Tapahtumaan mahtuu 500 henkeä. Järjestäjät haluavat myydä 400 lippua ja heillä on 600 kiinnostunutta. Mutta vain 250 ilmoittautuu. Miksi? Ilmoittautumislomake kysyy: nimi, sähköposti, puhelin, ruokavaliorajoitukset, t-paidan koko, yritys, tehtävänimike, ammattilaisprofiili, ruokavaliotoiveet, erityisjärjestelyt ja kolmen kentän kysely tapahtumasta. Lomakkeen täyttäminen vie 10 minuuttia. Kentän 5 kohdalla puolet on lähtenyt.
Tapahtumajärjestäjät, joiden ilmoittautumisista lipun ostoon konvertoi yli 70 %, käyttävät minimaalisia lomakkeita: nimi, sähköposti, lipputyyppi. Kaksi minuuttia. Kaikki muu, kuten ruokavaliotiedot, erityisjärjestelyt ja tapahtuman jälkeinen kysely, kerätään ilmoittautumisen jälkeen erillisillä lomakkeilla tai sähköposteilla.
Tässä artikkelissa käydään läpi, miten suunnitellaan tapahtumailmoittautumislomakkeet, jotka vähentävät kitkaa, maksimoivat lipunmyynnin ja valmistavat osallistujat onnistumaan tapahtumassasi.
Mikä on tapahtumailmoittautumislomake?
Tapahtumailmoittautumislomake on viimeinen vaihe mahdollisen osallistujan kiinnostuksen ja vahvistetun lipun välillä. Toisin kuin kaupalliset lomakkeet, jotka maksimoivat tietojen keräämisen, tapahtumalomakkeiden täytyy tasapainottaa lipunmyyntitiedot (nimi, sähköposti, lipputyyppi) ja osallistujien logistiikka (ruokavaliorajoitukset, erityisjärjestelyt, saapumisohjeet).
Lomakkeella on kaksi tehtävää: (1) myydä lippu nopeasti, ennen kuin osallistuja menettää kiinnostuksensa, ja (2) kerätä tarpeeksi tietoa, jotta osallistujat onnistuvat (jotta he saapuvat valmistautuneina). Liian pitkä lomake tappaa lipunmyynnin. Lomake, joka kerää liian vähän tietoa, luo logistiikkakaaoksen (poisjäännit, väärinymmärrykset, valmistautumattomat tilat).
Ratkaisu on kaksivaiheinen: minimaalinen lomake ilmoittautumisessa (nimi, sähköposti, lipputyyppi, maksu) ja sitten viikkoja ennen tapahtumaa lähetettävä seurantasähköposti, joka kerää ruokavaliorajoitukset, erityistarpeet, pysäköintitoiveet ja tapahtumaa edeltävän logistiikan. Erota myynti valmistautumisesta.
Miksi tapahtumailmoittautumislomakkeet aiheuttavat keskeytyksiä ennen ostoa
Osallistuja on innoissaan tapahtumastasi. Hän löysi sen verkosta, luki kuvauksen ja päätti ilmoittautua. Mutta sitten hän törmää lomakkeeseen, joka tuntuu kotitehtävältä. Kentän 5 jälkeen hän ajattelee "Tämä on liikaa vaivaa" ja sulkee välilehden.
Ongelma 1: Lomake kysyy lipunmyynnin kannalta epäolennaisia tietoja. Nimi, sähköposti ja lipputyyppi ovat välttämättömiä. Yritys, tehtävänimike, ammattilaisprofiili ja ruokavaliotoiveet ovat mukavia mutta niiden pitäisi tulla myöhemmin. Kaikkien kysyminen kerralla lisää ilmoittautumiseen yli 5 minuuttia.
Ongelma 2: Hinta on epäselvä kassalle asti. Osallistuja aloittaa lomakkeen olettaen lipun maksavan $50 verkkosivuston perusteella. Vaiheessa 5 hän huomaa $20 käsittelymaksun, $10 palvelumaksun ja veron. Nyt hinta on $80. Yllätys aiheuttaa keskeytyksen.
Ongelma 3: Ei vahvistusta siitä, mitä he ostivat. He lähettävät maksun ja näkevät epäselvän vahvistussivun. Milloin tapahtuma on? Mikä on paikan osoite? Pitääkö jotain tulostaa vai riittääkö henkilöllisyystodistus? Epäselvyys aiheuttaa ahdistusta.
