvasti. Asiakkaat saapuvat ja huomaavat, että oikea henkilö on vapaana mutta huone tai laite on varattu. Kokemus tuntuu sekavalta, vaikka tiimisi olisi tehnyt kovasti töitä.
Resurssien kapasiteettisuunnittelu parantaa myös omaisuuden käyttöastetta. Tyhjillään olevat huoneet ja vajaakäytössä olevat laitteet näkyvät selvästi, kun seuraat varauksia resurssikohtaisesti. Kiinteistöstä vastaavat tiimit käyttävät tätä dataa tilojen yhdistämiseen tai aukioloaikojen muuttamiseen.
Toimistot, joissa on yhteisiä tiloja, nojaavat samaan logiikkaan neuvotteluhuoneiden varauksen kautta. Huonevaraus on resurssin varaus. Kapasiteettisuunnittelu kysyy, onko huoneita tarpeeksi kaikille sovituille kokouksille.
Miten resurssien kapasiteettisuunnittelu toimii
1. Listaa resurssisi
Listaa jokainen varattava voimavara kapasiteettitietoineen, laitemuistiinpanoineen ja sijainteineen. Merkitse resurssit, jotka vaativat erityisen valmistelun tai siivousaikaa varausten välillä.
2. Yhdistä varaukset resursseihin
Yhdistä jokainen palvelutyyppi niihin resursseihin, joita se kuluttaa. Ryhmätunti tarvitsee yhden ohjaajan ja yhden salin. Hampaiden puhdistus tarvitsee yhden suuhygienistin ja yhden tuolin.
3. Laske käyttöaste
Jaa varatut tunnit käytettävissä olevilla resurssitunneilla päivässä. Korkea käyttöaste yhdellä resurssilla ja matala toisella kertoo epäsuhdasta siinä, miten myyt tai ajoitat palveluja.
4. Aseta varaussäännöt
Rajoita verkossa tarjottavaa saatavuutta resurssikohtaisesti. Estä kaksoisvaraus samaan huoneeseen. Vaadi vähimmäisvälit siivoukselle. Säännöt tekevät suunnitelmastasi jotain, minkä varausjärjestelmä voi valvoa automaattisesti.
Resurssien kapasiteettisuunnittelu vai henkilöstön kapasiteettisuunnittelu
Henkilöstön kapasiteettisuunnittelu keskittyy ihmisten tunteihin ja osaamiseen. Resurssien kapasiteettisuunnittelu keskittyy välineisiin, joita nämä ihmiset tarvitsevat työn tekemiseen. Useimmat varauksia käyttävät yritykset tarvitsevat molemmat näkökulmat.
Seuraava luku henkilöstön kapasiteettisuunnittelusta käsittelee ihmispuolta. Yhdessä nämä kaksi lähestymistapaa antavat täydellisen kuvan siitä, mikä rajoittaa läpivirtausta kiireisimpänä päivänäsi.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä lasketaan resurssiksi kapasiteettisuunnittelussa?
Mikä tahansa rajallinen voimavara, jota varaus kuluttaa: huoneet, tuolit, pöydät, ajoneuvot, laitteet ja joskus tietyt henkilöstön roolit, kun vain yhdellä henkilöllä on vaadittu pätevyys.
Miten resurssien kapasiteettisuunnittelu liittyy huonevaraukseen?
Huonevaraus on resurssien kapasiteettisuunnittelua soveltaen yhteisiin tiloihin. Neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmät valvovat samaa sääntöä yksi huone, yksi varaus, jota käsin tehty resurssisuunnittelu yrittää ylläpitää.
Pitäisikö tapaamisten välinen vaihtoaika laskea käytetyksi kapasiteetiksi?
Siivous-, valmistelu- ja palautusaika kuuluvat ehdottomasti mukaan. Vaihtoajan sivuuttaminen on yleisin syy siihen, että resurssisuunnitelmat näyttävät paperilla hyviltä mutta eivät toimi käytännössä.
Voinko hallita resurssikapasiteettia verkkosivuni varausvirran kautta?
Verkkovarauksen pitäisi noudattaa resurssikohtaisia rajoja, jotta asiakkaat eivät voi varata palvelua, kun vaadittu huone on täynnä. WEMASYn mukana tulee sivustonrakentaja, jossa varaussäännöt voivat heijastaa sisäisen suunnitelmasi määrittämiä resurssirajoja.
Miten huomaan, mikä resurssi on todellinen pullonkaula?
Seuraa käyttöastetta resurssikohtaisesti kahden viikon ajan. Voimavara, jonka käyttöaste on lähimpänä sataa prosenttia ruuhka-aikoina, on pullonkaulasi. Lisää kyseistä resurssia tai siirrä kysyntää ennen kuin lisäät työntekijöitä muualle.
Koskeeko resurssien kapasiteettisuunnittelu ravintoloita?
Pöydät ja osastot ovat resursseja. Varausten hallinta yhdistettynä pöytäkohtaiseen kapasiteettisuunnitteluun estää ottamasta vastaan seurueita, joita et pysty istuttamaan kohtuullisessa ajassa.