Jokaisen lomakelähetyksen jälkeen haluat luultavasti, että jotain tapahtuu seuraavaksi. Haluat lähettää sähköpostin, luoda CRM-yhteystiedon, kirjata tiedot taulukkoon tai päivittää varastojärjestelmän. Lomaketyökalussasi ei ehkä ole valmista integraatiota jokaiseen käyttämääsi järjestelmään. Siinä kohtaa webhookit tulevat mukaan.
Tässä artikkelissa käydään läpi, miten webhookit toimivat, mitä niillä voi automatisoida ja miten ne otetaan käyttöön, vaikka et olisi tekninen.
Mikä webhook on ja miten se toimii
Webhook on tapa, jolla lomaketyökalusi lähettää dataa automaattisesti toiseen järjestelmään. Sinun ei tarvitse kopioida ja liittää tietoja järjestelmien välillä, vaan lomaketyökalu tekee sen puolestasi.
Näin se kulkee: Joku lähettää lomakkeesi. Lomaketyökalusi vastaanottaa lähetyksen. Siihen se ei pysähdy, vaan lomaketyökalu lähettää tiedot antamaasi webhook-osoitteeseen (URL). Webhook-osoite on yhdistetty toiseen järjestelmään (se voi olla oma sovelluksesi, kolmannen osapuolen palvelu, taulukko ja niin edelleen). Webhook toimittaa tiedot tuohon järjestelmään. Järjestelmä vastaanottaa ne ja tekee jotain (luo tietueen, lähettää sähköpostin, päivittää varaston ja niin edelleen).
Kaikki tämä tapahtuu sekunneissa. Käsityötä ei tarvita.
Webhookit vai natiivit integraatiot
Monissa lomaketyökaluissa on natiivit integraatiot suosittuihin CRM:iin ja sähköpostialustoihin. Klikkaat painiketta, tunnistaudut ja olet valmis. Ne ovat helpompia, koska ne on tehty valmiiksi.
Webhookit ovat erilaisia. Ne ovat joustavia, mutta vaativat enemmän asetuksia. Käytännössä kerrot lomaketyökalulle "lähetä nämä tiedot tähän osoitteeseen" sen sijaan, että sanoisit "lähetä nämä tiedot CRM:ääni" (joka on tehty valmiiksi).
Milloin käytät webhookeja natiivien integraatioiden sijaan?
Kun palvelusi ei ole natiivien integraatioiden listalla: Lomaketyökalusi integroituu suosittuun CRM:ään mutta ei omaan CRM:äsi. Käytä webhookia.
Kun tarvitset omaa logiikkaa: Et halua vain lähettää dataa sellaisenaan. Haluat muokata sitä, suodattaa sitä tai yhdistää sen muuhun dataan. Webhookeilla se onnistuu.
Kun haluat yhdistää sisäisiin järjestelmiin: Yrityksellä on oma sovellus tai sisäinen tietokanta, joka ei ole julkinen palvelu. Webhook voi lähettää lomaketiedot sinne.
Yleisiä webhook-käyttötapauksia
Datan lähettäminen omaan sovellukseen
Olet rakentanut oman lomakkeiden käsittelyjärjestelmän tai sinulla on oma sisäinen työkalu. Webhook lähettää lomakelähetykset sovellukseesi, jotta se voi käsitellä ne omalla tavallasi.
Viestityökalun ilmoitusten luominen
Kun joku lähettää lomakkeen, lähetä viesti tiimisi viestikanavalle automaattisesti. Tiimisi saa heti ilmoituksen, eikä sen tarvitse tarkistaa lomaketyökalua.
Google Sheets- tai muun taulukon päivittäminen
Jokainen lomakelähetys lisää automaattisesti rivin taulukkoon. Sinulla on reaaliaikainen loki kaikista lähetyksistä ilman käsin lisäämistä.
Tietojen kirjaaminen omaan tietokantaan
Lähetä lomaketiedot tietokantaan, jota hallitset itse. Säilytät täydet kopiot kaikesta omia tietojasi tai omaa analyysiä varten.
