Miten kirjoitat tietosuojakäytännöt ja suostumuskielen lomakkeisiin

Katso mitä tahansa verkossa olevaa tietosuojakäytäntöä, ja löydät tiiviitä oikeudellisen jargonin muureja, mahdottomia lauserakenteita ja sanoja, joita kukaan tavallinen ihminen ei käytä puhuessaan. Vierität ja vierität odottaen jotain selkeää kieltä. Useimmat vierailijat luovuttavat ja hyväksyvät ehdot lukematta sanaakaan, koska he eivät ymmärrä lukemaansa.

Mutta tässä on se, mikä oikeasti on tärkeää. Vierailijoidesi täytyy ymmärtää, mitä teet heidän tiedoillaan. Laki vaatii sinua kertomaan siitä. Hyvä kirjoittaminen (selkeä, suoraviivainen kirjoittaminen) saa ihmiset oikeasti lukemaan ja ymmärtämään sen sijaan, että he vain napsauttavat "Hyväksyn" tietämättä, mitä he juuri hyväksyivät.

Tietosuojakäytäntöjen ja suostumuskielen kirjoittaminen on tasapainoilua oikeudellisen tarkkuuden ja todellisen selkeyden välillä. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten jäsennät tietosuojatiedot niin, että ne täyttävät lakivaatimukset mutta pysyvät tavallisten ihmisten ymmärrettävinä.

Mitä opit: miten tietosuojakäytäntö järjestetään, miten kirjoitetaan suostumusruudut, jotka täyttävät lakivaatimukset, miten oikeudellinen kieli tehdään selkeäksi menettämättä tarkkuutta ja miten tietosuojatiedot pidetään ajan tasalla.

Tietosuojakäytännön rakenne

Täydellisessä tietosuojakäytännössä pitäisi olla nämä osiot:

Mitä tietoja keräämme

Luettele tietoryhmät, joita keräät lomakkeista ja muista lähteistä. Ole täsmällinen.

Hyvä: "Keräämme: nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, postiosoitteet, yritysten nimet, tehtävänimikkeet ja tilitiedot yhteydenottolomakkeista ja tilin luomisesta."

Epämääräinen: "Keräämme henkilötietoja."

Mainitse myös ei-ilmeiset tiedot, joita keräät. Monet tietosuojakäytännöt unohtavat mainita analytiikkatiedot (IP-osoitteet, vieraillut sivut, käytetty aika) tai evästeet. Nämä lasketaan henkilötiedoiksi.

Miksi keräämme ne (oikeusperuste)

Selitä syy jokaiselle tietojen keräämisen tyypille. GDPR vaatii tämän; CCPA odottaa sitä.

• "Sähköposti kerätään, jotta voimme vastata tiedusteluusi"
• "Puhelinnumero kerätään, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä tilauksestasi"
• "Markkinointisuostumus kerätään, jotta voimme lähettää sinulle mainossähköposteja, jos haluat vastaanottaa niitä"
• "Analytiikkatiedot kerätään, jotta näemme, miten vierailijat käyttävät verkkosivustoamme"

Yhdistä jokainen tieto tiettyyn tarkoitukseen. Älä kerää tietoja epämääräisellä perusteella.

Kuinka kauan säilytämme ne

Määritä säilytysajat. Eri tietotyypeillä voi olla eri säilytysajat.

Esimerkki:

• "Yhteydenottolomakkeiden lähetyksiä säilytetään 6 kuukautta, ellet pyydä meitä poistamaan niitä"
• "Jos ostat meiltä, säilytämme tilaustietosi 7 vuotta verotus- ja lakisyistä ja poistamme ne sitten"
• "Jos perut markkinointisähköpostien tilauksen, säilytämme sähköpostisi yhteydenottokieltolistallamme toistaiseksi, jotta emme lähetä sinulle sähköpostia uudelleen"
• "Analytiikkatietoja säilytetään 14 kuukautta ja poistetaan sitten automaattisesti"

Kenellä on pääsy tietoihisi

Kerro vierailijoille, ketkä voivat nähdä heidän tietonsa:

• Työntekijäsi, jotka tarvitsevat niitä työnsä tekemiseen
• Kolmannen osapuolen palvelut (sähköpostipalvelu, maksunkäsittelijä, analytiikka-alusta)
• Myytkö tai jaatko tietoja muille yrityksille

Jos käytät kolmannen osapuolen palveluita, nimeä ne ja selitä miksi.

