Ennen kuin valitset lomaketyökalun tai julkaiset ensimmäisen lomakkeesi, sinun täytyy ymmärtää, mitä kävijän tiedoille tapahtuu lähetyksen jälkeen. Missä ne ovat. Kuka voi nähdä ne. Miten ne on suojattu. Useimmat olettavat, että lomaketyökalu hoitaa tämän kaiken automaattisesti. Joskus hoitaa. Usein ei.
Tässä artikkelissa käydään läpi, miten lomaketietojen tallennus oikeasti toimii, mitä tietoturvaominaisuuksia lomaketyökalulta kannattaa vaatia ja mitä vaatimustenmukaisuuden sääntöjä sovelletaan keräämiesi tietojen mukaan.
Mitä turvallinen lomaketietojen tallennus tarkoittaa
Turvallisessa lomaketietojen tallennuksessa on kolme osaa: salaus levossa (tiedot sotketaan niiden ollessa tallennettuna), salaus siirrossa (tiedot sotketaan matkalla palvelimellesi) ja pääsynhallinta (vain valtuutetut voivat lukea tiedot).
Useimmat lomakkeet hoitavat salauksen siirrossa hyvin. Tiedot saapuvat turvallisesti palvelimellesi. Sen jälkeen ne kuitenkin ovat tietokannassa selkokielisinä. Kuka tahansa, joka murtautuu tietokantaan, tai kuka tahansa työntekijä, jolla on pääsy vaikka ei pitäisi, voi lukea kaiken. Silloin turvallinen tallennus pettää.
Salaus levossa ja salaus siirrossa
Nämä suojaavat tietoja eri vaiheissa. Eron ymmärtäminen on olennaista, jotta tiedät, mitä sinulla oikeasti on.
Salaus siirrossa
Tämä on salaus, joka tapahtuu, kun tiedot kulkevat kävijän selaimesta palvelimellesi. Jos lomakkeesi on HTTPS-sivulla (etsi lukkokuvake osoitteen vierestä), salaus siirrossa on käytössä. Tiedot sotketaan siirron aikana.
Salaus siirrossa on nykyään vakio. Jokainen merkittävä lomaketyökalu, jokainen verkkokaupan kassa ja jokainen luotettava verkkosivusto käyttää HTTPS:ää. Jos lomakkeesi ei ole HTTPS-sivulla, korjaa se ensin. Se ei ole neuvoteltavissa.
Salaus levossa
Tämä tarkoittaa sitä, mitä tapahtuu, kun tiedot ovat saapuneet palvelimellesi ja tallennettu tietokantaan. Ovatko tiedot salattuja tietokannassa? Vai onko ne tallennettu selkokielisinä?
Monet lomaketyökalut tarjoavat vaihtoehdon, mutta eivät ota sitä käyttöön oletuksena. Sinun täytyy kytkeä se päälle. Jotkin eivät tarjoa sitä lainkaan, varsinkaan ilmaiset tai edulliset lomakeratkaisut. Jos lomaketyökalu ei mainitse salausta levossa tietoturvadokumentaatiossaan, oleta, ettei se sitä tee.
Salaus levossa tarkoittaa, että vaikka joku saisi luvattoman pääsyn tietokantaasi, tiedot ovat lukukelvottomia ilman salausavainta. Tämä suojaa sinua, jos web-hotellisi joutuu hyökkäyksen kohteeksi, jos vilpillinen työntekijä pääsee tietokantaan tai jos kolmas osapuoli varastaa kopion tiedoistasi.
Miten tiedät, ovatko lomaketietosi salattuja
Tarkista lomaketyökalusi tietoturvadokumentaatio. Etsi ilmauksia, kuten "tiedot salattu levossa" tai "päästä päähän -salaus". Jos dokumentaatio ei mainitse sitä, lähetä tukeen sähköpostia ja kysy suoraan: "Ovatko lomakelähetykset salattuja tietokannassanne?"
Tässä, mitä vastaukset kertovat:
"Kyllä, kaikki tiedot salataan oletuksena." Tämä on hyvä. Tietosi ovat suojattuja.
