Täytät lomakkeen eikä mitään kuulu. Ei vahvistusta. Ei sähköpostia. Ei viestiä "olemme vastaanottaneet lähetyksesi". Et tiedä, onnistuiko se. Lähetit sen tyhjyyteen. Lähetä nyt toinen lomake ja saa heti sähköposti: "Kiitos. Saimme viestisi." Yhtäkkiä olet varma. Tiedät, että viesti tavoitti jonkun.
Se ero, epävarmuuden ja varmuuden välillä, on sitä, mitä sähköpostiautomaatio tekee. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten lähetät kävijöille automaattiset vahvistussähköpostit lähetyksen jälkeen, miten ilmoitat tiimillesi uusista lähetyksistä ja miten sähköposti parantaa lomakkeen täyttöastetta ja luottamusta.
Mitä lomakkeen sähköpostiautomaatio tekee
Lomakkeen sähköpostiautomaatio tarkoittaa sähköposteja, jotka lähtevät automaattisesti lähetyksen jälkeen. Yleisiä on kaksi tyyppiä:
Vahvistussähköpostit kävijälle: "Kiitos lähetyksestäsi. Saimme viestisi ja vastaamme 24 tunnin sisällä."
Ilmoitussähköpostit tiimillesi: "Uusi yhteydenottolomakkeen lähetys henkilöltä Jane Smith: jane@example.com. Viesti: [lomakelähetyksen tiedot]."
Molemmilla on tehtävänsä. Vahvistussähköpostit rauhoittavat kävijän: jotain tapahtui. Ilmoitussähköpostit hälyttävät tiimisi, jotta se voi vastata.
Miksi vahvistussähköpostit ovat tärkeämpiä kuin luulet
Vahvistussähköposti tekee kaksi asiaa:
Se todistaa kävijälle, että lähetys onnistui. Ilman sitä he eivät tiedä. Tämä aiheuttaa kaksoislähetyksiä, tukisähköposteja ("saitteko lomakkeeni?") ja menetettyä luottamusta.
Se asettaa odotukset. Vahvistussähköposti on tilaisuutesi kertoa, kuinka pian vastaat. "Vastaamme 24 tunnin sisällä" on lupaus. Pidä se. Jos sanot 24 tuntia ja vastaat kahdessa, kävijä ilahtuu. Jos sanot 24 tuntia ja vastaus kestää viikon, hän turhautuu.
Lomakesähköpostien tyypit
Vahvistussähköpostit
Lähetetään heti lomakkeen lähettämisen jälkeen. Sen pitäisi olla lyhyt ja rauhoittava. Sisällytä:
Kiitosviesti. Vahvistus siitä, että lähetys vastaanotettiin. Milloin vastausta voi odottaa. (Valinnainen) Yhteenveto lähetetystä. (Valinnainen) Seuraavat vaiheet tai hyödyllistä tietoa.
Pidä sähköposti lyhyenä. Yksi tai kaksi kappaletta. Useimmat silmäilevät sähköpostit. Pitkiä vahvistussähköposteja ei lueta.
Ilmoitussähköpostit tiimillesi
Lähetetään tiimillesi tai sinulle, kun lomakelähetys saapuu. Siinä pitäisi olla kaikki olennainen tieto, jotta tiimisi tietää, mitä tehdä:
Kävijän nimi, sähköposti ja puhelinnumero (jos kerätty). Mitä hän lähetti (jos kyse on viestikentästä). Minkä lomakkeen hän lähetti (jos lomakkeita on useita). Suora linkki koko lähetyksen katsomiseen lomaketyökalussa.
Nämä sähköpostit ovat sisäiseen käyttöön. Tee niistä yksityiskohtaisia. Tiimisi tarvitsee kaiken tiedon vastatakseen nopeasti.
Ehdolliset sähköpostit
Joillakin lomaketyökaluilla voit lähettää eri sähköpostin lähetyksen mukaan. Esimerkiksi: jos kävijä valitsee "Sales inquiry", lähetä hänelle myynnin vahvistussähköposti. Jos hän valitsee "Technical support", lähetä hänelle teknisen tuen vahvistussähköposti.
Tämä personointi tekee kokemuksesta osuvamman. Kävijät kokevat, että heidän asiaansa hoidetaan, eivätkä he saaneet yleistä automaattivastausta.
Näin otat lomakkeen sähköpostiautomaation käyttöön
Lomaketyökalussasi
Useimmissa lomaketyökaluissa sähköpostiautomaatio on valmiina. Kirjaudu lomaketyökaluun. Etsi lomake. Etsi "Sähköposti"-asetukset tai "Automaatiot". Näet vaihtoehdot:
Lähetä vahvistussähköposti lähettäjälle. Lähetä ilmoitussähköposti osoitteeseen [sähköpostiosoitteesi]. Muokkaa sähköpostin aihe ja viesti.
Monissa lomaketyökaluissa on pohjia, joten sinun ei tarvitse kirjoittaa alusta. Valitse pohja, muokkaa se brändiisi sopivaksi ja tallenna.
Automaation testaaminen
Testaa sähköpostiautomaatio ennen sen käyttöönottoa. Lähetä testilomake ja katso, saatko sekä vahvistus- että ilmoitussähköpostin. Jos jompikumpi ei saavu:
Tarkista, että sähköpostiosoite on oikein. Tarkista roskapostikansio (automaattiset sähköpostit joutuvat joskus roskapostiin). Tarkista lomaketyökalun sähköpostiasetuksista, että automaatio on päällä.
