Hotellisi käyttöaste oli viime kuussa 72 prosenttia. Naapurisi saavutti 89 prosenttia samalla huonemäärällä. Veloititte kumpikin samanlaisia hintoja, mutta heidän siivousaikataulunsa oli tiukempi ja heidän vastaanottonsa tiesi tarkalleen, milloin sisäänkirjautumisaallot tulevat.
Tuo prosenttiluku on käyttöaste, yksi kapasiteettisuunnittelun hyödyllisimmistä luvuista. Käyttöaste on täytettyjen varattavien yksiköiden osuus tietyllä ajanjaksolla. Hotellit seuraavat huoneyöpymisiä. Ravintolat seuraavat istumatuntien määrää. Klinikat seuraavat vastaanottoaikoja. Kaava muuttuu hieman. Oivallus pysyy samana. Tässä kerrotaan, miten käyttöaste toimii ja mitä sillä tehdään.
Mikä on käyttöaste?
Käyttöaste on käytetyn kapasiteetin suhde koko käytettävissä olevaan kapasiteettiin prosentteina ilmaistuna. Hotellissa, jossa on 100 huonetta, 75 varattua huonetta tiettynä yönä tarkoittaa 75 prosentin käyttöastetta.
Ajanvarausyrityksissä huoneet korvataan ajoilla. Jos tarjoat 40 varattavaa tuntia päivässä kaikkien työntekijöiden kesken ja 32 tuntia on varattu, käyttöasteesi on kyseiselle päivälle 80 prosenttia.
Käyttöaste mittaa hyödyntämistä, ei tuottoa. Täysin varattu päivä alennetuilla hinnoilla näyttää korkean käyttöasteen, mutta voi silti jäädä taloudellisesti heikoksi. Käytä sitä yhdessä varauksen keskimääräisen arvon kanssa saadaksesi täydellisen kuvan.
Miksi käyttöasteella on väliä
Käyttöaste kertoo, onko sinulla kysyntäongelma vai kapasiteettiongelma. Matala käyttöaste ja vapaat varausajat tarkoittavat, että tarvitset enemmän markkinointia tai parempia saatavuusikkunoita. Korkea käyttöaste ja pitkät jonotuslistat tarkoittavat, että tarvitset lisää työntekijöitä, huoneita tai pidemmät aukioloajat.
Luku ohjaa myös henkilöstön mitoitusta. Siivous-, vastaanotto- ja keittiötiimit skaalautuvat käyttöastekäyrien mukaan. Kun tiedät ensi viikon odotetun käyttöasteen, voit aikatauluttaa oikean henkilömäärän arvaamatta.
Käyttöaste liittyy varausten hallintaan, koska tarkat varaustiedot ovat osoittaja. Huono data tuottaa harhaanjohtavia lukuja ja huonoja henkilöstöpäätöksiä.
Miten käyttöaste lasketaan
1. Määritä kapasiteettiyksikkösi
Valitse, mitä lasket: huoneyöpymisiä, pöytäpaikkoja, tapaamisaikoja vai kurssipaikkoja. Yksi johdonmukainen yksikkö estää sekavan laskennan.
2. Mittaa käytettävissä oleva kapasiteetti
Kerro yksiköt ajanjaksolla. 50 huoneen hotellissa on 30 yöltä 1 500 käytettävissä olevaa huoneyöpymistä kuukaudessa. Vähennä huollon vuoksi pois käytöstä olevat huoneet.
3. Laske varatut tai täytetyt yksiköt
Laske yhteen vahvistetut varaukset, jotka kuluttivat kapasiteettia. Hotelleissa laske huoneet, joissa on vieraita. Palveluissa laske täytetyt tapaamisajat.
4. Jaa ja muunna prosentiksi
Jaa varatut käytettävissä olevilla ja kerro sadalla. Seuraa päivä-, viikko- ja kuukausitasolla, jotta huomaat kuviot eri aikajänteillä.
Käyttöasteen hyödyntäminen päätöksissä
Aseta tavoitevälit yrityksesi tyypin mukaan. Pienellä boutique-hotellilla tavoite voi olla 75 ja 85 prosentin välillä viikonloppuisin. Klinikka voi haluta 70 prosenttia, jotta jää pelivaraa hätätilanteille ja ilman ajanvarausta tuleville asiakkaille.
Kun käyttöaste nousee kattosi yläpuolelle, tiukenna varaussääntöjä tai lisää kapasiteettia. Kun se putoaa alarajasi alle, järjestä kampanjoita tai muuta aukioloaikoja. Yhdistä käyttöastetieto neuvotteluhuoneiden varaukseen tai huonevarastonäkymiin, kun fyysinen tila on rajoittava resurssisi.
Seuraavissa luvuissa käsitellään vuorosuunnitteluohjelmistoja ja pohjia, jotka muuttavat käyttöastetrendit viikoittaisiksi vuorosuunnitelmiksi.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on hyvä käyttöaste pienelle hotellille?
Tavoitteet vaihtelevat markkinan ja kauden mukaan. Moni itsenäinen hotelli tähtää 65 ja 80 prosentin välille vuositasolla, viikonloppuhuiput korkeampina. Vertaa omaa lukuasi omaan historialliseen lähtötasoosi valtakunnallisen keskiarvon sijaan.
Pitäisikö poisjäännit laskea mukaan käyttöasteeseen?
Laske mukaan vain ajat, jotka todella kuluttivat kapasiteettia. Varattu mutta tyhjäksi jäänyt aika paisuttaa suunniteltua lukuasi ja johtaa henkilöstön mitoituksen harhaan. Seuraa poisjääntejä erikseen ja säädä ennusteita historiallisten kuvioiden avulla.
Miten käyttöaste eroaa hyödyntämisasteesta?
Termit menevät arjessa päällekkäin. Hyödyntämisaste sisältää joskus aikaan perustuvia mittareita, kuten tunnit, jotka huone oli varattu, verrattuna tunteihin, jotka se oli käytettävissä. Käyttöaste laskee useammin erillisiä yksiköitä, kuten huoneyöpymisiä tai tapaamisaikoja.
Voinko seurata käyttöastetta vain verkkovarauksille?
Jaa kanavittain nähdäksesi, täyttääkö verkkosivusi kapasiteettia eri tavalla kuin puhelin- tai ilman ajanvarausta tuleva liikenne. WEMASYn mukana tulee sivustonrakentaja ja varausintegraatio sekä analytiikka, joten verkosta tulevan käyttöasteen trendit näkyvät kokonaiskuvasi varausten hallinnasta rinnalla.
Kuinka usein käyttöastetta kannattaa tarkistaa?
Päivittäiset tarkistukset auttavat toiminnasta vastaavia säätämään seuraavan päivän henkilöstöä. Viikoittaiset ja kuukausittaiset tarkistukset ohjaavat hinnoittelua, rekrytointia ja markkinointia. Äkillinen päivittäinen pudotus ansaitsee välittömän selvityksen.
Tarkoittaako korkea käyttöaste aina yrityksen hyvää kuntoa?
Ei, jos hinnat ovat liian matalat tai kulut korkeat. Käyttöaste mittaa täyttöä, ei voittoa. Yhdistä se käytettävissä olevaa yksikköä kohti saatuun tuottoon ja varausta kohti laskettuun työvoimakustannukseen, niin päätökset ovat tasapainoisia.