Ongelma 4: Ei seurantaa ennen tapahtumaa. He ilmoittautuivat kaksi kuukautta sitten. Viikkoa ennen tapahtumaa he eivät ole saaneet muistutusta, reittiohjeita tai pysäköintitietoja. He unohtivat asian tai eivät tiedä, miten valmistautua. Poisjääntejä on paljon.
Miten hyvin konvertoivat tapahtumajärjestäjät rakentavat ilmoittautumislomakkeensa
Suunnitteluperiaate 1: Näytä lipputyypit ja hinnat etukäteen ennen mitään lomaketta.
Älä pakota osallistujia täyttämään lomaketta nähdäkseen hinnat. Näytä laskeutumissivulla:
"Ennakkolippu: $35/henkilö (15. maaliskuuta asti)
Yleinen pääsylippu: $49/henkilö
VIP: $99/henkilö [Sisältää illallisen + tapaamisen esiintyjien kanssa]"
Osallistuja napsauttaa lipputyyppiään ja näkee sitten ilmoittautumislomakkeen. Hän tietää hinnan ja sen, mitä on ostamassa.
Suunnitteluperiaate 2: Kerää ilmoittautumisessa vain nimi ja sähköposti.
Pakolliset kentät:
Koko nimi
Sähköpostiosoite
Lipputyyppi (esivalittu sen mukaan, mitä he napsauttivat)
Vapaaehtoinen:
"Onko ruokavaliorajoituksia tai erityisjärjestelyjä?" (yksi tekstikenttä, ei 10 kysymyksen kysely)
Siinä kaikki. Kaikki muu tulee ilmoittautumisen jälkeen.
Suunnitteluperiaate 3: Näytä kokonaiskustannus ennen maksua maksut mukaan lukien.
Nimen ja sähköpostin jälkeen näytä yhteenveto:
"Lippu: Yleinen pääsylippu - $49
Käsittelymaksu: $2
Vero: $4.08
YHTEENSÄ: $55.08
[Siirry maksamaan]"
Ei yllätyksiä kassalla. He tietävät tarkalleen, mitä maksavat.
Suunnitteluperiaate 4: Lähetä tapahtuman tiedot heti ilmoittautumisen jälkeen.
Lähetä 2 minuutin kuluessa sähköposti, jossa on:
Vahvistus ja kuitti
Tapahtuman päivämäärä, kellonaika ja paikan osoite
Pysäköinti- ja kulkuyhteystiedot
Mitä ottaa mukaan (lippuvahvistus, henkilöllisyystodistus jne.)
Tapahtuman aikataulu (ohjelma, puhujien nimet jne.)
Yhteystiedot ja linkki usein kysyttyihin kysymyksiin
Tämä sähköposti estää "Missä tämä olikaan?" -kysymykset.
Suunnitteluperiaate 5: Lähetä muistutukset viikkoa ja päivää ennen.
Päivä -7: "Tapahtumasi on ensi viikolla. Tässä tärkeimmät tiedot." (ohjelma, puhujat, pysäköintimuistutukset)
Päivä -1: "Tapahtuma on huomenna! Nähdään klo [aika] osoitteessa [osoite]. Kysyttävää? Soita [numero]."
Muistutukset vähentävät poisjääntejä 20 - 40 %.
Tapahtumailmoittautumislomakkeen rakentaminen (vaihe vaiheelta)
Vaihe 1: Näytä lipputyypit ja hinnat laskeutumissivulla (ei vielä lomaketta).
Näytä lippuvaihtoehdot napsautettavina korteina hintoineen ja kuvauksineen. Lipputyypin napsauttaminen avaa ilmoittautumislomakkeen niin, että kyseinen lippu on esivalittu.
Vaihe 2: Tee yhden sivun lomake, jossa on vähän kenttiä.
Koko nimi (pakollinen)
Sähköposti (pakollinen)
Ruokavaliorajoitukset tai erityisjärjestelyt (vapaaehtoinen tekstikenttä)
Siinä kaikki. Yksi sivu, täyttäminen kestää alle 2 minuuttia.
Vaihe 3: Näytä tilauksen yhteenveto ennen maksua.
Kun he ovat syöttäneet nimen ja sähköpostin, näytä yhteenveto, jossa on lipputyyppi, hinta, maksut ja kokonaishinta. Tämä on heidän viimeinen tilaisuutensa vaihtaa lipputyyppiä tai lopettaa ennen maksamista.
