Paras kampaajasi ei voi olla kahdessa paikassa yhtä aikaa, mutta aikataulusi väittää toista. Kello 15 värjäys ja kello 15 föönaus on kirjattu samalle henkilölle. Yksi asiakas odottaa, toinen lähtee vihaisena, ja vastaanotto pahoittelee seuraavan tunnin.
Tätä aikataulukolaria kutsutaan tuplavaraukseksi. Siinä kaksi ajanvarausta vie saman työntekijän, huoneen tai laitteen ajan, eikä kukaan huomaa sitä ennen kuin ristiriita tulee esiin. Tuplavaraus aikataulutuksessa on tarkempi käsite kuin yleinen ylivaraus, koska se kertoo, miten kalenterit, resurssit ja työvuorot vaikuttavat toisiinsa. Näin konfliktit syntyvät ja näin pääset niistä eroon.
Mitä on tuplavaraus aikataulutuksessa?
Tuplavaraus aikataulutuksessa on kalenterikonflikti, jossa kaksi ajanvarausta vie saman resurssin päällekkäisinä aikoina. Resurssi voi olla henkilö, hoitohuone, jakeluauto tai kokoustila. Konflikti voi näkyä kahtena merkintänä samalla alkamisajalla tai porrastettuina aikoina, joiden kestot menevät osittain päällekkäin.
Aikataulujärjestelmät käsittelevät kapasiteettia yhteisenä varantona. Jokaisella varattavalla resurssilla on päivässä tietty määrä aikaa. Kun kaksi varausta ottaa aikaa varannosta tarkistamatta saatavuutta, aikataulu menee rikki. Asiakas näkee vahvistetun ajan, mutta kalenterin takana tilanne on toinen.
Miten aikataulukonfliktit eroavat tavallisesta tuplavarauksesta
Yleinen tuplavaraus kattaa kaikki päällekkäiset varaukset. Aikatauluihin liittyvä tuplavaraus keskittyy kalenterien mekaniikkaan: työvuoroihin, palvelujen kestoihin, resurssien riippuvuuksiin ja väliaikoihin. Ravintola voi tuplavarata pöydän. Klinikka voi tuplavarata hoitajan kahteen vastaanottohuoneeseen, joilla on yhteinen tukihenkilö.
Monivaiheiset palvelut luovat piileviä konflikteja. Varaus voi tarvita ensin huoneen ja sitten asiantuntijan. Jos vain asiantuntijan kalenteri tarkistetaan, huonekonflikti pysyy näkymättömänä, kunnes molemmat potilaat saapuvat.
Yleisimmät syyt henkilöstön ja resurssien aikataulutuksessa
1. Palvelun kestoa ei huomioida
Jos 60 minuutin palvelulle varataan 30 minuuttia, jälkimmäinen puolisko jää vapaaksi toiselle varaukselle. Varaa aina koko palvelun kesto sekä siivousaika.
2. Varaus ylittää työvuoron rajan
Aika, joka alkaa kello 16.45, voi venyä yli kello 17 vuoronvaihdon. Jos seuraavan vuoron työntekijä on myös varattu kello 17, vuoronvaihto aiheuttaa konfliktin, jota kukaan ei suunnitellut.
3. Yksi resurssi jaetaan usealle kalenterille
Kun neuvotteluhuone näkyy sekä myyntitiimin että koulutustiimin kalenterissa, kumpikin tiimi näkee vapaana ajan, jonka toinen on jo varannut.
4. Manuaaliset ohitukset ilman jälkiä
Esihenkilöt, jotka ujuttavat suosikkiasiakkaita aikatauluun järjestelmän ohi, luovat usein hiljaisia päällekkäisyyksiä. Jokaisesta ohituksesta pitäisi jäädä näkyvä merkintä aikatauluun.
Näin pidät aikataulukalenterit konfliktittomina
Anna jokaiselle varattavalle kohteelle yksi kalenteri. Ota käyttöön automaattiset konflikti-ilmoitukset, jotka laukeavat, kun uusi varaus menee päällekkäin olemassa olevan kanssa. Tee palvelupohjat, joissa kestot ovat kiinteät, jotta henkilöstö ei vahingossa lyhennä varausta. Käy seuraavan päivän aikataulu läpi jokaisen päivän päätteeksi, jotta huomaat ongelmat ennen kuin asiakkaat saapuvat.
Hyvä aikataulutus vaatii myös selkeän peruutuskäytännön. Kun aika vapautuu, sen pitää näkyä vapaana kaikkialla yhtä aikaa. Yhdistä aikataulusäännöt selkeään peruutuskäytännön pohjaan, jotta asiakkaat vapauttavat ajat riittävän ajoissa ja ne ehditään täyttää uudelleen.
Usein kysytyt kysymykset
Miten tuplavaraus aikataulutuksessa eroaa kurssin ylivarauksesta?
Kurssin ylivarauksessa myydään enemmän lippuja kuin on paikkoja, ja osan odotetaan jättävän saapumatta. Tuplavaraus aikataulutuksessa on vahinko: kaksi vahvistettua aikaa vie saman resurssin. Kurssit voivat ylivarata tarkoituksella. Henkilöstön kalenterien ei pitäisi koskaan tehdä niin.
Pitäisikö jokaisen ajan väliin lisätä puskuriaika?
Kymmenen tai viidentoista minuutin puskurit vähentävät päällekkäisyyksiä, kun ajat venyvät, ja antavat henkilöstölle aikaa valmistella tila uudelleen. Suuren volyymin palveluissa, joiden kestot ovat ennustettavia, voi käyttää lyhyempiä taukoja. Aloita puskurilla ja kiristä sitä vain, jos data osoittaa, ettei sitä juuri tarvita.
Voiko yksi työntekijä näkyä turvallisesti usealla palvelukalenterilla?
Vain jos kaikki kalenterit synkronoituvat yhteen saatavuusvarantoon. Kun jokaisella palvelutyypillä on oma kalenterinsa samalle henkilölle, konfliktit ovat väistämättömiä. Turvallinen malli on yksi varanto ja useita palvelujen sisäänkäyntejä.
Miten näytän henkilöstön saatavuuden oikein verkkosivuillani?
Yhdistä julkinen varaussivusi samaan kalenteriin, jota tiimisi käyttää sisäisesti. WEMASY:n avulla voit julkaista varauskokemuksen sivustonrakentajalla, jolloin verkkoasiakkaat näkevät vain ajat, jotka ovat oikeasti vapaita.
Mikä päivittäinen tapa paljastaa aikataulukonfliktit ajoissa?
Käy seuraava työpäivä läpi joka iltapäivä. Etsi päällekkäisiä nimiä, peräkkäisiä varauksia ilman taukoa ja resursseja, jotka on määrätty kahteen paikkaan yhtä aikaa. Viiden minuutin tarkistus estää useimmat vastaanoton kriisit.
Auttaako no-show-tapausten väheneminen aikataulun tarkkuutta?
Vähemmän no-show-tapauksia tarkoittaa vähemmän viime hetken vapaita aikoja, joita henkilöstö yrittää täyttää käsin kiireessä. Manuaaliset hätävaraukset aiheuttavat aikataulukonflikteja. Artikkeli no-show-tapausten vähentäminen käsittelee ehkäisykeinoja, jotka pitävät kalenterisi vakaana.