Esimerkki: "Käytämme palvelua [Sähköpostipalvelu] markkinointisähköpostien lähettämiseen. Sähköpostiosoitteesi tallennetaan heidän järjestelmäänsä, jota suojaa heidän tietosuojakäytäntönsä."

Vierailijoidesi oikeudet

Selitä, mitä vaihtoehtoja ihmisillä on:

• He voivat perua markkinointisähköpostien tilauksen
• He voivat pyytää kopion tiedoistaan
• He voivat pyytää sinua poistamaan tietonsa
• He voivat korjata virheelliset tiedot

Anna jokaiselle oikeudelle toteutustapa. Tilauksen perumiseen lisää linkki tai sähköpostiosoite. Tietojen poistoon selitä, miten sitä pyydetään.

Yhteystiedot

Lisää sähköposti tai osoite, johon vierailijat voivat ottaa sinuun yhteyttä tietosuojakysymyksissä tai -pyynnöissä.

Selkeän suostumuskielen kirjoittaminen

Suostumusruuduissa vierailijat tekevät valintoja siitä, miten heidän tietojaan käytetään. Kielen täytyy olla niin selkeää, että henkilö ilman lakitutkintoa ymmärtää, mihin hän suostuu.

Huono suostumuskieli (epämääräinen, oikeudellista jargonia)

[ ] I consent to the terms and conditions of data processing [ ] I acknowledge receipt of the privacy policy and opt-in to communications

Nämä ovat epämääräisiä. Ne lukeva vierailija ei tiedä tarkalleen, mihin hän suostuu.

Hyvä suostumuskieli (täsmällinen, selkeä)

[ ] I agree that you may contact me about my inquiry [ ] I would like to receive marketing emails about new products

Nämä ovat täsmällisiä ja ymmärrettäviä. Vierailija tietää tarkalleen, mitä tapahtuu, jos hän rastittaa ruudun.

Suostumuskielen säännöt

Käytä toista persoonaa ("sinä"): "Suostun vastaanottamaan sähköposteja" on selkeä. "Rekisteröidyt voivat antaa suostumuksen markkinointiviestintään" ei ole.

Ole täsmällinen tiheydestä tai tarkoituksesta: "Haluan vastaanottaa kuukausittaisia tuotepäivityksiä" on parempi kuin pelkkä "Suostun markkinointisähköposteihin." Anna ihmisille käsitys siitä, mihin he ovat liittymässä.

Erota asiat toisistaan: Älä yhdistä useita tarkoituksia yhteen valintaruutuun. "Suostun siihen, että minuun otetaan yhteyttä ja että minut lisätään postituslistallenne" pitäisi jakaa kahteen erilliseen valintaruutuun:

• [ ] Voitte ottaa minuun yhteyttä tiedustelustani
• [ ] Haluan tulla lisätyksi postituslistallenne

Aloita tyhjillä ruuduilla: Vierailijoiden pitäisi aktiivisesti valita suostua, ei joutua poistamaan valmiiksi tehtyä rastia.

Älä käytä kaksoiskieltoja: VÄÄRIN: "En vastusta sähköpostien vastaanottamista." OIKEIN: "Suostun vastaanottamaan sähköposteja." Kaksoiskiellot hämmentävät ihmisiä.

Tietosuojatiedot itse lomakkeella

Koko tietosuojakäytäntö on tärkeä, mutta vierailijat eivät usein lue sitä ennen lomakkeen lähettämistä. Lisää lomakkeelle lyhyt yhteenveto, jotta ihmiset tietävät, mitä tapahtuu.