Vaihe 4: Käsittele maksu turvallisesti.
Käytä tunnettua maksupalvelun tarjoajaa. Näytä logot, jotta he tietävät maksun olevan turvallinen.
Vaihe 5: Lähetä vahvistussähköposti tapahtuman tiedoilla 2 minuutin kuluessa.
Sen pitäisi vastata kysymyksiin: Milloin? Missä? Mitä ottaa mukaan? Miten valmistautua?
Vaihe 6: Lähetä kaksi muistutussähköpostia (viikkoa ja päivää ennen).
Ne voivat olla yksinkertaisia: "Tapahtumasi lähestyy. Nähdään paikassa [paikka] [päivämäärä] klo [aika]."
Edistyneet keinot: lisämyynti, poisjäännin vähentäminen ja tapahtuman jälkeinen vuorovaikutus
Keino 1: Lisämyynti vahvistussähköpostissa. Kun he ovat ilmoittautuneet yleiseen pääsylippuun, tarjoa: "Kiinnostaako VIP? Päivitä vain +$50 hintaan ja saat illallisen + tapaamisen esiintyjien kanssa. [Päivitä nyt]"
Keino 2: Ennakkohinnoittelu aikaisten ilmoittautumisten kasvattamiseksi. "Ilmoittaudu 15. maaliskuuta mennessä hintaan $35. Sen jälkeen $49." Tämä luo kiireellisyyttä ja tuo ilmoittautumisia aikaisemmaksi.
Keino 3: Ryhmäalennukset. "Ilmoita 5 tai useampi henkilö ja saat 10 % alennuksen jokaisesta lipusta." Tämä kannustaa suosittelemaan ja suurempiin ryhmiin.
Keino 4: Vähennä poisjääntejä tapahtumapäivän muistutuksilla. Lähetä tekstiviesti tai sähköposti 2 tuntia ennen: "Tapahtuma alkaa klo 18 osoitteessa [osoite]. Nähdään pian!" Tämä saa ihmiset liikkeelle.
Keino 5: Tapahtuman jälkeinen kysely. Lähetä tapahtuman jälkeen kahden kysymyksen kysely: "Millainen se oli? (5 tähden arvio)" ja "Mitä haluaisit nähdä ensi kerralla?" Tämä rakentaa hyvää tahtoa ja ohjaa tulevia tapahtumia.
Tapahtumailmoittautumislomakkeen suorituskyvyn mittaaminen
Ilmoittautumisen konversioaste (lomakkeen aloituksesta lipun ostoon). Kuinka suuri osa ilmoittautumislomakkeen aloittaneista täyttää sen ja maksaa? (Tavoite: 70 - 85 %). Jos alle 60 %, lomake on liian pitkä tai hinta on epäselvä. Testaa yksinkertaistamista tai hinnan näyttämistä etukäteen.
Poisjääntiaste (ilmoittautuneet, jotka eivät saavu paikalle). Kuinka suuri osa ilmoittautuneista osallistuu oikeasti? (Tavoite: 85 - 95 %). Jos alle 80 %, lähetä enemmän muistutuksia tai vaadi lippuvahvistus (viivakoodin näyttäminen saapuessa).
Keskimääräinen tuotto osallistujaa kohden (ARPA). Lipunmyynti yhteensä ÷ osallistujien määrä. (Tavoite: mitä korkeampi, sen parempi). Jos ARPA on alhainen, testaa VIP-lippujen tai lisätuotteiden (oheistuotteet, valokuvat jne.) lisämyyntiä.
Aikaisten ilmoittautumisten osuus (ilmoittautunut ennen määräaikaa tai kuukautta ennen). Kuinka suuri osa ilmoittautuu ajoissa? (Tavoite: yli 60 %). Aikaiset ilmoittautumiset auttavat suunnittelussa. Jos osuus on matala, luo ennakkohinnoittelu kannustimeksi.
Moduulin yhteenveto: mikä tekee tapahtumailmoittautumislomakkeista erilaisia
Tapahtumailmoittautumislomakkeet koskevat nopeutta ja selkeyttä. Osallistujat ovat innoissaan mutta kärsimättömiä. He haluavat ilmoittautua 2 minuutissa, ei 10. Minimaalinen lomake, selkeä hinnoittelu, välitön vahvistus ja hyödylliset muistutukset. Tämä vähentää kitkaa, kasvattaa lipunmyyntiä ja nostaa osallistumisastetta.