Asiakas lähettää lomakkeen. Myyntitiimisi ei koskaan näe sitä, koska se on vain lomaketyökalussa. Kirjanpitosi ei tiedä uudesta asiakkaasta, koska tiedot eivät koskaan päätyneet heidän taulukkoonsa. Asiakastuki ei saa taustatietoja, koska heillä ei ole pääsyä lähetykseen. Samaan aikaan kopioit samoja tietoja käsin kolmeen eri järjestelmään, kirjoitat saman tiedon kolme kertaa ja teet silti virheitä.
Tässä artikkelissa käydään läpi, miten lomakelähetykset synkronoidaan usealle alustalle samanaikaisesti, jotta jokainen tiimi, joka tarvitsee tiedot, saa ne automaattisesti ja heti.
Mitä tietojen synkronointi tarkoittaa ja miksi se on tärkeää
Tietojen synkronointi tarkoittaa, että lomakelähetykset lähetetään automaattisesti useaan järjestelmään samaan aikaan. Kun joku lähettää lomakkeen, tiedot kulkevat asiakashallintaasi, sähköpostilistalle, taulukkoon, projektinhallintatyökaluun ja kaikkialle muualle, minne tarvitset niitä. Sekunneissa. Yhdellä toiminnolla.
Ilman synkronointia tiedot elävät erillisissä siiloissa. Myynnillä on puutteelliset tiedot asiakashallinnassa. Taloushallinnolla on taulukossaan jotain muuta. Asiakastuki ei tiedä uudesta asiakkaasta. Kaikki työskentelevät eri totuuksien varassa.
Synkronointi pitää kaikki järjestelmät ajan tasalla. Yksi lähetys tavoittaa kaikki kohteet. Kaikilla on samat tiedot.
Yksisuuntainen ja kaksisuuntainen synkronointi
Yksisuuntainen synkronointi (lomakkeelta muihin järjestelmiin)
Tiedot kulkevat lomakkeesta muihin työkaluihin. Kun joku lähettää lomakkeen, tiedot menevät asiakashallintaan, sähköpostialustalle, taulukkoon ja niin edelleen. Tämä on yleisin malli. Synkronointi lähtee lomakkeen lähetyksestä.
Kaksisuuntainen synkronointi
Harvinaisempi, mutta joskus tarpeen. Tiedot kulkevat molempiin suuntiin. Jos esimerkiksi joku päivittää yhteystietoa asiakashallinnassasi, muutos synkronoituu takaisin lomaketyökalun tietoihin hänestä. Tai jos päivität taulukkoa, lomaketyökalu näkee muutoksen.
Kaksisuuntainen synkronointi on monimutkaisempi, ja sitä käytetään yleensä vain kriittisissä tietovirroissa, joissa täydellinen synkronointi on tärkeää.
Useimmat lomakkeiden käyttötapaukset tarvitsevat vain yksisuuntaista synkronointia: lomakkeelta kaikkialle muualle.
Useat kohteet ja erilaiset rakenteet
Haaste on tämä: lomakkeesi kerää kentät "nimi" ja "yritys", mutta asiakashallintasi jakaa nimen kenttiin "first_name" ja "last_name". Taulukossasi on kenttä "company_name". Sähköpostialustasi tarvitsee vain kentän "email".
Tietojen kenttäkartoitus ratkaisee tämän. Synkronointeja luodessasi kerrot kullekin kohteelle, miten se vastaanottaa lomakkeen tiedot. Lomakkeen kenttä "nimi" yhdistetään asiakashallinnan kenttään "first_name". Lomakkeen kenttä "sähköposti" yhdistetään sähköpostialustan kenttään "email". Ja niin edelleen.
Useimmat synkronointityökalut hoitavat kartoituksen automaattisesti. Napsautat vain, mikä kenttä menee minnekin.
Usean alustan synkronointi automaatiotyökalulla
Vaihtoehto 1: useita erillisiä synkronointeja
Luo erillinen työnkulku jokaiselle kohteelle. Työnkulku 1: lomake asiakashallintaan. Työnkulku 2: lomake sähköpostialustalle. Työnkulku 3: lomake taulukkoon. Kun lomake lähetetään, kaikki kolme työnkulkua käynnistyvät. Tiedot menevät kaikkiin kolmeen paikkaan.
