Kaksi kuntostudiota samalla kadulla pyörittää identtisiä tuntiaikatauluja. Molemmat myyvät 20 paikkaa tuntia kohden. Toisella studiolla on aina valmiina ohjaaja ja matot levitettynä. Toinen säntäilee joka ilta, koska kukaan ei tarkistanut, olivatko ohjaajat todella paikalla.
Ero ei ole markkinoinnissa. Se on kapasiteettisuunnittelussa. Kapasiteettisuunnittelu on jatkuvaa työtä, jossa odotettu kysyntä sovitetaan henkilöstöön, huoneisiin ja tunteihin, jotka voit ottaa käyttöön. Kun teet sen hyvin, varaukset tuntuvat asiakkaista vaivattomilta ja tiimistäsi ennustettavilta. Tässä on suoraviivainen prosessi, jonka voit ajaa joka viikko.
Mitä kapasiteettisuunnittelu on käytännössä?
Kapasiteettisuunnittelu ei ole kertaluonteinen taulukko. Se on toistuva kierto: mittaa kysyntä, aseta rajat, vertaa näitä kahta ja säädä aikatauluja tai varaussääntöjä ennen kuin aukoista tulee valituksia.
Prosessi toimii ravintoloille, kampaamoille, klinikoille, hotelleille ja jokaiselle yritykselle, joka myy aikajaksoja. Syötteet vaihtelevat. Logiikka pysyy samana. Kysyt aina, mahtuvatko saapuvat varaukset siihen, mitä toimintasi pystyy tarjoamaan.
Jos käsite on sinulle uusi, lue ensin mitä on kapasiteettisuunnittelu perusteiden vuoksi. Tämä luku keskittyy siihen, miten se tehdään.
Kapasiteettisuunnittelu vaihe vaiheelta
1. Kokoa kysyntäkuva
Vie varaukset seuraavilta kahdelta neljään viikolta. Ryhmittele päivän, tunnin, palvelutyypin ja kanavan mukaan. Merkitse ovelta tulevien keskiarvot ja no-show-prosentit, jotta ennusteesi heijastaa todellisia saapumisia eikä vain vahvistettuja aikoja.
2. Listaa jokainen kapasiteettirajoite
Kirjaa henkilöstömäärä taidoittain, huoneiden tai pöytien määrä, laiterajat ja lakisääteiset vuorosäännöt. Sisällytä valmistelu- ja siivousaika ajanvarausten välillä. 45 minuutin hieronta 15 minuutin vaihtoajalla sallii vain kolme istuntoa kahden tunnin jaksoa kohden huonetta kohden.
3. Laske käytettävissä olevat tunnit
Kerro resurssit käyttökelpoisilla tunneilla. Neljä kampaajaa, jotka tekevät kahdeksan tunnin vuoroja yhden tunnin tauoilla, antavat 28 palvelutuntia, ei 32. Sovella samaa laskutapaa huoneisiin ja ajoneuvoihin.
4. Vertaa kysyntää tarjontaan
Merkitse ajanjaksot, joilla varaukset ylittävät kapasiteetin. Merkitse ajanjaksot, joilla on paljon käyttämätöntä kapasiteettia. Nämä kaksi listaa ohjaavat jokaista tulevan viikon henkilöstö- ja markkinointipäätöstä.
5. Toimi ennen kuin asiakkaat saapuvat
Lisää vuoroja, siirrä henkilöstöä toimipaikkojen välillä, estä varausaikoja tai järjestä kampanja hiljaisille iltapäiville. Yhdistä toimet varausten hallinnan työnkulkuun, jotta verkko- ja puhelinvaraukset heijastavat samoja rajoja.
6. Tarkista ja hio
Viikon päätyttyä vertaa suunnitelmaa todellisuuteen. Vapauttivatko no-show-tapaukset odottamatonta kapasiteettia? Venyikö jokin palvelutyyppi ja ahdisti iltapäivää? Vie nämä opit seuraavalle kierrokselle.
Yleisiä kapasiteettisuunnittelun virheitä
Tiimit suunnittelevat usein varausten huippuja mutta unohtavat ajanvarausten välisen vaihtoajan. Toiset aikatauluttavat henkilöstöä tarkistamatta taitojen sopivuutta, jolloin henkilömäärä näyttää oikealta mutta väärät ihmiset ovat salissa.
Toinen virhe on suunnitella erillään varauskalenterista. Kapasiteettisuunnittelu toimii vain, kun varaukset, ovelta tulevien käytäntö ja henkilöstöaikataulut jakavat yhden totuuden lähteen.
Milloin siirtyä taulukoista eteenpäin
Manuaalinen kapasiteettisuunnittelu toimii pienellä volyymilla. Kun mukaan tulee useita palveluja, toimipaikkoja tai varauskanavia, erilliset kapasiteettisuunnittelutyökalut säästävät tunteja ja vähentävät virheitä. Tämän moduulin seuraavat luvut käsittelevät työkaluja, ohjelmistoja ja pohjia, jotka tukevat juuri oppimaasi prosessia.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka pitkälle eteenpäin kapasiteettisuunnittelun pitäisi katsoa?
Useimmat palveluyritykset suunnittelevat yhdestä neljään viikkoa eteenpäin henkilöstöä varten ja kahdesta kolmeen kuukautta eteenpäin kausirekrytointia varten. Lyhyet jaksot huomaavat ensi viikon aukot. Pidemmät jaksot kattavat uusien työntekijöiden koulutuksen läpimenoajan.
Pitäisikö ovelta tulevat asiakkaat sisällyttää kapasiteettisuunnitelmaan?
Ovelta tulevat kuluttavat samaa henkilöstöä ja huoneita kuin varatut ajat. Seuraa ovelta tulevien keskimääräistä määrää tunneittain ja varaa puskurikapasiteettia, tai ylivaraat jokaisen ruuhkajakson.
Miten no-show-tapaukset vaikuttavat kapasiteettisuunnitteluun?
No-show-tapaukset luovat haamukysyntää ennusteeseesi. Käytä historiallisia no-show-prosentteja odotettujen saapumisten säätämiseen. Miten no-show-tapauksia vähennetään auttaa tiukentamaan tuota muuttujaa ajan mittaan.
Voinko tehdä kapasiteettisuunnittelua ilman erityisohjelmistoa?
Taulukko ja varausvientisi voivat aloittaa prosessin. Kasvu vaatii yleensä työkaluja, jotka synkronoivat reaaliaikaiset varaukset henkilöstöaikataulujen kanssa. Kapasiteettisuunnitteluohjelmisto automatisoi vertailuvaiheen volyymin kasvaessa.
Miten kapasiteettisuunnittelu liittyy verkkosivuni varaussivuun?
Julkisen varaussivusi pitäisi lopettaa aikojen vastaanotto, kun sisäinen kapasiteetti on täynnä. WEMASY:ssä on sivustonrakentaja, jossa on varausintegraatio, jotta kapasiteettisuunnittelussa asettamasi rajat voivat välittyä siihen, mitä asiakkaat näkevät verkossa.
Kuka omistaa kapasiteettisuunnittelun pienessä tiimissä?
Usein omistaja tai vuoropäällikkö pitää viikkokatsauksen. Suuremmissa tiimeissä se osoitetaan toiminnoista tai aikataulutuksesta vastaaville. Tärkeintä on, että yksi henkilö vastaa varausten vertaamisesta käytettävissä olevaan henkilöstöön ennen kunkin viikon lukitsemista.