Yleiset sähköpostiautomaation ongelmat
Sähköposteja ei lähde
Yleisin syy on, että lomaketyökalun sähköpostiasetukset ovat pois päältä tai väärin määritetty. Kirjaudu takaisin lomakkeeseen ja tarkista sähköpostiautomaation asetukset. Onko kytkin "päällä"? Onko vastaanottajan sähköpostiosoite oikein? Onko painiketta, jolla voit lähettää testisähköpostin?
Sähköpostit menevät roskapostiin
Jos vahvistussähköpostisi päätyvät kävijöiden roskapostikansioon, kyse on toimitettavuudesta. Lomaketyökalu lähettää sähköposteja, mutta vastaanottajan sähköpostipalvelu pitää niitä mahdollisena roskapostina.
Parannat toimitettavuutta käyttämällä "lähettäjä"-osoitetta, joka vastaa verkkotunnustasi. Jos sivustosi on example.com, lähetä vahvistukset osoitteesta noreply@example.com, älä yleisestä no-reply-osoitteesta. Verkkotunnuksen vastaavuus viestii aitoudesta.
Sähköposteissa on arkaluonteisia tietoja
Jos lomakkeesi kerää salasanoja, maksutietoja tai muuta arkaluonteista dataa, älä sisällytä niitä ilmoitussähköposteihin. Tiimisi ei tarvitse nähdä salasanoja sellaisenaan. Lomaketyökalun pitäisi joko jättää arkaluonteiset tiedot pois sähköpostista tai peittää ne automaattisesti (näyttää esimerkiksi vain luottokortin neljä viimeistä numeroa).
Parhaat käytännöt lomakkeen vahvistussähköposteihin
Kerro selkeä vastausaika: Kerro kävijälle, milloin hän voi odottaa vastausta. "Vastaamme 24 tunnin sisällä" on parempi kuin ei aikamäärettä lainkaan.
Tee siitä henkilökohtainen: Jos tiedät nimen, käytä sitä. "Hei Jane" tuntuu paremmalta kuin "Hei".
Pidä se lyhyenä: Kolme tai neljä lausetta. Vahvistussähköposti ei ole paikka myyntipuheelle.
Lisää toimintakehotus, jos se sopii: Jos kävijän pitäisi tehdä jotain seuraavaksi, kerro se. "Jos sinulla on kysyttävää, vastaa tähän sähköpostiin."
Brändää se: Käytä logoasi, värejäsi ja äänensävyäsi, jotta viesti tuntuu tulevan sinulta eikä yleiseltä lomaketyökalulta.
Parhaat käytännöt tiimin ilmoitussähköposteihin
Sisällytä kaikki olennainen konteksti: Tiimisi ei pitäisi joutua kirjautumaan lomaketyökaluun nähdäkseen tiedot. Laita lähetyksen tiedot sähköpostiin.
Tee siitä helposti silmäiltävä: Käytä rivinvaihtoja ja muotoilua, jotta sähköposti on helppo lukea yhdellä silmäyksellä.
Lisää suora toimintolinkki: Lisää linkki, josta koko lähetyksen näkee lomaketyökalussa. Tiimisi pitäisi päästä oikeaan paikkaan yhdellä klikkauksella.
Älä lähetä liian usein: Jos lomakkeita täytetään paljon ja lähetät ilmoituksen jokaisesta, täytät postilaatikkosi. Harkitse suurten määrien lomakkeille päiväyhteenvetoa ("tässä kaikki tämän päivän lähetykset") yksittäisten sähköpostien sijaan.
Edistynyt automaatio: ehdolliset sähköpostit vastausten perusteella
Joillakin lomaketyökaluilla voit lähettää eri sähköpostin sen mukaan, mitä kävijä lähetti. Jos lomakkeellasi on ehdollisia kenttiä, voit lähettää ehdollisia sähköposteja.
Esimerkki: Lomake kysyy "Mikä tuote kiinnostaa sinua?" Jos kävijä valitsee "Product A", lähetä hänelle tuotetta A koskeva vahvistussähköposti. Jos hän valitsee "Product B", lähetä eri vahvistussähköposti tuotteesta B.
Tämä vaatii hieman enemmän asetuksia, mutta tekee kokemuksesta paljon osuvamman jokaiselle kävijälle.
Miten WEMASY hoitaa lomakesähköpostit
WEMASY lähettää kävijöille automaattisesti vahvistussähköpostin lomakkeen lähettämisen jälkeen. Voit muokata aiheen, viestin ja "lähettäjä"-osoitteen. Voit myös ottaa käyttöön tiimin ilmoitussähköpostit, jolloin postilaatikkoosi tulee hälytys uusista lähetyksistä. Sekä vahvistus- että ilmoitussähköposteja voi muokata tai ne voi poistaa käytöstä, jos et halua niitä. WEMASY tukee myös ehdollisia sähköposteja, jolloin eri kävijät saavat eri vahvistuksen lähetyksensä mukaan.
Määritä sähköpostiautomaatio WEMASYn lomakeasetuksissa tai tarkista hintasivulta, mitkä sähköpostiominaisuudet sisältyvät tilaukseesi.