Tämä on helppo ottaa käyttöön ja helppo hallita. Haittapuoli: jos kohteita on 10, tarvitset 10 työnkulkua, ja monet automaatiotyökalut veloittavat työnkulkua kohti.
Vaihtoehto 2: monivaiheiset työnkulut
Luo yksi työnkulku, jossa on useita toimintovaiheita. Käynnistin: lomakkeen lähetys. Toiminto 1: lisää asiakashallintaan. Toiminto 2: lisää sähköpostilistalle. Toiminto 3: lisää rivi taulukkoon. Kaikki yhdessä työnkulussa.
Tämä on tehokkaampaa ja halvempaa, jos kohteita on paljon. Yksi työnkulku tekee monta asiaa.
Ehdollinen synkronointi (kaikki ei mene kaikkialle)
Et ehkä halua, että jokainen lähetys synkronoituu jokaiseen kohteeseen. Ehkä myyntitiedustelut menevät asiakashallintaan, mutta tukikysymykset eivät. Ehkä synkronoit sähköpostialustalle vain tärkeät liidit.
Käytä ehtoja. Aseta synkronointityökalussasi säännöt: "Synkronoi vain, jos inquiry_type = Sales" tai "Synkronoi vain, jos priority = High".
Tämä pitää järjestelmäsi siisteinä. Et täytä jokaista järjestelmää jokaisella lähetyksellä. Vain olennaiset tiedot menevät oikeisiin paikkoihin.
Tietojen laatu synkronoiduissa järjestelmissä
Kun tiedot synkronoituvat moneen paikkaan, laatu on tärkeää. Lomakkeen kirjoitusvirhe muuttuu kirjoitusvirheeksi kaikissa viidessä järjestelmässä.
Tarkista tiedot lomakkeella ennen synkronointia. Käytä pakollisia kenttiä, sähköpostin tarkistusta ja muotoilutarkistuksia. Puhtaat tiedot sisään tarkoittavat puhtaita tietoja kaikkialla, minne ne synkronoituvat.
Synkronointien seuranta ja virheiden selvitys
Hyvinkin toimiva synkronointi epäonnistuu joskus. Kohdejärjestelmä voi olla poissa käytöstä. Rajapinta voi muuttua. Kenttäkartoitus voi rikkoutua.
Seuraa synkronointejasi säännöllisesti. Tarkista, että tiedot saapuvat kaikkiin kohteisiin. Useimmissa synkronointityökaluissa on lokit tai näkymät, joissa näkyy onnistumis- ja epäonnistumisluvut. Käy ne läpi viikoittain, jotta huomaat ongelmat ajoissa.
Kun synkronointi epäonnistuu, älä ohita sitä. Korjaa se. Järjestelmäsi ovat epäsynkassa, kunnes korjaat.
Usean alustan synkronoinnin kustannukset
Synkronointipalvelut veloittavat yleensä tehtävää tai kuukautta kohti. Jos käytössä on monta usein toimivaa synkronointia, kustannukset kasvavat. Laske:
Kuinka monta lomakelähetystä kuukaudessa? Kuinka monta kohdetta? Siitä saat synkronointitehtävien määrän kuukaudessa. Paljonko synkronointipalvelusi veloittaa tästä määrästä?
Joskus on halvempaa käyttää valmiita integraatioita, kun niitä on (valmiit integraatiot sisältyvät yleensä lomaketyökalun hintaan), ja käyttää automaatiotyökalua vain niissä järjestelmissä, joille valmista integraatiota ei ole.
Näin WEMASY hoitaa usean alustan synkronoinnin
WEMASYssa on valmiit integraatiot suurimpiin alustoihin (asiakashallinta, sähköposti jne.). Alustoille, joille valmista integraatiota ei ole, WEMASY tukee kolmannen osapuolen synkronointityökaluja. Voit luoda useita synkronointeja, jotta yksi lomakelähetys tavoittaa kaikki käyttämäsi järjestelmät. Kartoita kentät, aseta ehdot ja anna WEMASYn synkronoida puolestasi. Katso, mitkä synkronointivaihtoehdot ovat käytettävissä WEMASY-tililläsi, tai tarkista integraatioiden tiedot hinnoittelusivulta.