Tietääkö vastaanottaja, mitkä pöydät ovat vapaita lauantaina kello 19.15, ilman että hän kiertää salin kahdesti? Osaako hän sanoa, vastaako juuri saapuva kuuden hengen seurue varauskirjaa vai tunti sitten poisjääneen asiakkaan paikkaa? Jos vastaukset löytyvät eri paikoista, palvelu hidastuu jo ennen ensimmäistä ruokalajia.
Ravintolan varausjärjestelmä tuo vastaukset yhteen. Se on varaus- ja istutustyökalu, joka ottaa pöytävarauksia vastaan verkossa ja puhelimitse, seuraa ryhmäkokoja ja ruokailun kestoa sekä näyttää vastaanottajalle reaaliaikaisen kuvan siitä, mikä on varattu ja mikä vapaana. Pöytävarausjärjestelmä ymmärtää, että ravintolat myyvät paikkoja aikaikkunaksi, eivät kiinteää tapaamista yhden palveluntarjoajan kanssa. Tässä kerrotaan, mitä järjestelmä tekee ja miten se liittyy laajempaan varauksen työnkulkuun.
Mikä on ravintolan pöytävarausjärjestelmä?
Ravintolan pöytävarausjärjestelmä on ohjelmisto, joka hallitsee ruokasalin pöytävarauksia. Se tallentaa ryhmäkoon, varausajan, vieraan huomautukset ja pöytäjaot yhteen paikkaan.
Asiakkaat varaavat verkkosivuiltasi, puhelimitse tai walk-in-listalta. Vastaanotto näkee jokaisen merkinnän yhdeltä aikajanalta, joka on sidottu salin pohjapiirrokseen.
Pöytävarausjärjestelmät valvovat myös tahdistussääntöjä. Voit rajoittaa vieraiden määrän viidentoista minuutin ikkunaa kohden, jotta keittiö ei ruuhkaudu tasatunnein.
Miten ravintolavaraukset eroavat ajanvarauksista
Ajanvarauksessa asiakkaalle määrätään tietty palveluntarjoaja kiinteäksi ajaksi. Ravintolavaraus puolestaan varaa nimetöntä pöytäkapasiteettia seurueelle, joka voi istua yhdeksänkymmentä minuuttia tai kaksi tuntia aterian mukaan.
Tällä erolla on merkitystä ohjelmistoa valitessa. Lue varaukset vs. ajanvaraukset, niin saat koko vertailun ennen kuin määrität ruokasalisi.
Pöytähallinta lisää varauskirjan päälle reaaliaikaisen toimintakerroksen. Tutustu aiheeseen mikä on ravintolan pöytähallintaohjelmisto, kun tarvitset pohjakarttoja ja pöytien kiertoseurantaa perusvarausta enemmän.
Ominaisuudet, jotka ravintolat määrittävät ensin
1. Pöytävaraus verkossa
Anna asiakkaiden varata verkkosivuiltasi mihin aikaan vuorokaudesta tahansa. Kerää ryhmäkoko, päivämäärä, toivottu aika ja erityistoiveet lyhyellä lomakkeella.
2. Tahdistus ja kapasiteettirajat
Aseta vieraiden enimmäismäärä aikavälille keittiön läpimenon mukaan. Estä varauskirjaa lupaamasta enemmän vieraita kuin pystyt palvelemaan hyvin.
3. Vieraiden huomautukset ja toiveet
Kirjaa allergiat, juhlat ja istumapaikkatoiveet. Huomautukset näkyvät, kun seurue kirjautuu sisään, joten tarjoilijat voivat valmistautua ennen tervehtimistä.
4. Vahvistus- ja muistutusviestit
Lähetä varausvahvistukset peruutusehtoineen. Muistuta vieraita päivää ennen, jotta viikonlopun parhaiden aikojen poisjäännit vähenevät.
Kun asiakkaat tietävät, miten varataan, vierailukokemus riippuu selkeistä vaiheista. Seuraavassa luvussa miten tehdään ravintolavaraus käydään prosessi läpi asiakkaan näkökulmasta.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on varausjärjestelmällä ja pöytähallinnalla?
Varausjärjestelmä kirjaa, kuka on tulossa ja milloin. Pöytähallinta seuraa palvelun aikana reaaliaikaista istutusta, pöytien tilaa ja kiertoaikoja. Monet ravintolat käyttävät molempia kerroksia yhdessä. Aloita aiheesta mikä on pöytähallinta, jos haluat tietää toiminnan puolesta.
Pitäisikö ravintoloiden vaatia varausmaksua?
Varausmaksut auttavat juhlapyhinä ja maistelumenuilla, joilla poisjäännit vahingoittavat tulosta. Rennossa ruokailussa varaus vahvistetaan usein ilman maksua, jotta varaaminen pysyy vaivattomana. Sovita maksusäännöt no-show-käytäntöösi.
Miten otan ravintolavarauksia vastaan verkkosivuillani?
Lisää varaussivu, jolla valitaan ryhmäkoko, päivä ja aika. WEMASY:llä voit julkaista sivun WEMASY-sivustonrakentajalla ja yhdistää sen päivittäiseen varauskirjaasi.
Voiko ravintolan varausjärjestelmä vähentää poisjääntejä?
Automaattiset muistutukset ja selkeät peruutusajat vähentävät poisjääneitä varauksia merkittävästi. Merkitse toistuvat poisjääjät, jotta vastaanottaja voi vaatia varausmaksun tulevilta varauksilta. Katso käytännön keinoja kohdasta miten vähennät poisjääntejä.
Pitäisikö ravintoloiden edelleen ottaa puhelinvarauksia?
Moni asiakas soittaa mieluummin suurten seurueiden tai erityistoiveiden vuoksi. Pidä puhelin- ja verkkokanavat sidottuina samaan kalenteriin, jotta vastaanotto näkee yhden totuuden. Verkkovaraus hoitaa tavalliset pöydät, jolloin henkilökunta voi keskittyä vaativampiin puheluihin.
Miten varausjärjestelmät hoitavat walk-in-asiakkaat varattujen pöytien rinnalla?
Vastaanoton näkymä näyttää varatut pöydät ja walk-in-asiakkaille vapaana olevan kapasiteetin samalla pohjakartalla. Hyvät järjestelmät jättävät puskurikapasiteettia walk-in-liikenteelle sen sijaan, että kaikki paikat täytettäisiin pelkällä verkkovarauksella.