Kansalaiset saapuvat klo 7 varaamaan paikkaa jonosta passiajalle. Puolet käännytetään pois puoleen päivään mennessä, koska ilman ajanvarausta otettavat vastaanottoajat loppuivat jo tunteja sitten. Verkkoajanvaraus olisi voinut jakaa nämä käynnit koko viikolle.
Viranomaisten ajanvarausohjelmisto antaa virastoille jäsennellyn tavan tarjota aikoja lupiin, rekisteröintiin, tarkastuksiin ja asiakaspalveluun. Julkisen sektorin ajanvaraus vähentää käytävien ruuhkia ja kertoo selvästi, milloin palvelua saa. Viranomaisen ajanvarausjärjestelmän on pysyttävä esteettömänä, läpinäkyvänä ja reiluna silloinkin, kun kysyntä ylittää tarjonnan. Tässä on se, miten julkinen ajanvaraus eroaa yksityisten palveluiden ajanvarauksesta.
Mitä on viranomaisten ajanvaraus?
Viranomaisten ajanvaraus tarkoittaa verkkovarauksen käyttöä julkisen sektorin asiakaspalveluissa. Kansalainen valitsee vapaan ajan, saa vahvistuksen ja saapuu paikalle mukanaan tarvittavat asiakirjat.
Viranomaisten ajanvarausohjelmisto sisältää hallintakeinoja, joita yksityiset yritykset tarvitsevat harvoin. Henkilöllisyyden tunnistus, oikeutuksen tarkistus ja monikielisyys kuuluvat usein vakiovarustukseen.
Julkisen sektorin ajanvaraus hoitaa myös kysyntäpiikit. Arvontajonot, porrastetut julkaisuajat ja jonotuslistat estävät järjestelmää kaatumasta, kun tuhannet käyttäjät varaavat yhtä aikaa.
Mitä julkiset viranomaiset tarvitsevat ajanvaraustyökaluilta
Esteettömyysvaatimusten täyttyminen takaa, että apuvälineitä käyttävät kansalaiset pystyvät viemään varauksen loppuun. Selkeä kieli ja ymmärrettävät virheilmoitukset ovat tärkeämpiä kuin koristeellinen ulkoasu.
Monikieliset käyttöliittymät palvelevat erilaisia yhteisöjä. Vahvistus- ja muistutusviestien pitää olla samalla kielellä kuin varausta tehdessä valittu kieli.
Asiakirjalistat vahvistuksissa vähentävät puutteellisia käyntejä. Kansalaiset tietävät tarkasti, mitkä henkilöllisyystodistukset, lomakkeet ja maksut mukaan tarvitaan, ennen kuin lähtevät toimistolle.
Reilun käytön säännöt estävät botteja ja jälleenmyyjiä nappaamasta kaikkia aikoja. CAPTCHA, talouskohtaiset rajat ja henkilöllisyyden tarkistus suojaavat niukkoja aikoja.
Raportointi auttaa johtoa näkemään kysynnän palvelutyypin ja paikan mukaan. Henkilöstön mitoitusta muutetaan datan, ei käytäväkitinän perusteella.
Miten viranomaisten ajanvaraus liittyy tähän kirjaan
Luvuissa mitä on ajanvaraus ja ajanvarausohjelmisto esitellyt perusasiat pätevät myös virastoihin. Ero on hallinnossa, esteettömyydessä ja yleisön luottamuksessa.
Muistutusten kulku on samanlainen kuin yksityisellä puolella, kuten luvussa automaattiset ajanvarausmuistutuksetkerrotaan, mutta viesteissä pitää olla erityisen neutraali ja jättää arkaluonteiset asiatiedot pois.
Suuret virastot, joilla on monta toimipistettä, tarvitsevat samaa monen toimipisteen hallintaa kuin yritysten ajanvarausratkaisut tarjoavat.
Virastot, jotka julkaisevat kansalaisten verkkopalveluita, voivat pitää varaussivut virallisilla verkkotunnuksilla. Verkkosivutyökalut pitävät sisällön ja ajanvarauksen saman brändin alla.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi viranomaiset ottavat käyttöön ajanvarausohjelmiston?
Verkkovaraus lyhentää fyysisiä jonoja, vähentää ohjeiden toistamiseen kuluvaa työaikaa ja antaa kansalaisille ennustettavat palveluajat. Virastot saavat myös tietoa kysyntäpiikeistä, minkä avulla tarkastajat ja asiakaspalvelijat voi kohdentaa paremmin.
Saavatko aikoja myös ne, joilla ei ole internetyhteyttä?
Julkiset palvelut pitävät yleensä yllä puhelin- ja paikan päällä tapahtuvaa varausta verkkoajanvarauksen rinnalla. Henkilökunnan tekemien varausten pitää kirjautua samaan kalenteriin, jotta verkko- ja muut kanavat eivät koskaan varaa samaa aikaa kahdesti.
Miten viranomaisten ajanvarausjärjestelmät hoitavat suuren kysynnän palvelut?
Julkaise aikoja erissä aikataulun mukaan, käytä jonotuslistoja, kun palvelu täyttyy, ja näytä avoimesti seuraavat vapaat päivät. Äkilliset kysyntäpiikit vaativat käyttökertojen rajoitusta ja valvontaa, jotta varaussivusto pysyy toiminnassa kaikille.
Voivatko julkiset viranomaiset julkaista varaussivuja viralliselta verkkosivustoltaan?
Kansalaiset luottavat ajanvarauksiin enemmän, kun varaus tehdään virallisella verkkotunnuksella. WEMASY auttaa virastoja rakentamaan esteettömiä kansalaissivuja sivustonrakentajan avulla ja yhdistämään ajanvarauksen ilman, että ihmisiä ohjataan tuntemattomille kolmannen osapuolen sivuille.
Pitäisikö viranomaisten muistutuksiin sisällyttää henkilökohtaisia asiatietoja?
Julkisissa muistutuksissa kannattaa pysyä päivässä, kellonajassa, paikassa, palvelun nimessä ja asiakirjalistoissa. Vältä asianumeroita ja arkaluonteisia otsikoita tekstiviestin esikatselussa. Noudata yksityisyyden käytäntöjä, jotka on kuvattu luvussa potilaan ajanvarausmuistutusjärjestelmät , joissa pätee samanlainen varovaisuus.
Mitä viraston kannattaa lukea tämän luvun jälkeen?
Palaa lukuun varausten hallinta , jossa käsitellään peruutus- ja käyttämättä jättämisen käytäntöjä paljon kysytyissä julkisissa palveluissa. Blogimme ketkä tarvitsevat varausjärjestelmän auttaa perustelemaan hankinnan johdolle.