Toimisto A toimii jaetulla taulukolla, jota päivittää se, joka muistaa. Toimistossa B on yksi näyttö, jossa jokainen huone näkyy vihreänä, keltaisena tai punaisena reaaliajassa. Sama henkilömäärä. Sama määrä huoneita. Toimisto B saa kokoukset päätökseen ajallaan. Toimisto A menettää kaksikymmentä minuuttia päivässä huoneiden etsintään ja käytäväneuvotteluihin.
Tuo ero johtuu yleensä neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmästä. Neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmä on jäsennelty kokonaisuus, usein ohjelmisto, joka tallentaa huonevarannon, valvoo varaussääntöjä ja antaa jokaiselle työntekijälle saman reaaliaikaisen näkymän saatavuuteen. Se muuttaa hajanaiset pyynnöt yhdeksi koordinoiduksi aikatauluksi. Tässä kerrotaan, miten nämä järjestelmät toimivat ja mitä ne tuovat peruskalenterin lisäksi.
Mitä on neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmä?
Neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmä on neuvotteluhuoneen varauksen takana oleva toiminnallinen kerros. Se tietää, mitä huoneita on, minkä kokoisia ne ovat, mitä laitteita niissä on ja mitkä ajat ovat vapaita.
Kun joku pyytää huonetta, järjestelmä tarkistaa ristiriidat ennen vahvistusta. Kaksi tiimiä ei voi varata samaa tilaa samaan aikaan. Järjestelmä hylkää tai ohjaa toisen pyynnön automaattisesti.
Järjestelmät vaihtelevat kalenterilisäosista täysiin työpaikkatyökaluihin, joissa on salikartat, sisäänkirjautumisnäytöt ja käyttöraportit. Nimitys neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmä pätee aina, kun huonevaraukset kulkevat erillisen työnkulun kautta pelkkien henkilökohtaisten kalenterien sijaan.
Neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmän keskeiset ominaisuudet
1. Reaaliaikainen saatavuus
Henkilöstö näkee vapaat ajat heti. Päivitykset välittyvät, kun joku varaa, pidentää tai peruu. Ei päivitysviivettä tarkoittaa vähemmän yllättäviä ovelta tulevia.
2. Ristiriitojen esto
Järjestelmä estää päällekkäiset varaukset samalle huoneelle. Jotkin kokonaisuudet estävät myös yhtä henkilöä pitämästä useita isoja huoneita varattuna samanaikaisesti.
3. Huoneiden ominaisuudet
Suodata paikkamäärän, näyttöjen, valkotaulujen tai esteettömyysominaisuuksien mukaan. Tiimit varaavat tilat, jotka sopivat heidän tilaisuuteensa, sen sijaan että huomaisivat puuttuvan laitteen saavuttuaan.
4. Käytännöt ja rajat
Aseta varauksen enimmäispituus, ennakkovarausikkunat ja automaattiset vapautussäännöt tulematta jättäneille. Käytännöt pitävät parhaat huoneet saatavilla tärkeimpään käyttöön.
5. Raportointi
Seuraa käyttöastetta huoneittain, kerroksittain ja viikonpäivittäin. Kiinteistöhuolto käyttää dataa tilan mitoittamiseen tai siivousaikataulujen säätämiseen.
Milloin neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmä voittaa jaetun kalenterin
Kalenteri toimii, kun yksi henkilö hallinnoi yhtä huonetta. Se hajoaa, kun kymmenet työntekijät varaavat useissa kerroksissa, etähenkilöstö tarvitsee itsepalvelun ja vierailijat tarvitsevat tilapäisiä aikoja.
Neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmä käsittelee huoneita varattavina resursseina, joilla on omat sääntönsä. Henkilökohtaiset kalenterit käsittelevät tapahtumia yksittäisinä merkintöinä, jotka eivät välttämättä heijasta fyysisiä rajoituksia. Tuo kuilu aiheuttaa suurimman osan kasvavien toimistojen tuplavarausongelmista.
Jos jo ymmärrät, mitä neuvotteluhuoneen varaus on, järjestelmä on infrastruktuuri, joka tekee siitä luotettavan isossa mittakaavassa. Ohjelmisto lisää automaatiota, mutta järjestelmän käsite pätee silloinkin, kun käytännöt pyörivät paperilla tiukoin sisäänkirjautumismenettelyin.
Seuraava luku käsittelee erityisesti neuvotteluhuoneen varausohjelmistoa: työkaluja, jotka tarjoavat nämä ominaisuudet ilman räätälöityä kehitystä.
Usein kysytyt kysymykset
Vaatiiko neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmä laitteita toimiston ulkopuolelta?
Monet järjestelmät toimivat kokonaan verkko- ja mobiilisovellusten kautta. Valinnaiset seinätabletit tai ovinäytöt näyttävät reaaliaikaisen tilan, mutta eivät aina ole välttämättömiä. Aloita ohjelmistokäytöllä ja lisää laitteet, kun ovelta tulevien sekaannus jatkuu.
Voiko neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmän yhdistää nykyisiin kalentereihin?
Useimmat työpaikkajärjestelmät synkronoituvat yleisten kalenterityökalujen kanssa, jolloin varaukset näkyvät henkilökohtaisissa aikatauluissa. Integraatio vähentää päällekkäistä syöttöä ja pitää etätyöntekijät ajan tasalla toimiston huonevarauksista.
Miten neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmä käsittelee no-show-tapaukset?
Automaattiset vapautussäännöt vapauttavat huoneet, kun kukaan ei kirjaudu sisään tietyn ajan kuluessa. Jotkin järjestelmät lähettävät muistutuksia ennen ajan alkua. Selkeän käytäntötekstin kanssa vapautussäännöt palauttavat tunteja käyttämätöntä huoneaikaa joka viikko.
Voivatko pienyritykset käyttää neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmää verkkosivullaan?
Yhteistyötilojen ylläpitäjät ja jaetut toimistot julkaisevat usein huoneiden saatavuuden verkossa. WEMASY:ssä on sivustonrakentaja, jolla voit esitellä varattavat huoneet jäsensivujen rinnalla, jolloin ulkopuoliset asiakkaat varaavat tilan ilman sähköpostin edestakaista viestittelyä.
Mikä ero on neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmällä ja huoneiden varausjärjestelmällä?
Termit menevät osittain päällekkäin. Huoneiden varausjärjestelmä kattaa usein laajemmat tilatyypit, kuten tapahtumasalit ja koulutushuoneet. Mitä on huoneiden varausjärjestelmä selittää laajemman kokonaisuuden, kun varantosi ulottuu tavallisia neuvotteluhuoneita pidemmälle.
Kuinka monta huonetta oikeuttaa investoimaan erilliseen järjestelmään?
Kiinteää rajaa ei ole. Kolme huonetta, joita jakaa kolmekymmentä ihmistä, voi tuntua ahtaammalta kuin kymmenen huonetta, joita jakaa kaksikymmentä. Jos tuplavarauksia tapahtuu viikoittain tai henkilöstö käyttää huomattavasti aikaa koordinointiin, järjestelmä maksaa itsensä takaisin säästyneenä tuottavuutena.