Tietoturva ei ole vain palvelinhuoneen asia. Se on salasana, jota käytetään sekä postissa että laskutuksessa. Se on laskulinkki, jota klikataan tarkistamatta lähettäjää. Se on sopimus-PDF, joka lähetetään eteenpäin omaan osoitteeseen, koska se oli helpompaa puhelimella.
Arjen sähköpostin tietoturvavirheet ovat rutiinitapoja, jotka ohittavat tekniset suojauksesi. Hyvät DNS-tietueet eivät auta, jos työntekijät jakavat yhden tunnuksen tai uskovat väärennetyn maksupyynnön. Tässä ovat virheet, jotka näkyvät tavallisissa postilaatikoissa joka viikko.
Mitä tietoturvavirheitä tehdään arjen sähköpostissa?
Useimmat päivittäiset virheet kuuluvat kolmeen ryhmään: heikko pääsynhallinta, huolimattomat klikkaukset ja tiedot, joita käsitellään kuin rento keskustelu. Mikään niistä ei vaadi taitavaa hakkerointia. Kaikki aiheuttavat todellisen riskin pienille brändeille.
Heikko pääsynhallinta tarkoittaa yhteisiä salasanoja, kaksivaiheisen tunnistautumisen puutetta ja postia, joka jää auki lukitsemattomille laitteille. Huolimattomat klikkaukset ovat huijausviestejä, väärennettyjä kirjautumissivuja ja odottamattomia liitteitä. Huolimaton tietojen käsittely tarkoittaa henkilötunnusten, korttinumeroiden tai koko asiakasluettelon lähettämistä selkotekstinä.
Arjen virheet ja turvallisemmat tavat
1. Huijausviestit nähdään jonkun toisen ongelmana
Väärennetyt maksu- ja kirjautumisviestit näyttävät joka vuosi paremmilta. Työntekijät, jotka eivät ole harjoitelleet niiden tunnistamista, klikkaavat ensin ja kysyvät vasta sitten. Koulutus oppaasta miten tunnistat huijaussähköpostin kannattaa toistaa aina, kun joku uusi aloittaa.
2. Postilaatikon tunnusten jakaminen
Yksi salasana yhteisessä tukitunnuksessa tarkoittaa, ettet voi tietää, kuka lähetti mitä, etkä voi poistaa yhden ihmisen pääsyä. Anna jokaiselle tiimin jäsenelle oma tili, jonka oikeudet vastaavat roolia. Laajemmat listat löytyvät sivulta brändien sähköpostin tietoturvavirheet.
3. Arkaluonteisten tietojen lähettäminen ilman suojausta
Henkilötunnukset, terveystiedot ja täydet maksutiedot kuuluvat salattuihin kanaviin tai suojattuihin portaaleihin, eivät tavalliseen viestiketjuun. Kun sähköposti on pakollinen, käytä salasanalla suojattuja tiedostoja ja jaa salasana toista kanavaa pitkin.
4. Verkkotunnuksen todennuksen sivuuttaminen
Brändit, jotka jättävät SPF:n, DKIM:n ja DMARC:n pois, helpottavat väärennettyjä lähettäjätietoja hyökkääjille ja heikentävät oikean postin perillemenoa. Tietueiden asetukset löytyvät sivulta SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet.
Turvallisempien päivittäisten rutiinien rakentaminen
Aloita palaverit minuutin muistutuksella petoskausien aikana. Kysy, onko tällä viikolla tullut outoja viestejä. Ilmoita epäilyttävä posti yhteen sisäiseen osoitteeseen, jotta toistuvat kuviot huomataan nopeasti.
Lukitse jaettujen toimistokoneiden näytöt. Kirjaudu ulos verkkopostista julkisilla tietokoneilla. Nämä askeleet kuulostavat perustavanlaatuisilta, koska ne toimivat.
Jatkoyhteydenottojen laiminlyönti on erilainen riski. Hiljaisuus tietoturvakysymyksen jälkeen saa asiakkaat olettamaan, että jätit tietomurtoilmoituksen huomiotta. Seuraavassa luvussa käsitellään seurantavirheet, jotka maksavat kauppoja ja luottamusta.
Usein kysytyt kysymykset
Ovatko arjen tietoturvavirheet pahempia pienille brändeille?
Pienet tiimit jättävät usein muodollisen ohjeistuksen väliin ja jakavat tunnuksia nopeuden vuoksi. Yksi vaarantunut postilaatikko voi paljastaa kaikki sillä tilillä olevat asiakasketjut. WEMASY auttaa pieniä brändejä julkaisemaan turvallisia yhteydenottoreittejä Sivustonrakentajan avulla, kun sinä tiukennat postin käyttöoikeuksia.
Pitäisikö työntekijöiden käyttää henkilökohtaista sähköpostia työn hätätilanteissa?
Henkilökohtainen posti ohittaa yrityksen säilytys- ja tietoturvasäännöt. Käytä hyväksyttyjä yrityksen osoitteita silloinkin, kun on kiire. Henkilökohtaisen postin riskit käsitellään sivulla henkilökohtaisen sähköpostin riskit yrityskäytössä.
Kuinka usein brändien pitäisi kouluttaa huijausviestien tunnistamista?
Neljännesvuosittaiset kertaukset ja perehdytys jokaiselle uudelle työntekijälle pitävät kuviot tuoreina. Jaa sisäisesti oikeita läheltä piti -tilanteita nolaamatta ketään.
Vaikuttavatko julkiset Wi-Fi-verkot sähköpostin tietoturvaan?
Avoimet verkot lisäävät verkkopostiistuntojen sieppausriskiä. Käytä luotettuja verkkoja tai VPN:ää, kun luet yrityspostia liikkeellä. Perusteet löytyvät sivulta mitä on sähköpostin tietoturva yrityksessä.
Voivatko sähköpostiallekirjoitukset aiheuttaa tietoturvaongelmia?
Vanhentuneet puhelinnumerot ja epäviralliset linkit johdattavat ihmiset väärään paikkaan. Neljännesvuosittaiset allekirjoitusten tarkistukset pienentävät sosiaalisen manipuloinnin aukkoja. Käy läpi vältettävät sähköpostiallekirjoituksen virheet tietoturvatarkistuslistasi kanssa.
Mikä on ensimmäinen tekninen korjaus arjen riskeihin?
Ota kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttöön jokaisessa yrityksen postilaatikossa ja poista yhteiset tunnukset samalla viikolla. Tarkista sen jälkeen SPF, DKIM ja DMARC lähettävältä verkkotunnukseltasi.