"Salaus on saatavilla maksullisena lisäominaisuutena." Tämä on varoitusmerkki. Salauksen pitäisi olla vakio. Jos tarvitset vaatimustenmukaisuutta (HIPAA, GDPR jne.), saatat joutua päivittämään tai vaihtamaan työkalua.
"Salaamme tiedot alan standardimenetelmillä, kuten AES-256." Tämä on erinomaista. AES-256 on salauksen kultainen standardi.
"Emme salaa levossa, mutta meillä on tiukka pääsynhallinta." Tämä ei riitä. Pääsynhallinta auttaa, mutta salaus on parempi. Jopa yritykset, joilla on tiukka pääsynhallinta, voivat joutua hyökkäyksen kohteeksi.
Pääsynhallinta: kuka voi nähdä lomaketietosi
Salauksen lisäksi hallitse, kuka pääsee käsiksi lomakelähetyksiisi. Tähän kuuluvat sekä oman tiimisi jäsenet että lomaketyökalun työntekijät.
Tiimisi pääsy
Kaikkien tiimissäsi ei tarvitse nähdä kaikkia lomakelähetyksiä. Asiakaspalvelijan pitäisi nähdä hänelle osoitetut lähetykset. Esihenkilö voi nähdä raportit ja yhteenvedot, mutta ei yksittäisten lomakkeiden tietoja. Taloushallinnon henkilön ei pitäisi koskaan nähdä yhteydenottolomakkeen lähetystä.
Hyvät lomaketyökalut antavat määrittää eri käyttöoikeustasoja. Käytä niitä. Pienimmän oikeuden periaate tarkoittaa, että jokainen saa pääsyn vain siihen, mitä hän tarvitsee työhönsä.
Lomaketyökalun työntekijöiden pääsy
Lomaketyökalun työntekijät voivat nähdä tietosi. Kysymys on siitä, pitäisikö heidän voida. Etsi työkaluja, jotka:
Ovat kirjanneet selkeään tietosuojakäytäntöön, pääseekö tukihenkilöstö koskaan asiakastietoihin. Monilla työkaluilla on käytäntö, ettei asiakastietoja katsota, ellet pyydä apua johonkin ongelmaan.
Kirjaavat tuen pääsyn lokiin (jos tuki pääsee tietoihisi vianmääritystä varten, se kirjataan ja sinulle ilmoitetaan).
Ovat SOC 2 -sertifioituja, mikä tarkoittaa, että kolmas osapuoli on varmentanut niiden tietoturvakäytännöt.
Tietojen säilytys: kuinka kauan lomakelähetyksiä kannattaa säilyttää
Lähetyksiä ei tarvitse säilyttää ikuisesti. Päätä, kuinka kauan tietoja täytyy säilyttää, ja poista ne sitten automaattisesti.
Useimmat yritykset säilyttävät lähetyksiä yhdestä kolmeen vuotta. Yhteydenottolomakkeiden lähetyksiä voi säilyttää vuoden (riittävän pitkään mahdollisia jatkotoimia varten). Verkkokaupan tapahtumatiedot tulee säilyttää seitsemän vuotta (vero- ja lakivaatimukset). Kyselyiden tietoja voi säilyttää vuoden liiketoimintapäätösten tueksi.
Ota automaattinen poisto käyttöön, jos lomaketyökalusi tukee sitä. Jos ei tue, käy vanhat lähetykset läpi ja poista ne määräajoin itse. Tämä vähentää myös tietoturvariskiä (vähemmän tietoa tarkoittaa vähemmän paljastuvaa tietoa, jos tietoturva murtuu).
Tarkista oman toimialasi lakivaatimukset. Jos käsittelet terveydenhuollon tietoja, sinun voi olla pakko säilyttää ne tietyn ajan. Jos käsittelet taloustietoja, säädökset voivat määrätä säilytyksestä. Kun olet epävarma, kysy juristilta.
Lomaketietojen turvallinen varmuuskopiointi
Lomakelähetyksistä kannattaa ottaa varmuuskopioita säännöllisesti. Varmuuskopiot voivat kuitenkin itse olla tietoturvan heikkoja kohtia, jos niitä ei käsitellä oikein.
Jos otat tiedoista varmuuskopion (joko lomaketyökalun automaattisesti tai itse viemällä), varmista, että varmuuskopiot ovat:
Salattuja: Varmuuskopiot pitää salata samalla tavalla kuin varsinaiset tiedot.
