Yksi tiimi julkaisee vuorot viikkoa etukäteen, jakaa ne yhdessä paikassa ja vaihtaa kattavuutta selkeän prosessin kautta. Toinen tiimi lähettää tekstiviestejä yksitellen sunnuntai-iltana ja toivoo, että kaikki ilmestyvät maanantaina paikalle oikealla osaamisella.
Sama yritys, samat varaukset, täysin erilainen stressitaso. Vuorosuunnittelu tarkoittaa nimettyjen työntekijöiden osoittamista työvuoroihin odotetun kysynnän, osaamistarpeiden ja saatavuussääntöjen perusteella. Se muuttaa henkilöstön kapasiteettisuunnittelun luvut työvuorolistaksi, jota tiimisi voi noudattaa. Tässä kerrotaan, mitä vuorosuunnittelu kattaa ja miten se tehdään hyvin.
Mitä on vuorosuunnittelu?
Vuorosuunnittelu on sen päättämistä, kuka työskentelee milloin. Otat kapasiteettitavoitteet, työntekijöiden saatavuuden ja liiketoiminnan säännöt ja rakennat vuorosuunnitelman, joka kattaa jokaisen tunnin, jolloin olet auki varausten palvelemiseksi.
Vuorosuunnitteluun kuuluvat alkamis- ja päättymisajat, roolijaot, taukojen sijoittelu ja poissaolojen kattaminen. Siihen kuuluu myös suunnitelmasta viestiminen, jotta jokainen työntekijä tietää vuoronsa ennen viikon alkua.
Vuorosuunnittelu tulee kapasiteettisuunnittelun jälkeen. Kapasiteettisuunnittelu kertoo, että tarvitset tiistaiaamuna neljä vastaanottovirkailijaa. Vuorosuunnittelu kertoo, ketkä neljä ihmistä täyttävät nuo paikat.
Miksi vuorosuunnittelulla on väliä varauksia käyttäville yrityksille
Asiakkaat arvioivat yritystäsi sen mukaan, onko joku valmiina heidän saapuessaan. Täysi varauskalenteri ei merkitse mitään, jos pätevä kampaaja tai vastaanoton kattavuus puuttuu.
Huono vuorosuunnittelu aiheuttaa ylityöpiikkejä, oikeudenmukaisuusvalituksia ja viime hetken säntäilyä. Hyvä vuorosuunnittelu sovittaa työvoimakustannukset kysyntäkäyriin, jolloin ruuhkat hoidetaan ilman, että rauhalliset iltapäivät ylimiehitetään.
Vuorosuunnittelu liittyy myös varausten hallintaan. Kun kampaaja ilmoittaa sairastuneensa, tarvitset nopean tavan nähdä, mitkä tapaamiset vaikuttuvat ja kuka kollega voi ottaa ne hoitaakseen.
Miten vuorosuunnittelu toimii käytännössä
1. Lähde kapasiteettisuunnitelmasta
Hae vaadittu henkilömäärä päivän ja tunnin mukaan viikoittaisesta kapasiteettitarkistuksesta. Tämä tavoite on alaraja, jonka aikataulun on täytettävä.
2. Sovella saatavuutta ja sääntöjä
Suodata hyväksyttyjen vapaiden, enimmäistuntien, vaadittujen taukojen ja osaamistunnisteiden mukaan. Kokeneet työntekijät vaativiin palveluihin, nuoremmat tukitehtäviin.
3. Rakenna ja julkaise työvuorolista
Osoita vuorot, tarkista kattavuusaukot ja julkaise vähintään viikkoa etukäteen. Aikainen julkaisu antaa työntekijöille mahdollisuuden suunnitella vapaa-aikaansa ja pyytää vuoronvaihtoja ennen viikon alkua.
4. Hoida muutokset reaaliajassa
Poissaoloja tulee. Ylläpidä varalistaa päivystävistä tai monitaitoisista työntekijöistä. Päivitä reaaliaikainen aikataulu ja ilmoita asianosaisille asiakkaille, kun tapaamisia täytyy siirtää.
Käsin tehty vuorosuunnittelu vai suunnittelutyökalut
Pienet tiimit aikatauluttavat usein paperilla tai jaetussa kalenterissa. Kasvu tuo monimutkaisuutta: katkaistut vuorot, usean toimipisteen kattavuus ja osaamisen yhteensovitus, jota taulukoiden on vaikea valvoa.
Vaihtuvalla henkilökunnalla toimivat vähittäiskauppa- ja palveluyritykset siirtyvät usein erillisiin työkaluihin. Luvussa vähittäiskaupan vuorosuunnitteluohjelmistosta kerrotaan, mitä nämä työkalut tuovat lisää. Moni tiimi aloittaa myös työvuoropohjalla ennen ohjelmiston käyttöönottoa.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan etukäteen vuorolistat pitäisi julkaista?
Yhdestä kahteen viikkoa etukäteen on tavallista palveluyrityksissä. Aikaisempi julkaisu parantaa työmoraalia ja vähentää viime hetken poissaoloja työntekijöiltä, jotka eivät tienneet olevansa vuorolistalla.
Miten laadin vuorot oikeudenmukaisesti osa-aikaisille ja kokoaikaisille työntekijöille?
Kierrätä halutut vuorot ja dokumentoi kiertosääntö. Kapasiteettisuunnittelu näyttää, mitkä vuorot ovat kriittisiä. Vuorosuunnittelu soveltaa oikeudenmukaisuussääntöjä jättämättä ruuhka-aikoja kattamatta.
Mitä teen, kun aikataulutetut työntekijät eivät pysty hoitamaan varattuja tapaamisia?
Käynnistä uudelleenaikataulutuksen työnkulku asianosaisille asiakkaille ja hae apua päivystyslistaltasi. Hyvä varausten hallinta yhdistää työntekijöiden osoitukset varauksiin, joten aukot tulevat heti esiin.
Voivatko työntekijät katsoa aikataulunsa yrityksen verkkosivujen kautta?
Jotkin tiimit julkaisevat yksityisen henkilöstösivun viikoittaisella työvuorolistalla. WEMASYn mukana tulee sivustonrakentaja, jossa voit pitää sisäisiä sivuja julkisen varaussivustosi rinnalla, jolloin aikataulut pysyvät yhdessä tutussa paikassa.
Miten vuorosuunnittelu liittyy kapasiteettisuunnitteluun?
Kapasiteettisuunnittelu asettaa tavoitteet. Vuorosuunnittelu täyttää ne nimetyillä ihmisillä. Kohta kapasiteettisuunnittelun tekeminen käsittelee ylävirran prosessin, joka tekee vuorosuunnittelusta ennakoitavaa.
Pitäisikö varausmäärän ohjata jokaista vuorosuunnittelupäätöstä?
Varaukset ovat ensisijainen tekijä, mutta huomioi myös koulutus, hallinnolliset lohkot sekä avaus- ja sulkemistehtävät. Vuoro, jossa ei ole yhtään tapaamista, voi silti vaatia kattavuuden ilman ajanvarausta tuleville asiakkaille ja puhelinvarauksille.