Tekstiviestien käynnistäminen
Kun joku lähettää lomakkeen, lähetä hänelle automaattisesti tekstiviestivahvistus. Tai lähetä tekstiviesti tiimillesi.
Tehtävien tai tukipyyntöjen luominen
Kun joku pyytää tukea lomakkeella, luo automaattisesti tukipyyntö tukijärjestelmääsi. Kun joku pyytää demoa, luo tehtävä myyntitiimillesi.
Tiedostojen lataaminen pilvitallennukseen
Kun joku lataa tiedoston lomakkeesi kautta, tallenna se automaattisesti Google Driveen tai muuhun pilvitallennukseen.
Näin otat webhookin käyttöön (ilman teknistä osaamista)
Jos et ole kehittäjä, sinun ei tarvitse rakentaa webhookia alusta alkaen. Käytä ilman koodia toimivaa automaatiopalvelua, joka hoitaa webhookit puolestasi.
Automaatiotyökalun käyttö (helppo tapa)
Automaatiotyökalu on koodittomasti toimiva palvelu. Et kirjoita koodia. Klikkaat vain painikkeita ja määrität sääntöjä.
Vaihe 1: Luo automaatiotyökalussa uusi automaatio. Valitse lomaketyökalusi laukaisijaksi ("kun lomake lähetetään").
Vaihe 2: Valtuuta lomaketyökalusi. Kirjaudu lomaketyökalun tunnuksilla.
Vaihe 3: Valitse lomake ja mitkä lähetykset käynnistävät automaation (kaikki lähetykset tai vain tietyt ehtojen perusteella).
Vaihe 4: Valitse toiminto. Mitä pitäisi tapahtua, kun lomake lähetetään? "Lisää rivi Google Sheetsiin"? "Lähetä viesti viestikanavalle"? "Luo CRM-liidi"? Useimmat automaatiotyökalut tukevat satoja toimintoja.
Vaihe 5: Yhdistä kentät. Yhdistä lomakkeen kentät toiminnon kenttiin (lomakkeen sähköposti = viestin sähköposti, lomakkeen viesti = viestin teksti ja niin edelleen).
Vaihe 6: Testaa. Lähetä testilomake ja varmista, että toiminto tapahtui.
Webhook-datan muodon ymmärtäminen
Kun webhook lähettää dataa, se käyttää vakiomuotoa nimeltä JSON. Sinun ei tarvitse ymmärtää JSONia käyttääksesi webhookeja automaatiotyökalun kautta, mutta jos rakennat oman webhookin, näet sen.
JSON tarkoittaa vain, että data on järjestetty pareiksi: kentän nimi = arvo. Esimerkiksi: "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "I'm interested in pricing".
Useimmat webhook-palvelut jäsentävät tämän puolestasi automaattisesti. Näet tiedot luettavassa muodossa.
Webhookin luotettavuus ja virheiden käsittely
Mitä tapahtuu, jos webhook epäonnistuu? Jos vastaanottava järjestelmä on alhaalla, kun lomaketyökalu yrittää lähettää dataa?
Hyvät webhook-järjestelmät yrittävät uudelleen. Ne yrittävät uudestaan, jos ensimmäinen yritys epäonnistuu. Yleensä ne yrittävät muutaman kerran muutaman minuutin tai tunnin aikana. Jos kaikki yritykset epäonnistuvat, ne kirjaavat virheen, jotta näet, mitä tapahtui, ja voit yrittää käsin uudelleen.
Siksi testaus on tärkeää. Testaa webhook-asetuksesi testilähetyksellä. Varmista, että tiedot oikeasti saapuvat perille, ennen kuin otat sen käyttöön oikeille lähetyksille.
Miten WEMASY hoitaa webhookit
WEMASY tukee webhookeja kaikissa lomakkeissa. Voit antaa oman webhook-osoitteen, ja WEMASY lähettää lähetystiedot sinne automaattisesti. WEMASY integroituu myös suoraan automaatiotyökaluihin, joten voit määrittää automaatioita ilman webhook-koodin kirjoittamista. Määritä webhookit WEMASYn lomakeasetuksissa tai tarkista hintasivulta, mitkä integraatiot sisältyvät tilaukseesi.