Esimerkki lomakkeen ilmoituksesta:

"Keräämme nimesi ja sähköpostisi vastataksemme tiedusteluusi. Emme lisää sinua postituslistalle, ellet pyydä sitä. Tietosi tallennetaan turvallisesti, eikä niitä jaeta kolmansille osapuolille. Voit milloin tahansa pyytää pääsyä tietoihisi tai niiden poistoa. Lue koko tietosuojakäytäntömme."

Tämä on lyhyt, täsmällinen ja kattaa keskeiset asiat.

Eri suostumus eri käyttötapauksiin

Yhteydenottolomakkeet

Tarvitaan vähän suostumusta. Tarvitset heidän sähköpostinsa ja mahdollisesti puhelinnumeronsa vastaamista varten. Yksi valintaruutu yleensä riittää:

[ ] I understand you will contact me to respond to this inquiry

Tämä ei pyydä lupaa vaan vahvistaa, että he ymmärtävät, mitä tapahtuu.

Uutiskirjeen tilauslomakkeet

Tarvitset nimenomaisen suostumuksen markkinointiin. Yksi tai kaksi valintaruutua:

[ ] Yes, I would like to receive your weekly newsletter [ ] Yes, I also want to receive promotional offers (optional)

Verkkokaupan kassa

Tarvitset suostumuksen laskutukseen, toimitukseen ja tilausviestintään. Vapaaehtoinen: suostumus markkinointiin.

[ ] I agree that my order information will be used to process and ship my order [ ] I would like to receive shipping updates and order information (checked by default, they can uncheck) [ ] I would like to receive promotional emails about sales and new products

Tietojen kerääminen analytiikkaa varten

Joissakin maissa analytiikkaseuranta vaatii suostumuksen. Lisää tämä analytiikkailmoituksesi läheisyyteen tai tietosuojakäytäntöön:

[ ] I agree to analytics tracking so we can see how you use our site

Tietosuojakäytännön pitäminen ajan tasalla

Tietosuojakäytäntösi ei ole kertaluonteinen asiakirja. Päivitä se, kun:

• Muutat tapaa, jolla keräät tai käytät tietoja
• Lisäät uusia kolmannen osapuolen palveluita (kuten uuden analytiikkatyökalun tai sähköpostipalvelun)
• Uusia lakeja tulee voimaan ja ne koskevat sinua
• Sinulla on tietomurto

Kun päivität käytäntöäsi, ilmoita siitä vierailijoille. Jotkin säännökset vaativat uuden suostumuksen hankkimista, jos teet merkittäviä muutoksia.

Tietosuojakäytäntöjen oikeudellinen tarkastus

Tietosuojakäytäntö on oikeudellinen asiakirja. Ennen kuin julkaiset omasi, anna tietosuojalakiin erikoistuneen lakimiehen tarkastaa se. Tarkastuksen hinta on sen arvoinen, kun vältät sakkoja ja oikeudellisia ongelmia myöhemmin.

Käytäntöä ei tarvitse kirjoittaa alusta alkaen itse. Pohjia on olemassa (tarkista osavaltiosi oikeusministerin verkkosivusto tai kysy lakimieheltä), mutta ne täytyy mukauttaa omaan liiketoimintaasi ja tarkistaa oikeellisuuden varmistamiseksi.

Mitä WEMASY tekee tietosuojakäytäntöjen hyväksi

WEMASY-lomakkeissa on suostumuksenhallinta- ja tietosuojadokumentaatiotyökaluja. Voit lisätä tietosuojailmoituksia suoraan lomakkeisiisi, hallita eri tarkoituksia varten tehtyjä suostumusruutuja ja seurata, minkä version suostumusehdoistasi kukin vierailija hyväksyi. WEMASY tarjoaa myös aineistoa ja pohjia, jotka auttavat kirjoittamaan vaatimusten mukaisen tietosuojadokumentaation.

Lue lisää tietosuoja- ja vaatimustenmukaisuustyökaluista paketissasi hinnoittelusivulta.

Usein kysytyt kysymykset