Turvallisesti tallennettuja: Jos tallennat varmuuskopiot omille palvelimillesi tai pilvitallennustilaan, varmista, että ne on suojattu salasanalla eivätkä ole kaikkien organisaatiosi jäsenten saatavilla.
Erillään varsinaisesta ympäristöstä: Jos päätietokantaasi murtaudutaan, varmuuskopion ei pitäisi vaarantua. Tallenna varmuuskopiot eri järjestelmiin eri pääsynhallinnalla.
Testattuja: Testaa määräajoin, että varmuuskopiosta voi oikeasti palauttaa tiedot. Varmuuskopio, jota ei voi palauttaa, on hyödytön.
Lomaketietojen tallennuksen vaatimustenmukaisuus
Kävijöidesi sijainnista ja toimialastasi riippuen sinulla voi olla lakisääteisiä vaatimuksia.
GDPR (EU:n asukkaat)
Jos keräät tietoja Euroopan unionin asukkailta, GDPR koskee sinua. Keskeiset vaatimukset: sinun täytyy kertoa ihmisille, mitä tietoja keräät, miksi ja miten pidät ne turvassa. Sinun täytyy tallentaa ne turvallisesti. Sinun täytyy poistaa ne pyydettäessä. Et saa säilyttää niitä pidempään kuin on tarpeen siihen tarkoitukseen, johon ne kerättiin.
CCPA (Kalifornian asukkaat)
Kalifornian asukkailla on tietosuojaoikeuksia tietojen keräämiseen liittyen. Sinun täytyy kertoa, mitä tietoja kerätään, sallia ihmisten poistaa tietonsa äläkä myydä niitä ilman lupaa.
HIPAA (terveystiedot)
Jos keräät terveystietoja, HIPAA asettaa tiukkoja vaatimuksia: tiedot täytyy salata, pääsy täytyy kirjata lokiin, tietomurtoilmoituksille täytyy olla suunnitelma ja paljon muuta. Tämä ei ole vapaaehtoista. Rikkomuksista voi seurata merkittäviä sakkoja.
PCI DSS (maksutiedot)
Jos lomakkeesi kerää luottokorttitietoja, PCI DSS edellyttää tiettyjä tietoturvatoimia. Useimmat luotettavat lomaketyökalut eivät tallenna raakoja luottokorttitietoja. Ne käyttävät tokenisointia (tallennetaan viitekoodi todellisen korttinumeron sijaan). Kysy lomaketyökalultasi, täyttääkö se PCI-vaatimukset.
Mitä tehdä, jos epäilet tietomurtoa
Jos huomaat luvattoman pääsyn lomakelähetyksiisi, toimi nopeasti:
Selvitä laajuus: Mitä tietoja paljastui? Kuinka monta tietuetta? Miltä ajanjaksolta?
Sulje murto: Vaihda kaikki salasanat heti. Nollaa rajapinta-avaimet. Peruuta pääsytunnisteet. Korjaa haavoittuvuus, joka mahdollisti murron.
Ilmoita asianosaisille: Säädöksistä riippuen sinun voi olla pakko ilmoittaa kaikille, joiden tiedot paljastuivat. GDPR:n osalta yleensä 30 päivän kuluessa, HIPAA:n osalta heti.
Dokumentoi kaikki: Pidä kirjaa siitä, mitä tapahtui, milloin havaitsit sen ja mitä teit asialle. Viranomaiset haluavat nähdä tämän.
Näin WEMASY suojaa lomakelähetykset
WEMASY lähettää lomakelähetykset HTTPS-yhteydellä ja tallentaa ne niin, että pääsy on sidottu tiliisi. Jos sinun täytyy poistaa lähetyksiä (esimerkiksi GDPR:n mukaisen poisto-oikeuden vuoksi), voit poistaa ne tililtäsi.
Vaatimustenmukaisuusvaatimuksia varten tarkista pakettisi ominaisuudet tai ota yhteys tukeen. Lue lisää tietoturvasta ja tietosuojasta WEMASY-tililläsi tai katso hinnoittelusivulta, mitkä tietoturvaominaisuudet kuuluvat kuhunkin pakettiin.