Odotushuoneessa on neljä tyhjää tuolia klo 9. Kaksi potilasta unohti. Yksi kirjoitti väärän päivän kalenteriinsa. Yksi ei saanut vahvistusta, koska vastaanotolta loppui aika eilen iltapäivällä. Hoitajasi on jo varannut tunnin, jota kukaan ei käytä.
Lääketieteellinen ajanvarausmuistutuspalvelu sulkee tämän aukon. Se on automaattinen viestijärjestelmä, joka lähettää ajastettuja muistutuksia ennen potilaskäyntejä tekstiviestillä, sähköpostilla tai puhelulla. Terveydenhuollon muistutustyökalut yhdistyvät ajanvarauskalenteriisi, joten viestit laukeavat ilman, että henkilökunta kopioi ajanvarauslistoja taulukkoon. Tässä on se, mitä lääketieteellinen ajanvarausmuistutuspalvelu tekee, miten se eroaa manuaalisista muistutuspuheluista ja miksi klinikat pitävät sitä vakiotoimintana eivätkä mukavana lisänä.
Mitä on lääketieteellinen ajanvarausmuistutuspalvelu?
Lääketieteellinen ajanvarausmuistutuspalvelu on automaattinen järjestelmä, joka ilmoittaa potilaille tulevista ajoista. Se hakee käyntipäivät ja kellonajat ajanvarausohjelmistostasi ja lähettää vahvistukset ja muistutukset ennalta asetetun aikataulun mukaan.
Viestit lähtevät tyypillisesti, kun aika varataan, uudelleen viikkoa ennen ja vielä yksi tai kaksi päivää ennen käyntiä. Potilaat voivat vahvistaa, peruuttaa tai pyytää siirtoa vastauslinkin tai -painikkeen kautta.
Palvelu vähentää vastaanoton manuaalista puhelintyötä. Henkilökunta keskittyy rakennuksessa oleviin potilaisiin sen sijaan, että jahtaisi ihmisiä, jotka eivät ole vielä paikalla.
Miksi lääkäriasemat luottavat automaattisiin muistutuksiin
Käyttämättä jääneet ajat maksavat klinikoille oikeaa tuloa ja haaskaavat hoitajien aikaa. Hukkaan jäänyttä aikaa ei aina voi täyttää lyhyellä varoitusajalla. Muistutuspalvelut vähentävät käyttämättä jääneitä aikoja lisäämättä henkilöstöä.
Potilaat unohtavat. Elämä kiireistyy. Tekstiviesti kaksi päivää ennen käyntiä tavoittaa useimmat rehelliset erehdykset ennen kuin niistä tulee tyhjiä tuoleja.
Muistutuspalvelut toistavat myös valmistautumisohjeet. Paastolaboratoriokokeet, lääkitystauot ja asiakirjavaatimukset kuuluvat viestiin, jotta potilaat saapuvat valmiina. Laajempi perustelu esiintyy kohdassa miten ajanvarausmuistutukset vähentävät käyttämättä jääneitä aikoja.
Miten muistutuspalvelut yhdistyvät ajanvaraukseen
Tehokkaat muistutukset lukevat samaa kalenteria kuin varausjärjestelmäsi. Kun potilas siirtää aikaa verkossa, muistutusaikataulu päivittyy automaattisesti. Käsin ylläpidetyt listat menevät epäsynkroniin viikossa.
Lääkäriasemat käyttävät usein ensin erillisiä ajanvaraustyökaluja ja lisäävät sitten muistutusautomaation päälle. Lue mitä on lääketieteellinen ajanvaraus ajanvarauskerroksesta, josta muistutukset riippuvat.
Pohjan suunnittelulla on yhtä suuri merkitys kuin ajoituksella. Selkeissä viesteissä on päivämäärä, kellonaika, paikka, palveluntarjoajan nimi ja peruutusohjeet. Luku ajanvarausmuistutuspohja käsittelee viestin rakennetta.
Mitä klinikat asettavat ensin
1. Muistutusten ajoitussarja
Aloita 48 tunnin tekstiviestillä ja saman viikon sähköpostilla. Säädä potilasryhmäsi käyttämättä jättämisen kaavojen mukaan.
2. Kaksisuuntainen vahvistus
Anna potilaiden vahvistaa tai peruuttaa yhdellä napautuksella. Peruutukset vapauttavat ajan jonotuslistalla oleville potilaille nopeammin.
3. Valmistautumisohjeet käyntityypeittäin
Laboratoriotyö, kuvantaminen ja toimenpiteeseen valmistautuminen tarvitsevat erilaisen viestisisällön. Merkitse muistutukset käyntityypin mukaan, jotta ohjeet pysyvät tarkkoina.
4. Yksityisyyttä suojaava viestin sisältö
Pidä muistutustekstit yleisinä. Mainitse päivämäärä ja klinikan nimi ilman arkaluonteisia diagnoositietoja viestin tekstissä.
Usein kysytyt kysymykset
Ovatko tekstimuistutukset tehokkaita lääkäriajoille?
Tekstiviestit tavoittavat potilaat nopeammin kuin sähköposti saman päivän ja seuraavan päivän muistutuksissa. Useimmat potilaat lukevat tekstiviestit minuuttien sisällä. Yhdistä tekstiviesti ja sähköposti, jotta tavoitat potilaat, jotka suosivat jompaakumpaa kanavaa.
Miten lääketieteellinen ajanvarausmuistutuspalvelu eroaa potilasmuistutusjärjestelmästä?
Termit menevät osittain päällekkäin. Muistutuspalvelu korostaa lähtevää viestintää. Potilasmuistutusjärjestelmään voi kuulua kaksisuuntainen chat ja uudelleenkutsukampanjat. Lue mitä on potilaan ajanvarausmuistutusjärjestelmä koko järjestelmän näkymää varten.
Voivatko potilaat varata ja saada muistutukset samalta verkkosivustolta?
Kyllä. Yhdistä ajanvaraus ja muistutukset yhteen järjestelmään, jotta viestit pysyvät synkronoituina. WEMASYllä voit julkaista potilasvaraussivut sivustonrakentajalla ja laukaista automaattiset muistutukset samasta työnkulusta.
Mitä lääketieteellisen muistutustekstin pitäisi sisältää?
Sisällytä ajanvarauksen päivämäärä, kellonaika, klinikan nimi, osoite sekä vahvistus- tai peruutuslinkki. Vältä diagnoositietoja tekstiviestin sisällössä. Seuraa ohjetta miten kirjoitat ajanvarausmuistutuksia tekstiviestinä sanamuotoesimerkkejä varten.
Korvaavatko automaattiset muistutukset vastaanoton vahvistuspuhelut?
Automaatio hoitaa rutiinimuistutukset suuressa mittakaavassa. Henkilökunta soittaa yhä potilaille, joilla on suuri käyttämättä jättämisen riski, tai monimutkaisten valmistautumisohjeiden takia. Useimmat klinikat siirtävät puhelinaikaa joukkomuistutuksista yksittäisiin tapauksiin, jotka tarvitsevat ihmisen äänen.
Miten automaattiset muistutusjärjestelmät toimivat taustalla?
Järjestelmä seuraa ajanvarauskalenteriasi ja lähettää viestit, kun kukin käynti tulee ennalta asetettuun aikaikkunaan. Lue mitä on automaattinen ajanvarausmuistutusjärjestelmä teknisestä kulusta.